Hankinta, asioinnin tietojärjestelmähankkeen kehittämis- ja ylläpitotyöt (ASTI DPS 7) jatkohankinta 2023–2024, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää ASTI DPS 7:n lisähankintaoption käytöstä ASTI- ja Tunnukset-järjestelmien ylläpitämisen jatkamiseksi ja välttämättömien muutostöiden toteuttamiseksi. Lisähankintaoptiolla jatketaan DPS 7:n aikana tehtyjä töitä ja hankinta ajoittuu vuosille 2025–2026. Hankinta tehdään kilpailutuksen tuloksena Codemen Oy:ltä. Lisähankintaoption suuruus koko tälle ajalle on 2 900 000 euroa ilman arvonlisäveroa.

Samalla lautakunta oikeuttaa toimialajohtajan tekemään hankintaan liittyvän sopimuksen ja hyväksymään hankintapäätökseen perustuvat tilaukset.

ASTI- ja Tunnukset -hankkeen lyhyt kuvaus ja hankinnan taustaa

Vuosina 2025–2026 tuotantokäytössä oleville ASTI-järjestelmän varhaiskasvatuksen, esiopetuksen ja perusopetuksen sovelluksille tehdään ylläpitotyötä, jolla järjestelmät pidetään toiminnassa toimialan tarvitsemalla tavalla. Perusopetuksen hakeutumispalveluiden sekä hakeutumisen käsittelypalveluiden kehittämiseen selvitetään ratkaisuvaihtoehtoja, joissa yhteistyökumppani kantaa kokonaisvastuun palveluiden teknisestä toimivuudesta ja kehittämisestä. Tunnukset-järjestelmä eriytetään ASTI-kokonaisuudesta, jotta sen käyttö kaupungin ICT-palveluna voi tarvittaessa jatkua myös vuoden 2026 jälkeen. ASTI-järjestelmän alasajo valmistellaan tänä aikana teknisesti ja toiminnallisesti mielekkäällä tavalla huomioiden liitynnät muihin järjestelmiin. Myös uusien korvaavien järjestelmien käyttöönottoa ja datojen siirtoa tuetaan. Kaikki edellä mainitut toimet edellyttävät osaavia ohjelmistokehitysresursseja ja ovat siten verrattavissa vaativaan ohjelmistokehitystyöhön. Kustannukset tälle kahden vuoden aikana toteutettavalle työlle ovat 3 miljoonaa euroa vuodessa, joista tämä hankinta muodostaa yhden osan.

Asioinnin tietojärjestelmän ja Tunnukset-järjestelmän merkittävin kehittämisvaihe sijoittui vuosille 2019–2023. Vuosien 2022–2023 aikana arvioitiin ASTI:n toimivuutta ja mahdollisuuksia yhtenä Kaskon asiointijärjestelmänä. Toimiala tiedotti lokakuussa 2023, että ASTI-järjestelmän kehitystä ei jatketa, mutta senhetkisten toiminnallisuuksien käyttö sekä Tunnukset-järjestelmän kehittäminen jatkuu. Päätöksen seurauksena kehittämisresursseja vähennettiin merkittävästi ja työtä suunnattiin järjestelmän ylläpitoon. Toimiala päätti elokuussa 2024 (HEL 2024-010663) lakkauttaa ASTI-hankkeen ja asetti varhaiskasvatuksen järjestelmämuutoshankkeen, jonka tehtävänä on muun muassa lopettaa ASTI-järjestelmän käyttö varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa vuoteen 2026 mennessä.

ASTI-hanke toteutti asioinnin tietojärjestelmän palvelukokonaisuuden, joka mahdollistaa uudenlaisia tapoja kasvatuksen ja koulutuksen toimialan palvelujen toteuttamiseksi ja tarjoamiseksi varhaiskasvatuksen, esiopetuksen ja perusopetuksen asiakkaille sekä näitä asioita käsitteleville kaupungin työntekijöille. Lisäksi toteutettiin identiteettien ja käyttövaltuuksien hallinnan Tunnukset-palvelu, jolla hallitaan pääsyä paitsi ASTI-järjestelmään, myös moniin muihin Kaskon ICT-palveluihin. Näiden lisäksi järjestelmään kuuluu erilaisia rajapintaintegraatioita ja pilvipalvelualusta.

Työn tässä vaiheessa varmistetaan, että laadukkaat ja tietoturvalliset palvelut ovat saatavilla kuntalaisille ja kaupungin virkailijoille siihen saakka, kunnes uudet korvaavat järjestelmät otetaan käyttöön, ja että niihin voidaan tehdä tarvittaessa pakolliset palvelutoiminnan tai lainsäädännön edellyttämät muutokset. Mahdollisten uusien järjestelmien kehittäminen ja käyttöönotto eivät sisälly tämän hankinnan työhön.

Hankinta on jatkoa vuosille 2022-2024 kohdistuneelle hankintapäätökselle HEL 2022-011772.

Hankintamenettely

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on perustanut IT-palvelut (DPS) -nimisen dynaamisen hankintajärjestelmän sähköiseen HILMA-ilmoituskanavaan 22.12.2018, ilmoituksen numero HILMA:ssa: 2018-026564. Ilmoituksen numero Euroopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL) on 2018/S 247-569736. Hankinta on kilpailutettu hankintalain mukaisesti dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena. Tarjouspyyntö on julkaistu dynaamisessa hankintajärjestelmässä 15.6.2021, määräaika tarjousten jättämiselle oli 10.8.2021.

Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti yksi tarjoaja: Codemen Oy. Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjouksia kahdesta pilviasiantuntijasta sekä kolmesta ohjelmistosuunnittelijasta. Lisäksi hankintasopimuksen perusteella on mahdollista hankkia toimittajalta tarjouksessa esitetyillä hinnoilla täydentäviä asiantuntijaresursseja eri kehitystiimeihin sekä hankkia joustavasti lyhytkestoista pilviympäristön ylläpitoon liittyvää asiantuntijatyötä.

Tarjouspyynnössä hankinnan vuosittaiseksi laajuudeksi oli arvioitu noin 1 500 – 2 500 henkilötyöpäivää (=sitoumukseton arvio). Lisäksi hankintaan sisältyi optiomahdollisuus lisähankinnoista, jonka vuotuiseksi laajuudeksi oli arvioitu noin 1 500 – 2 500 henkilötyöpäivää (=sitoumukseton arvio).

Alkuperäisessä hankinnan kohteen kuvauksessa hankkeen on arvioitu ajoittuvan alustavasti vuosille 2019-2024. Nyt kun hanke on saatu tähän pisteeseen, on tarkentunut, että työ jatkuu arviolta vielä vuodet 2025-2026. Kehittämisen sopimuskumppanin vaihtaminen tässä vaiheessa ei ole mahdollista ja vaihto aiheuttaisi merkittävää haittaa hankintayksikölle. Nyt hankittava lisäpalvelu on väliaikainen ratkaisu, kunnes uudet ratkaisut on saatu käyttöön.

Hankintayksikkö päättää tarvittaessa erikseen uudella päätöksellä tarjouspyyntöön perustuvista tämän hankintapäätöksen enimmäisarvon ylittävistä lisä- tai jatkohankinnoista.

Jatkohankinnan tekeminen

Hankintalain (1397/2016) 136 §:n 2 momentin 1 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos se perustuu hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin ja hankinta-asiakirjoissa mainittuihin sopimusehtoihin tai niiden muuttamista koskeviin ehtoihin, niiden rahallisesta arvosta riippumatta, ja nämä ehdot ovat selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset, eivätkä ne muuta hankintasopimuksen yleistä luonnetta.

Hankintaa koskeneessa tarjouspyynnössä oli selvästi ilmoitettu hankinnan arvioitu vuosittainen laajuus sekä varattu hankintayksikölle optio lisähankintojen tekemisen osalta, Näin ollen kyseessä on hankintamenettelyn aikana tiedossa ollut ja hankinta-asiakirjoissa mainittu selkeä, täsmällinen ja yksiselitteinen sopimusehto, joka ei muuta hankintasopimuksen yleistä luonnetta.

Ylläpito- ja pienkehitystyön hankintaan tässä tapauksessa vaikuttaa myös hankintalain 136 § 2 momentin 2 kohta. Sopimuskumppanin vaihtaminen tässä vaiheessa ei ole mahdollista taloudellisista ja teknisistä syistä, ja aiheuttaisi merkittävää haittaa, lisätyötä ja kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Nyt hankittava lisäpalvelu on väliaikainen ratkaisu, jolla varmistetaan vanhalla palvelualustalla olevien kriittisten sovelluspalveluiden laatu ja jatkuvuus siirtymäaikana uuteen järjestelmään.

Näin ollen hankinta voidaan tehdä hankintalain 136 §:n 2 momentin 1 ja 2 kohdan perusteella.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euroa ylittävistä hankinnoista (HEL 2021-013274, 14.12.2021 § 394).

Keskeisimmät sovelletut säännökset

Hallintolaki (434/2003): 43 §, 44 § ja 45 §

Hankintalaki (1397/2016): 26 §, 30 §, 33 §, 49 §, 52 §, 58–60 §, 62 §, 79 §, 83 §, 85–87 §, 93 §, 123 §, 126 §, 127 §, 130 § ja 136 §