Beslutet stämmer överens med förslaget.

Ledamoten Tuomas Rantanen och 22 andra ledamöter föreslår i sin motion att staden ska ge skolpsykologerna och skolkuratorerna lika omfattande Wilma-rättigheter som lärarna har. Ifall det inte är möjligt att utvidga användarrättigheterna ska man utreda möjligheten att be elevernas föräldrar om tillstånd till detta.

Enligt 30 kap. 11 § 2 mom. i förvaltningsstadgan ska stadsstyrelsen förelägga fullmäktige en motion som undertecknats av minst 15 ledamöter inom åtta månader.

Föredraganden hänvisar till utbildningsnämndens och rättstjänstens utlåtande och konstaterar följande:

Wilma är elevförvaltningssystemet multiPrimus internetanslutning. Wilma används bland annat på följande sätt: Eleverna och studerandena väljer kurser i Wilma, följer med sina prestationer, läser meddelanden och kommunicerar med lärarna. Lärarna matar in utvärderingar och frånvaro i Wilma, uppdaterar sina personuppgifter och kommunicerar med studerande och vårdnadshavare. Vårdnadshavarna följer upp och utreder studerandens frånvaro i Wilma, kommunicerar med lärarna och läser skolans meddelanden.

MultiPrimus innehåller rikligt med personuppgifter som anknyter till elevernas och studerandenas skolgång och studier.

Elevernas och studerandenas personuppgifter som sparas i Wilma och multiPrimus är en del av elevregistret och studeranderegistret. Till registret hör alla data som samlats in för att ordna elevernas och studerandenas undervisning oberoende av var de sparats.

Den registeransvariga ansvarar för behandlingen av personuppgifter. Den registeransvariga ska genomföra de tekniska och organisatoriska åtgärder som behövs för att skydda personuppgifterna mot obehörig åtkomst och olaglig behandling (32 § i personuppgiftslagen). För skyddande av personuppgifter används ett system för administrering av användarrättigheter. Arbetstagarna kan behandla enbart sådana personuppgifter som de behöver för sina arbetsuppgifter, och användarrättigheter till systemet beviljas därefter. Lärarna ska ha användarrättigheter till Wilma som fastställs enligt arbetsuppgifterna. Skolkuratorerna och skolpsykologerna har för närvarande inte användarrättigheter till Wilma.

Personuppgifter kan utlämnas ur personregistret enbart om det finns en lagstadgad grund för det eller om personen gett sitt samtycke till det. Dessutom måste det finnas en grund för att få dessa uppgifter genom teknisk åtkomst.

De av elevernas och studerandenas personuppgifter som omfattas av elevregistret och registret över studerande kan vara offentliga eller sekretessbelagda.

Sekretessbelagda uppgifter kan utlämnas om det i lag särskilt tagits in uttryckliga bestämmelser om rätten att lämna ut eller att få uppgifter, eller om sekretessplikt har föreskrivits till skydd för någons intressen och denne samtycker till att uppgifter lämnas ut (26 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet). De som deltar i elevvårdsarbetet för en elev har rätt att få sekretessbelagd information som är nödvändig för att ändamålsenligt ordna undervisningen för eleven (40.2 § i lagen om grundläggande utbildning). I gymnasielagen finns en motsvarande bestämmelse (32 § i gymnasielagen). Vid behov ska man kunna motivera varför en sekretessbelagd uppgift utlämnats.

Offentliga uppgifter kan utlämnas om mottagaren enligt bestämmelserna om skydd av personuppgifter har rätt att införa och använda uppgifter av denna typ. Offentliga personuppgifter kan utlämnas även med den registrerades samtycke.

Om en kurator eller psykolog inom elevvården beviljas teknisk anslutning till ett personregister som skolan upprätthåller (Wilma-rättigheter), är det fråga om elektroniskt utlämnande av personuppgifter.

Enligt 41 a § i lagen om grundläggande utbildning, 33 a § i gymnasielagen och 43 a § i lagen om grundläggande yrkesutbildning får uppgifter ur de register som avses i lagarna lämnas ut med hjälp av teknisk anslutning till den som har rätt att få uppgifterna. Innan en sådan teknisk anslutning öppnas ska den som lämnar ut uppgifterna försäkra sig om att uppgifterna kommer att skyddas på behörigt sätt.

Personuppgifterna får utlämnas ur ett personregister enbart om det finns en lagstadgad grund till eller personens samtycke till det. Den som utlämnar uppgifter ansvarar för att utlämnandet sker i enlighet med lag. Uppgifter kan utlämnas enbart när en person har en lagstadgad rätt att få information och när rätten har att göra med utförandet av personens uppgifter. De utlämnade uppgifterna ska till sina användningssyften vara behövliga och riktiga.

Förutsättningarna för utlämnande av uppgifter ska bedömas från fall till fall, och då ska man bedöma vilka personuppgifter när det gäller ordnande av undervisning för en elev eller studerande som är klient hos en kurator eller psykolog som är nödvändiga för utförandet av kuratorns eller psykologens uppgift. Man ska inte bevilja skolkuratorer och skolpsykologer Wilma-rättigheter om eleven eller studeranden inte är klient hos elevvården. I detta fall ska man även bedöma om beviljandet av rättigheter förutsätter justering av den registerbeskrivning som gäller multiPrimus.

Det är inte möjligt att utan samtycke av vårdnadshavarna bevilja kuratorer och psykologer Wilma-rättigheter så att uppgifter om skolans eller läroanstaltens alla elever och studerande kan användas av kuratorn eller psykologen utan klientskap. Fostrans- och utbildningssektorn utreder möjligheten att be vårdnadshavarna om samtycke till att utlämna elevernas och studerandenas personuppgifter till kuratorer och psykologer. Samtycket ska vara en medveten viljeyttring.

Stadsstyrelsen uppmanar fostrans- och utbildningssektorn att vidta åtgärder i syfte att stärka skolpsykologernas och -kuratorernas Wilma-rättigheter, med beaktande av Dataombudsmannens utlåtande om lagtolkningen. Om ett tillstånd av vårdnadshavarna anses vara en förutsättning för att rättigheterna ska kunna ges, uppmanas sektorn att utreda möjligheterna att i förväg be om ett sådant tillstånd i anslutning till det övriga informationsutbytet med hemmen.

Kaupunginhallitus 25.09.2017 § 877

Päätös

Käsittely

18.09.2017 Pöydälle

11.09.2017 Pöydälle

Esittelijä

Lisätiedot

Hilkka Tapiolinna, vs. kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36185

Opetuslautakunta 16.05.2017 § 67

Lausunto

Käsittely

Esittelijä

Lisätiedot

Kati Laaksonen, lakimies, puhelin: 310 86628

This decision was published on 19.10.2017

FÖRBUD MOT SÖKANDE AV ÄNDRING

Ändring i beslutet får inte sökas eftersom beslutet gäller beredning eller verkställighet.

Tillämpat lagrum: 136 § i kommunallagen