Hankinta, luonnontieteiden ja matematiikan opetuksessa käytettävät opetusvälineet ja -tarvikkeet, koulutuksen ja kasvatuksen toimiala

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää esitystekstistä ilmenevin perustein hyväksyä seuraavat tarjoajat sopimustoimittajiksi puitejärjestelyyn:

Biologia ja maantieto, osa-alue 1:
1. Tevella Oy
2. Lekolar-Printel Oy

Fysiikka ja kemia, osa-alue 2:
1. Tevella Oy
2. Lekolar-Printel Oy
3. SchoolStore Team Oy

Kemikaalit, osa-alue 3:
1. Tevella Oy
2. Lekolar-Printel Oy

Matematiikka, osa-alue 4:
1. Lekolar-Printel Oy
2. Tevella Oy

Robotiikka, osa-alue 5:
1. Tevella Oy
2. Lekolar-Printel Oy

Anturit, osa-alue 6:
1. SchoolStore Team Oy
2. Lekolar-Printel Oy

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää sulkea seuraavan tarjoajan ulos kilpailutuksesta, koska se ei täyttänyt tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia: Sisuline Oy (2615891-4).

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää oikeuttaa toimialajohtajan allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella tehtävän sopimuksen ja oikeuttaa toimialajohtajan päättämään Helsingin kaupungin puolesta optiokauden käyttöönotosta suorahankintaa käyttäen ja sopimuksen irtisanomisesta tai purkamisesta.

Hankinnan varsinaisen sopimuskauden kesto on kaksi (2) vuotta. Hankintaan sisältyy kaksi (2) yhden (1) vuoden mittaista optiokauden mahdollisuutta.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on optiokaudet mukaan lukien noin 2 200 000 euroa.

Kilpailutus perustuu kasvatuksen ja koulutuksen toimialan 16.9.2024 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2024-010658 Luonnontieteiden ja matematiikan opetuksessa käytettävien opetusvälineiden ja -tarvikkeiden hankinta. Hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.

Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 16.9.2024 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset oli esitettävä 26.9.2024 mennessä. Esitettyihin kysymyksiin lähetettiin vastaukset 8.10.2024 sekä 11.10.2024. Kysymyksiä tuli yhteensä 52.

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 18.10.2024. Määräaikaan mennessä saapui neljä (4) tarjousta: Lekolar-Printel Oy (1546343-8), SchoolStore Team Oy (2750786-4), Sisuline Oy (2615891-4) sekä Tevella Oy (2575744-8).

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.

Tarjouspyynnössä oli esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet. Soveltuvuusvaatimukset täyttäneet, määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia lukuun ottamatta Sisuline Oy:n tarjousta, joka ei täyttänyt annettuja soveltuvuusvaatimuksia vaadittujen referenssien ja luottoluokituksen osalta.

Toimituskyvyn osoittamiseksi tarjoajalla oli oltava vähintään kolme (3) referenssiasiakasta, joille on toimitettu opetuksessa käytettäviä LUMA-tuotteita vähintään 10 000 eurolla viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta tarjouksen jättämisen päivämäärästä laskettuna. Sisuline Oy:n toimittamat referenssit eivät täyttäneet vaatimuksia.

Tarjouspyynnössä vaadittiin, että tarjoajalla on hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävät taloudelliset ja rahoitukselliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tarjouspyynnössä pyydettiin liittämään luottolaitoksen todistus, esimerkiksi Asiakastieto, Bisnode tai vastaavan luottolaitoksen raportti Rating-luokituksesta. Tarjoajan luottoluokituksen tuli olla Asiakastiedon tai vastaavan tahon rating-luokituksessa vähintään tyydyttävä (A). Sisuline Oy:n toimittamassa todistuksessa yrityksen luottokelpoisuusluokka osoittaa erittäin suurta riskiä.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Saapuneet tarjoukset todettiin soveltuviksi ja tarjouspyynnön mukaisiksi lukuun ottamatta Sisuline Oy:n tarjousta. Hankittavien tuotteiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinnaltaan halvinta tarjousta.

Vertailtavat tuotteet määriteltiin tarjouspyynnön hintaliitteillä. Hintavertailu suoritettiin rivikohtaisesti. Rivikohtainen halvin tarjoushinta (X) sai täydet 100 pistettä ja muut (Y) suhteutettiin siihen kaavalla X/Y x 100 p. Mikäli tarjoaja ei tarjonnut jotain positiota / vaatimus ei täyttynyt, tarjoaja sai riviltä 0 pistettä. Tarjoajan kokonaispistemäärä saatiin laskemalla rivikohtaiset pisteet yhteen.

Vertailu tehtiin osa-alueittain. Kullekin osa-alueelle valittiin kolme eniten pisteitä saanutta toimittajaa, edellyttäen, että hyväksyttyjä tarjoajia ja tarjouksia per osa-alue oli vähintään tämän verran. Etusijajärjestys on seuraava:

Biologia ja maantieto, osa-alue 1:
1. Tevella Oy
2. Lekolar-Printel Oy

Fysiikka ja kemia, osa-alue 2:
1. Tevella Oy
2. Lekolar-Printel Oy
3. SchoolStore Team Oy

Kemikaalit, osa-alue 3:
1. Tevella Oy
2. Lekolar-Printel Oy

Matematiikka, osa-alue 4:
1. Lekolar-Printel Oy
2. Tevella Oy

Robotiikka, osa-alue 5:
1. Tevella Oy
2. Lekolar-Printel Oy

Anturit, osa-alue 6:
1. SchoolStore Team Oy
2. Lekolar-Printel Oy

Tarjousten osa-aluekohtainen vertailu hintapisteineen on tämän päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa.

Sopimuksen teko

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Sopimusta voidaan jatkaa enintään kahden (2) vuoden optiokaudella. Tilaaja päättää ennen sopimuskauden päättymistä option käyttöönotosta.

Hankinnat tehdään tarjouspyynnön liitteenä olleen Puitejärjestelyn säännöt -dokumentin mukaisesti. Ensisijaisesti tilaukset tehdään etusijajärjestyksen mukaisesti. Tilaukset voidaan aina myös minikilpailuttaa toimittajien kesken, mikäli tilauksen ennakoitu arvo on suuri. Lisäksi täydennyshankinnat, jotka alittavat 30 000 euroa (alv 0 %), voidaan tilata tarkoituksenmukaisimmalta toimittajalta.

Sopimuksella tilaaja ei sitoudu mihinkään tilausmääriin, eikä palveluntuottaja voi vaatia tilaajalta tilausta tarjouspyynnön perusteella.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset otteet rikosrekisteristä. Hankintayksikkö tutkii otteista koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kasvatus- ja koulutuslautakunnan päätöksen (HEL HEL 2023-005321, 23.5.2023 § 101) mukaan lautakunta päättää arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euron ylittävät hankinnat toimialalla.