Hankinta, lääkeautomaattipalvelu, palvelukeskusliikelaitos
Lääkeannosteluautomaattien ja hallintaohjelmiston hankinta
Päätösehdotus
Palvelukeskusliikelaitoksen johtokunta päättää
lääkeannosteluautomaattien ja hallintaohjelmiston hankinnasta:
- hyväksyä Evondos Oy:n (2175820-8) tarjouksen lääkeannosteluautomaattien ja hallintaohjelmiston toimittajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimpana ja oikeuttaa toimitusjohtajan tai hänen määräämänsä allekirjoittamaan tätä asiaa koskevan sopimuksen, koska Evondos Oy:n tarjous on tarjousvertailussa mainittujen perusteiden mukaisesti kokonaistaloudellisesti edullisin,
- että hankintasopimus on voimassa määräaikaisena 13.3.2025 alkaen kolme (3) vuotta, jonka jälkeen hankintasopimus on voimassa toistaiseksi sopimuksessa erikseen mainituilla irtisanomisehdoilla
- että toimitusjohtaja tai hänen määräämänsä voi tehdä nyt päätettävään hankintaan tarkennuksia hankintavaltuuksiensa puitteissa.
Lisäksi johtokunta merkitsee tiedoksi,
- että hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta sekä kansallisen kynnysarvon ylittävässä liitteen E-palveluhankinnassa tai käyttöoikeussopimuksessa hankintasopimus, voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi
- että hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on noin 11 865 600,00 euroa neljän vuoden arvolla laskettuna.
Esittelijän perustelut
Lääkeannosteluautomaattien ja hallintaohjelmiston hankinnan kilpailutuksella on haettu sopimustoimittajaa toimittamaan palvelukeskusliikelaitoksen toiminnassaan tarvitsemat lääkeannosteluautomaatit vuokralaitteina ja niiden hallintaohjelmisto ohjelmistopalveluna 13.3.2025 alkavalle sopimuskaudelle.
Palvelukeskusliikelaitoksen hankinnalle asettamana keskeisenä tavoitteena on ollut palvelukeskusliikelaitoksen Helsingin kaupungin kotihoidolle toimittaman lääkeautomaattipalvelun laadullisen, toiminnallisen ja kustannustehokkaan jatkuvuuden varmistaminen.
Lääkeannosteluautomaattien ja hallintaohjelmiston hankinnan kilpailutus on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (29.12.2016/1397) mukaisena neuvottelumenettelynä.
Osallistumispyyntövaihe
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus ja osallistumispyyntö 29.2.2024 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Helsingin kaupungin palvelukeskusliikelaitoksen johtokunta teki välipäätöksen tarjoajien valinnasta 24.4.2024 §17. Tarjoajiksi valittiin osallistumishakemusten perusteella kaikki soveltuvat ehdokkaat:
Evondos Oy (2175820-8)
Tamro Oyj (0533965-2)
Neuvotteluvaihe
Osallistumispyyntövaiheen jälkeen tarjoajiksi valituilta yrityksiltä pyydettiin alustavat tarjoukset ja tarjoajien kanssa sovittiin neuvotteluajankohdat. Tarjoajat toimittivat alustavan tarjouksensa ja osallistuivat hankintaa koskeviin neuvotteluihin. Hankintaa koskevat neuvottelutilaisuudet pidettiin 4.9.2024. Neuvottelutilaisuuksien lisäksi tarjoajien kanssa käytiin neuvotteluja sähköpostitse.
Lopullinen tarjouspyyntö
Lopullinen tarjouspyyntö julkaistiin tarjoajille 27.9.2024. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 29.10.2024 klo 12:00.
Määräaikaan mennessä saapuivat seuraavat kaksi (2) tarjousta:
Evondos Oy (2175820-8)
Tamro Oyj (0533965-2)
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
Lopullisessa tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä tarjottavalle hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Tarjoukset ovat olleet tarjouspyynnön mukaisia ja ne täyttävät tarjouspyynnön mukaiselle hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset.
Tarjousten vertailu
Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjoukset vertailtiin parhaan hinta-laatusuhteen perusteella. Tarjousten laadulliset tekijät vertailtiin ensin. Tarjousten hintatiedot avattiin ja vertailtiin tarjousten laadullisten tekijöiden vertailun valmistuttua 18.11.2024. Laadullisten tekijöiden painoarvo tarjousten vertailussa oli 60% ja hinnan 40%.
Tarjousten laadullinen vertailu perustui seuraaviin tekijöihin:
- Referenssien asiakastyytyväisyyden arvioiminen (enintään 30 pistettä)
Referenssien asiakastyytyväisyyttä arvioitiin tarjoajan osoittamille kahdelle referenssiasiakkaalle toimitettujen asiakastyytyväisyyskyselyiden tulosten perusteella. Asiakastyytyväisyyden arvioiminen perustui viiteen kysymykseen, joista jokaiseen referenssiasiakkaan edustaja antoi tyytyväisyyttään parhaiten kuvaavan vastauksensa asteikolla
- erittäin tyytyväisiä (vastauksen arvo pisteissä on 3,0 pistettä)
- hyvin tyytyväisiä (vastauksen arvo pisteissä on 2,0 pistettä)
- melko tyytyväisiä (vastauksen arvo pisteissä on 1,0 pistettä)
- melko tyytymättömiä (vastauksen arvo pisteissä on 0,25 pistettä)
- täysin tai hyvin tyytymättömiä (vastauksen arvo pisteissä on 0 pistettä)
Tarjoajan tarjousvertailussa huomioitu pistemäärä asiakastyytyväisyyden osalta määräytyi referenssiasiakkaiden asiakastyytyväisyyttä koskevista vastauksista syntyvien pisteiden summana.
Kumpaakin tarjousta kohden järjestettiin tarjotun lääkeannosteluautomaattiratkaisun ja hallintaohjelmiston käytettävyyden arviointitilaisuus. Arviointitilaisuudet järjestettiin palvelukeskusliikelaitoksen tiloissa 11.11.2024 ja 15.11.2024. Arviointitilaisuudessa tarjoaja suoritti arvioitavat, tilaajan käytön kannalta keskeiset viisi käyttötapausta palvelukeskusliikelaitoksen arviointiraadin arvioidessa tarjotun ratkaisun käyttötapauskohtaista käytettävyyttä. Arviointiraadin neljähenkinen jäsenistö muodostui palvelukeskusliikelaitoksen kotihoitoa tukevien hoivapalveluiden asiantuntijoista. Arviointitilaisuuksien valvojina toimivat palvelukeskusliikelaitoksen hankinta-asiantuntijat. Arviointitilaisuudet olivat sisällöltään samankaltaisia.
Käytettävyyden arvioinnissa jokainen palvelukeskusliikelaitoksen arviointiraadin jäsen antoi jokaista käyttötapausta kohden arvosanan perusteluineen (välttävä 0 pistettä, tyydyttävä 1,0 pistettä, hyvä 2,5 pistettä, erinomainen 4,0 pistettä). Käyttötapauskohtainen pistemäärä muodostettiin laskemalla keskiarvo arviointiraadin jäsenten antamista arvosanoista kahden desimaalin tarkkuudella. Käytettävyyden arvioinnin kokonaispistemäärä muodostettiin laskemalla käyttötapauskohtaiset pisteet yhteen.
Arviointi perustui tarjoajan tarjouksessaan pisteytettäviin toiminnallisiin ja teknisiin vaatimuksiin antamiin vastauksiin, joiden enimmäispistemäärä oli 10 pistettä.
Tarjousten vertailuhinnat muodostuivat yksikköhintojen ja tilaajan arvioimien toimitusmäärien perusteella.
Tarjousten vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä. Vertailutaulukko osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on tehnyt Evondos Oy.
Tarjousten saamista hinta- ja laatupisteistä on tehty tarkistuslaskenta kahden eri asiantuntijan toimesta.
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 11 luvun 1 §:n 2 momentin 3 kohdan mukaan liikelaitoksen johtokunta päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.
Palvelukeskusliikelaitoksen johtokunta 24.04.2024 § 17
Presenter information
Ask for more info
Ville Hiltunen, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 22904