Avoimuusperiaate ja tietosuoja kaupungin johdon tapaamisissa

Kaupunginhallitus toteaa, että luottamus- ja viranhaltijajohdon viranhoitoon liittyvistä tapaamisista julkisesti nähtävillä oleva luettelo muodostaa henkilörekisterin ja päättää, ettei tällaista rekisteriä ole tarkoituksenmukaista perustaa.

Kaupunginhallitus katsoo asian loppuun käsitellyksi.

Helsingin kaupunkistrategian mukaan kaupungin toimintamalli perustuu mahdollisimman suureen avoimuuteen ja läpinäkyvyyteen. Helsinki on toiminut näkyvästi hallinnon avoimuuden puolestapuhujana ja muun muassa avannut tietorekistereitään käytettäväksi.

Kaupunginvaltuusto päätti 31.1.2018 § 29 hyväksyä kaupunginhallituksen vastauksen aloitteeseen, jossa esitettiin, että kaupungin johtajat ja keskeisissä tehtävissä olevat johtavat viranhaltijat ryhtyisivät pitämään julkista kalenteria tapaamisistaan viranhoitoon liittyen. Aloitteen tekivät vuonna 2016 valtuutettu Yrjö Hakanen ja 22 muuta valtuutettua.

Helsingin uudessa johtamisjärjestelmässä pormestarilla ja apulaispormestareilla sekä kansliapäälliköllä ja toimialajohtajilla on keskeinen rooli toimielinten päätettäväksi tulevien asioiden käsittelyssä. Tämän ryhmän toiminnan läpinäkyvyyden voidaan katsoa olevan julkisen intressin kohteena.

Kaupunginhallitus totesi esityksessään kaupunginvaltuustolle 18.12.2017 § 1133 jatkovalmistelun tarpeen. Kaupunginhallitus kehotti kaupunginkansliaa yhdessä toimialojen kanssa huolehtimaan jatkovalmistelusta niin, että asia voidaan käsitellä kaupunginhallituksessa vuoden 2018 ensimmäisellä puoliskolla.

Valmistelun yhteydessä todettiin olevan syytä arvioida ainakin tietosuojasääntelyn vaikutuksia, kaupungin erilaisia mahdollisuuksia antaa toimiohjeita luottamushenkilöille ja viranhaltijoille, kaupungin sisäisten määräysten, kuten hallintosäännön, muutostarpeita ja mahdollisten muutosten ajoitusta, kalenterijulkisuuden teknisiä toteuttamismahdollisuuksia ja julkisuuden toteuttamisen edellyttämiä voimavaroja.

Asiaa on jatkovalmisteltu kuluvan kevään aikana kaupunginkansliassa ja valmisteluun ovat osallistuneet myös kaupunginkanslian oikeuspalvelut ja tietosuojavastaava.

Osana valmistelua on selvitetty, onko lainsäädännöllisiä edellytyksiä julkistaa kaupunginjohdon tapaamia tahoja ja tapaamisen aiheita ja missä muodossa.

Kokouksiin ja tapaamisiin kaupungin johdon kanssa osallistuvien henkilöiden tietojen julkaiseminen muodostaa käytännössä henkilörekisterin.

Kaupunginkanslian tietosuojavastaavan kanta tällaiseen henkilörekisteriin nähden on kielteinen.

Henkilötietoja ovat sekä kaupungin edustajan nimi että tieto tapaamisen toisesta osapuolesta, vaikka toista osapuolta edustavaa henkilöä ei nimettäisikään. Tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietoja ovat myös tiedot, joista luonnollinen henkilö voidaan epäsuorasti tunnistaa. Toisen osapuolta edustavan henkilön henkilöllisyys on useissa tilanteissa helposti pääteltävissä tai pienen lisäselvityksen kautta selvitettävissä.

Viranomaisen henkilörekisteristä saa julkisuuslain 16 § 3 momentin nojalla luovuttaa henkilötietoja ainoastaan, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Nettijulkaisemisessa vastaanottajan oikeutta saada henkilötietoja ei voida tarkistaa, joten julkisuuslain nojalla henkilötietoja ei voi lähtökohtaisesti julkaista netissä.

Henkilötietoja voidaan viedä nettiin, jos se on erityislainsäädännössä sallittu. Erityislainsäädäntöä ovat esimerkiksi kuntalain säännökset, jotka sallivat sidonnaisuusilmoitusten ja kunnan päätösten julkaisemisen verkossa. Ehdotetun rekisterin vieminen verkkosivuille edellyttäisi omaa lainsäädäntöä. Kuntalain 29 §:n mukaista kunnan yleistä tiedottamisvelvollisuutta koskevaa säännöstä ei voida pitää riittävänä nimenomaisena säännöksenä, joka oikeuttaisi henkilötietojen viemiseen internetiin.

Jatkovalmistelun yhteydessä selvitettiin myös vaihtoehtoa, että kalenteritietojen julkaisemiseen verkkosivuilla pyydetään molempien osapuolten suostumus. Henkilörekisteriä voi pitää ja sen voi julkaista yleisessä tietoverkossa, jos kyseiseen menettelyyn saadaan em. suostumukset. Tietojen julkaisemisen perustuminen suostumukseen kuitenkin vie pohjan julkiselta luettelolta, koska sen tiedot eivät olisi kaikilta osin tyhjentäviä. Suostumuksen pyytäminen tekisi myös käytännössä tapaamisluettelon pitämisestä paljon työläämpää ja enemmän resursseja vaativaa.

EU:n tietosuoja-asetuksen soveltamisen alku 25.5.2018 ei tuonut lainsäädännöllisesti muutosta henkilötietojen luovuttamiseen viranomaisten rekistereistä. Ratkaisevaa asiassa on kansallinen lainsäädäntö, jossa ei ole huomioitu avoimuusperiaatteen toteuttamisen ja henkilötietojen suojaamisen ristipainetta kaikissa tilanteissa. Voimassa oleva laki ei tue pyrkimystä suurempaan avoimuuteen julkisessa toiminnassa tapaamistietojen avaamisen osalta.

Kaupunginhallitus 25.06.2018 § 456

Päätös

Käsittely

18.12.2017 Ehdotuksen mukaan

18.04.2017 Ehdotuksen mukaan

17.01.2018 Pöydälle

03.05.2017 Palautettiin

Esittelijä

Lisätiedot

Olli Lahtinen, erityissuunnittelija, puhelin: 310 36055

Anja Vallittu, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36046

Kaupunginvaltuusto 31.01.2018 § 29

Päätös

17.01.2018 Pöydälle

03.05.2017 Palautettiin

Esittelijä

Lisätiedot

Olli Lahtinen, erityissuunnittelija, puhelin: 310 36055

This decision was published on 14.08.2018

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §