Selvitys vuoden 2016 arviointikertomuksen johdosta suoritetuista toimenpiteistä

Tarkastuslautakunta on pyytänyt Taloushallintopalvelu-liikelaitoksen johtokunnalta lausuntoa vuoden 2016 arviointikertomuksen kohdasta 3.3, joka koskee kaupungin hallintokunnille antamaa tilinpäätösohjetta sitovien toiminnallisten tavoitteiden toteumatietojen dokumentoinnista sekä niissä havaituista puutteista.

Tarkastuslautakunta toteaa vuoden 2016 arviointikertomuksessa, että ”Vuoden 2013 arviointikertomuksessa tarkastuslautakunta totesi, että tilinpäätöksen laatimisesta vastaavien kaupunginkanslian ja taloushallintopalvelun tulee varmistaa, että sitovien toiminnallisten tavoitteiden dokumentointi on riittävää. Taloushallintopalvelun (Talpa) johtokunta totesi lausunnossaan 25.4.2014, että Talpa on omalta osaltaan tilinpäätösprosessin suunnittelussa ja toteuttamisessa varmistanut sen, että virastot ja laitokset ovat dokumentoineet sitovien toiminnallisten tavoitteiden toteutumisen riittävästi ja selkeästi. Vuoden 2015 arviointikertomuksessa annetuissa lausunnoissa Talpan johtokunta toisti tämän näkemyksen. Arvioinnin perusteella Talpa ei kuitenkaan varmista, että hallintokunnat toimisivat tilinpäätösohjeen mukaisesti. Edelleen on mahdollista, että sitovien tavoitteiden dokumentointikuvaus puuttuu kokonaan tai että osaa tavoitteista ei ole ohjeen mukaisesti dokumentoitu, tai osaa tavoitteista ei ole ohjeen mukaisesti dokumentoitu, tai dokumentoinnista puuttuu ohjeen edellyttämät laatijan nimi ja päivämäärä.”

Tarkastuslautakunta toteaa edelleen, että ”Taloushallintopalvelu-liikelaitoksen tulee varmistaa, että tilinpäätöstyötilaan toimitetaan sitovien toiminnallisten tavoitteiden dokumentointikuvaus ja siihen liittyvät tiedot tilinpäätösohjeen mukaisesti.”

Taloushallintopalvelu-liikelaitoksen johtokunta toteaa lausuntonaan, että tilinpäätösohjeissa on kiinnitetty erityistä huomiota asian ohjeistukseen. Tilinpäätösohjeen mukaisen materiaalin kontrollointi ja vastaanottaminen työtilaan on vastuutettu Taloushallintopalvelussa ao. työtilasta vastaavalle henkilölle. Työtilasta tarkistetaan, että kaikilta hallintokunnilta on saatu sitovien toiminnallisten tavoitteiden dokumentointikuvaus ja/tai myös erillisenä liitteenä dokumentointikuvaukseen liittyvät tilinpäätösohjeen mukaiset tiedot. Jatkossa tullaan kiinnittämään erityistä huomiota siihen, että myös raportti tai laskelma on kuvauksen liitetiedostona, eikä pelkkä viittaus asiaan riitä. Samoin tullaan kiinnittämään erityistä huomiota siihen, että dokumentista löytyvät laatijan nimi ja päiväys.