Kaupunginhallitus esitti kaupunginvaltuustolle seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto katsoo valtuutettu Yrjö Hakasen aloitteen loppuun käsitellyksi.

Kaupunkiympäristölautakunta antoi kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:

Kaupungilla on asukas- ja kulttuurikäyttöön sopivia tiloja yli 1400 kpl. Osalla hallintokunnilla on käytössä tilojen sähköisiä vuokraus- ja varausjärjestelmiä: opetustoimella Webtimmi sekä kulttuurikeskuksella ja liikuntavirastolla Innofactor Primen -järjestelmät.

Opetustoimi vuokraa tilojaan Webtimmi–ohjelmiston kautta keskitetysti. Rekisteröityneet käyttäjät, kuten yhdistykset ja yritykset, voivat varata tilat suoraan sähköisesti. Myös liikuntavirastolla tilojen varaaminen on keskitettyä. Muilla virastoilla tilojen varaaminen on hajautettu tilaa hallinnoivan toimijan vastuulle.

Kulttuuritoimen ja liikuntatoimen järjestelmiin on integroitu muita toimintoja, kuten henkilöstö- ja laiteresurssien varaamista sekä tilavuokran maksatusta. Sosiaali- ja terveystoimella sekä nuorisotoimella ei ole käytössä sähköistä varausjärjestelmää, vaan tilojen varaaminen tai vuokraaminen sovitaan sähköpostitse tai puhelimitse asianomaisesta tilasta vastaavan henkilön kanssa. Kulttuurin ja kasvatuksen toimiala uusii parhaillaan sähköisiä varausjärjestelmiä kulttuuritoimen ja liikuntatoimen osalta. Liikuntavirasto on ottamassa käyttöön uutta varausjärjestelmää, Enkoraa. Koulusalit ovat olleet haettavissa kaudelle 2017-2018 Timmi–järjestelmässä, mutta myös nämä tilat siirtyvät Enkoraan. Uusi järjestelmä helpottaa tilojen hakua.

Kirjasto on kehittänyt Varaamo -järjestelmää, joka otettiin koekäyttöön 2016 alusta. Järjestelmässä asukkaat voivat varata tiloja suoraan järjestelmästä, josta näkee vapaana olevat tilat. Tällä hetkellä Varaamon piirissä on 90 tilaa ja laitetta. Kirjaston tilojen varaamisen lähtökohta on periaatteessa ollut yksinkertaisempi kuin muilla toimialoilla esimerkiksi opetustoimessa. Kirjaston aukioloajat ovat pitkät. Tällöin tilojen valvonta on kaiken aikaa läsnä. Lisäksi kirjastojen käyttäjäkuntana on periaatteessa kaikki asukkaat. Varaamo-ohjelman kehittämistä jatketaan muun muassa sähköisen maksamisen osalta. Tavoitteena kaupungin tilojen varaamisjärjestelmiä kehitettäessä on hyödyntää avointa rajapintaa, joka mahdollistaa erilaisten tilojenvaraamisohjelmien yhteensopivuuden.

Kulttuuri- ja kirjastolautakunta antoi seuraavan lausunnon:

Aloitteentekijät esittävät että kaupungin tilojen käyttöä, varaamista ja vuokraamista kehitetään niin, että keskeisenä lähtökohtana on asukkaiden harrastustoiminnan, kansalaistoiminnan ja yhteiskunnallisen osallistumisen edistäminen.

Aloitteessa tuodaan esille keskeisenä ongelmana se, että kaupungilla on runsaasti tiloja mutta käytännössä niiden löytäminen ja saaminen käyttöön on kuitenkin usein vaikeaa.

Ongelma tiedostetaan ja siihen on pyritty löytämään ratkaisua useaan otteeseen. Muun muassa vuonna 2011 kaupunkitasoisen tilanvaraustyöryhmä selvitti mahdollisuutta yhtenäistää kaupungin virastojen tilanvarausjärjestelmiä. Tavoitteena oli, että vapaana olevat tilat ovat kuntalaisille jatkuvasti näkyvillä netissä ja tilattavissa helposti yhden asiakaslähtöisen varausjärjestelmän kautta.

Kirjasto asukastoiminnan tukena –kokeiluhankkeen loppuraportin johtopäätöksissä (16.12.2015) esitettiin kaupungin virastojen välisten prosessien selkiyttämistä ja asukastoiminnan tuen resursoinnin selvittämistä. Hankkeen yhtenä osana oli myös Varaamo tilanvarausjärjestelmän käynnistäminen.

Jatkovalmistelua varten asetettiin Asukas- ja yhteisötyö alueilla työryhmä jonka tehtävänä oli laatia 31.5.2016 mennessä edellä mainitusta kokeiluhankkeesta saatujen kokemusten pohjalta ehdotus yhtenäisestä toimintamallista ja -periaatteista, miten kaupungin julkiset palvelutilat ja –toiminnot avataan nykyistä kattavammin asukas- ja yhteisötoiminnan tukemiseksi ja kaupungin hallintokuntien yhteistyön edistämiseksi eri kaupunginosissa.

Kaupungin johtajiston päätöksellä (7.9.2016) Asukas- ja yhteisötyö alueilla työryhmän ehdottamat yleiset ja yhtenäiset periaatteet virastoille tilojen käyttöön kytketään kaupungin osallisuus- ja vuorovaikutusmallin valmistelutyöhön. Tavoitteena on avata tilat kuntalaisten varattavaksi.

Tässä vaiheessa päätöksen toimeenpanemiseksi on perustettu kaupunkitasoinen työryhmä, jossa laaditaan mahdollisimman yhtenevät tilojen ulosluovutusperiaatteet, yhtenäiset ja selkeät kriteerit maksulliselle ja maksuttomalle tilankäytölle sekä yhtenäiset ja selkeät periaatteet omavalvontaiseen käyttöön kasvatuksen ja koulutuksen sekä kulttuuri-ja vapaa-ajan toimialan tilojen osalta. Valmistelu tehdään kevään 2017 aikana.

Kaupungilla on paljon tyhjiä tiloja jotka eivät ole missään käytössä vajavaisen kunnon takia, mutta jotka sopisivat hyvin erilaisiksi kulttuuritiloiksi väliaikaisesti tai pidemmäksi aikaa (treenikämpiksi, ateljeeksi ja muun taiteen tekemiseen). Kulttuuri- ja kirjastolautakunta esittääkin, että kaupunki vuokraisi tiloja niiden käyttötarkoituksen mahdollistaessa ns. kylmätiloina erilaisille kulttuuritoimijoille. Vuokralainen olisi itse vastuussa tilojen kunnostamisesta ja vastuu tilojen kunnosta olisi näin ollen vuokralaisella itsellään. Tämä on ajankohtaista ja perusteltua, koska kaupungin organisaatio on muuttumassa.

Lautakunta pitää tärkeänä sitä, että lisätään tilojen maksuttoman käytön mahdollisuuksia muun muassa lasten ja nuorten harrastustoiminnassa, asukastoiminnassa ja muussa ei-kaupallisessa asukkaille avoimessa toiminnassa. Samalla lautakunta toteaa, että tilojen nykyistä laajempi käyttöönotto ja maksuttomuus edellyttävät myös kirjaston ja muiden palvelujen resurssien lisäämistä.