Valtuustoaloite, parempaa virkakieltä – parempaa kuntademokratiaa

Stadsfullmäktige betraktar motionen som slutbehandlad.

Ledamoten Oula Silvennoinen och 25 andra ledamöter föreslår i sin motion att staden vidtar resoluta och långsiktiga åtgärder för att i sitt myndighetsspråk börja tillämpa principerna i den standard för klarspråk som Internationella standardiseringsorganisationen ISO godkände sommaren 2023. Förslaget i motionen gäller såväl språket i stadens beslutsfattande som det språk som staden använder i kommunikationen med stadsbor. Ledamöterna föreslår att en språkvårdartjänst inrättas i stadskansliet som ett sätt att främja tillämpningen av principerna i klarspråksstandarden.

I motionen påpekar ledamöterna att ett stelt och svårbegripligt myndighetsspråk utgör ett direkt hinder för jämlikhet och en fungerande demokrati. Dessutom motiveras motionen med att den absoluta majoriteten av beslutsfattandet i Helsingfors och stadens kommunikation med invånarna sker på skriven finska och svenska. Därmed är ett begripligt och klart myndighetsspråk en förutsättning för att stadsbornas ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter ska tillgodoses.

Premisser för stadens kommunikation

Stadens kommunikation styrs av kommunallagen, offentlighetslagen, grundlagen, språklagen och stadens förvaltningsstadga samt av stadens riktlinjer för och anvisningar om kommunikation. I de lagar och anvisningar som styr kommunikationen poängteras att staden ska kommunicera på ett klart, sakligt och begripligt språk och beakta behoven hos olika befolkningsgrupper.

Enligt 29 § i kommunallagen ska kommunen informera kommuninvånarna, dem som utnyttjar kommunens tjänster, organisationer och andra sammanslutningar om kommunens tjänster och ekonomi, ärenden som bereds i kommunen, planer som gäller ärendena och behandlingen av ärendena, beslut som fattats och beslutens effekter. I kommunikationen ska det användas ett klart och begripligt språk och olika invånargruppers behov ska beaktas.

Enligt språklagen är Finlands nationalspråk finska och svenska. Staden kommunicerar om sin verksamhet och sina beslut huvudsakligen på de inhemska språken. Staden använder även andra språk i sin invånarkommunikation.

All kommunikation som staden producerar utgår från stadens kommunikationsanvisningar (borgmästaren 19.6.2019). Helsingfors stads kommunikationsanvisningar utgår från grundlagen, kommunallagen och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (offentlighetslagen), särskilt från deras föreskrifter om yttrandefrihet, kommunikation, växelverkan och handlingsoffentlighet.

Enligt stadens kommunikationsanvisningar ska kommunikationen vara öppen, aktuell och pålitlig. Målet är att stadsbor, sammanslutningar och företag i god tid ska få upplysningar om stadens planer, verksamhet och service samt en möjlighet att utveckla staden och delta i dess beslutsfattande.

Begreppet klarspråk

Enligt Institutet för de inhemska språken är myndighetsspråket det språk som myndigheterna använder i sitt arbete. I likhet med många myndighetsuppgifter är även myndighetsspråket mångsidigt och det används i många olika kommunikationskanaler. Exempel på myndighetsspråk är författningsspråket, EU-språket, språket i meddelanden och blanketter samt på webbplatser och det språk som används när man uträttar ärenden muntligen. Enligt Institutet för de inhemska språken är myndighetsspråket strängare reglerat än allmänspråket. Myndighetsspråket styrs inte bara av allmänspråkets normer utan även av flera lagar samt av värderingar och principer som också i övrigt styr myndigheternas verksamhet. Den mest kända av de lagar som styr myndighetsspråket är förvaltningslagen, vars 9 § ålägger myndigheter att använda ett sakligt, klart och begripligt språk.

Den finska ISO-standard som publicerats i år är en översättning av den internationella ISO-standarden för klarspråk. En del exempel har bearbetats så att de bättre passar in i finskan, men i övrigt rör det sig om en direkt översättning av den internationella versionen. Den internationella standarden har utarbetats av internationella klarspråksorganisationer och kan tillämpas på olika språk och texttyper. Den gäller specifikt klarspråk (plain language), inte lätt språk (easy language).

Standarden utarbetades som en gemensam grund för internationellt samarbete i utvecklingen av språkbruket inom olika branscher. Ett annat mål var att med hjälp av standarden öka medvetenheten om arbetet med att utveckla texter och erbjuda ett redskap för utvecklingen som utarbetats och godkänts av en stor grupp språkexperter.

I likhet med många andra ISO-standarder är standarden för klarspråk en icke-bindande rekommendation. Principerna, rekommendationerna och instruktionerna i standarden är sådana som redan styr utvecklingen av myndighetskommunikation i Finland. Standarden som sådan ändrar alltså ingenting i arbetets innehåll eller riktlinjer utan utgör snarare ett bakgrundsstöd. Standarden är till för alla slags kommunikation och arbete med texter, inte endast myndighetstexter.

Hur staden utvecklar beredningen och sitt goda myndighetsspråk

Vid beredningen av beslut ser beredarna till att myndighetsspråket och texterna är klara. I beslutstexter används många juridiska termer och behandlas komplicerade företeelser, och beredarna ska se till att de presenteras begripligt. De som bereder beslutstexter har tillgång till en guide till skrivande av beredningstexter. Guiden innehåller instruktioner om hur man skriver klar och högklassig beredningstext och beaktar såväl formfrågor som kvaliteten på innehållet. Syftet med guiden är att göra beslutsberedningen inom staden enhetligare och erbjuda gemensamma riktlinjer för alla beredningstexter inom staden. Guiden leder beredarna att ge sin text en saklig och klar form och använda ett objektivt, sakligt, begripligt och klart myndighetsspråk. Det betyder att det ska vara lätt för målgruppen att förstå innehållet i beslutet och dess motiveringar. Beredarna ska uttrycka sig exakt och enkelt och undvika överdrivet byråkratiskt språk. Officiella och juridiska uttryck ska användas i texten och hela dokumentet ska ha en officiell stil.

Besluten skrivs på finska eller svenska. I beslutshandlingarnas språkversioner tillämpas språklagen, enligt vilken fullmäktiges möteskallelse och protokoll översätts till svenska. Stadsstyrelsens och nämndernas handlingar översätts inte, men handlingarna i nämndernas svenska sektioner skrivs på svenska. Tjänsteinnehavarbeslut som publiceras på svenska är exempelvis besluten av direktören för svenska servicehelheten inom fostran och utbildning.

Språkdräkten granskas i alla översättningar som stadskansliets translatorer producerar. Språkvården är en del av översättningsprocessens kvalitetskontroll och stadens translatorer kontaktar vid behov beredaren eller skribenten för att precisera eventuella oklara eller mångtydiga formuleringar.

Ibland har staden ordnat utbildningar om gott myndighetsspråk och beredning av förslagstexter. I utbildningarna har man behandlat såväl beredningsprocesserna som gott myndighetsspråk och hur man skriver tydliga beslutstexter. Staden ska även i fortsättningen ordna utbildningar för att främja ett gott myndighetsspråk och begripliga förslags- och beredningstexter. Staden kan antingen ordna utbildningar själv eller exempelvis använda skräddarsydda utbildningar för beredare och beslutskommunikatörer som Institutet för de inhemska språken erbjuder.

Dessutom uppmanar staden beredarna och beslutskommunikatörerna att studera på egen hand med hjälp av material från Institutet för de inhemska språken och dess språkvårdsavdelning och självständigt sätta sig in i diverse andra guider. Guiderna kompletteras av den klarspråksstandard som Institutet för de inhemska språken rekommenderar och stadens sektorers guider för beslutsberedning.

Helsingfors stad satsar på högklassig och klar kommunikation och ett gott myndighetsspråk. Vid omarbetningen av stadens webbplats fastställdes en vision och servicelöften, som är exempel på satsningar som förbättrar kundupplevelser, gör det behagligare för stadens kunder att uträtta sina ärenden och stärker webbplatsen hel.fi:s position som ett viktigt medium för helsingforsarna. När stadens organ sammanträder deltar sakkunniga som har specialiserat sig på beslutskommunikation. De säkerställer att allmänheten efter sammanträdena får begriplig och kompakt information om besluten. Staden satsar på att informera allmänheten om sina beslut med lättbegripliga nyheter och beslutsmeddelanden.

Olika myndigheters användning av språkvårdare

Utifrån en utredning som stadskansliet gjort kan det konstateras att inga experter på språkvård med titeln språkvårdare (i finska) arbetar för kommuner eller städer. Inte heller Kommunförbundet har någon språkgranskare (i finska). Kommunförbundet och tvåspråkiga kommuner har team med svenska översättare, och i teamens arbetsrutiner ingår språkgranskning av översättningarna.

Inom statsförvaltningen arbetar språkvårdsexperter åtminstone i statsrådets kansli och riksdagen, där kvaliteten på lagar, författningar och rättsliga texter kräver särskild uppmärksamhet. Även svenska översättare arbetar inom statsförvaltningen. Deras översättningar och de översättningar som produceras av frilansöversättare språkgranskas med sporadiska stickprov.

För närvarande bedöms Helsingfors stad inte ha något behov av att inrätta en språkvårdartjänst i finska. Staden har inte heller någon plan för att inrätta en sådan tjänst. Vid staden arbetar experter på kommunikation och journalism samt olika språk, språkvetenskap och översättningsvetenskaper med språkvård som en del av sina arbetsuppgifter. Dessutom hör kollegial granskning av texter före publikation till kommunikatörernas och översättarnas arbetsrutiner.

Stadsstyrelsen anser att stadskansliet bör säkerställa att det är tydligt vem i organisationen som är ansvarig för det aktiva arbetet med språkvårdsutveckling och utbildning i språkvård bland personalen.