Uusien toimitilojen tilahallinnan ja asiakasohjauksen edellyttämien järjestelmämuutosten ja integraatioiden hankinta
Päätös
Sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö päätti hankkia Kalasataman terveys- ja hyvinvointikeskuksen sekä Itäkadun perhekeskuksen tarvemääritysten perusteella tehtyjen tarjousten mukaisesti seuraavat tietojärjestelmätoteutukset ja niiden ylläpitopalvelut sekä tehdä hankinnasta sopimukset seuraavasti:
- CGI Suomi Oy:ltä (Tarjoukset T300144 ja T300050) Pegasos potilastietojärjestelmän ja ITTE itseilmoittautumisjärjestelmän Palveluohjaimeen sekä integraatioalustaan liittyvät rajapintatoteutukset hintaan 149 150 euroa (alv. 0 %), sekä rajapintojen ja integraatiopalvelun ylläpidon hintaan 4 292 euroa/kuukaudessa (alv 0 %).
- Solita Oy:ltä 1.3.2017 annetun tarjouksen mukaisesti vastaavasti Palveluohjaimeen Pegasos ja ITTE järjestelmien rajapintatoteutukset sekä tilaresurssin käytön ja käytettävyyden kehitystehtävät hintaan 240 825 euroa
(alv 0 %).
- Solita Oy:ltä hankitaan Palveluohjaimen kapasiteettipalvelun hintaan 2 412 euroa/kuukaudessa (alv 0 %).
- projektitoimitussopimus Solita Oy:n kanssa KL-kuntahankintojen puitesopimusjärjestelyn mukaisesti.
- CGI:n osalta toimitus nojautuu olemassa oleviin Pegasos-, ITTE- ja integraatiopalvelusopimuksiin, joihin hankinta lisätään määräaikaisena lisäosana. Toteutuksesta tehdään CGI:n kanssa erillinen toimitussopimus.
- Solita Oy:n kanssa järjestelmän ylläpito- ja tukipalvelusopimus KL-kuntahankintojen puitesopimuksen mukaisesti ja siinä määritellyillä yksikköhinnoilla
Ylläpito ja käyttösopimukset tehdään 3 vuodeksi alkaen tuotantokäytön aloituksesta kuitenkin korkeintaan 30.9.2020 asti. Tämän jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa erikseen sovittavalla tavalla, mikäli Apotti-järjestelmän käyttöönotto viivästyy suunnitellusta aikataulusta. Sopimusten jatkomenettelyt kirjataan sopimusteksteihin.
Lisäksi virastopäällikkö päätti, että Helsingin sosiaali- ja terveysvirasto liittyy kansallisen Palveluohjaimen hallintamalliin järjestelmän käytön ajaksi ja tehdä yhteistyösopimuksen Palveluohjain – ajanvaraus ja palvelunhallinta -ratkaisun hallintamallista. Hallintamalliin liittyneet osapuolet maksavat hallintamaksuna HYVIS ICT Oy:lle 4 200 euroa/vuosi (alv 0 %).
Vielä virastopäällikkö päätti oikeuttaa osastopäällikön allekirjoittamaan päätöksen mukaiset sopimukset ja tekemään päätöksen mukaiset tilaukset.
Hankinnan kokonaisarvo on kolmelle vuodelle laskettuna 643 919,00 euroa alv 0 % ja arvonlisäverollisena 798 459,56 euroa.
Pegasos rajapinnan hankinta tehdään suorahankintana hankintalain 40§ kohta 2 perusteella (teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan) ja Integraatiopalvelun laajennus CGI:n toteuttamana perustuu hankintalain 41 § (suorahankinta lisätilauksena). Solita Oy:n tilaus perustuu KL-kuntahankintojen puitesopimukseen KLKH086.
Hankinnan käyttöönottovaiheen kustannukset maksetaan hankkeelta Kalasataman sosiaali- ja terveysaseman teknologiahankkeet ja integraatiot (Projektinumero 398090100539). Hankinnan jatkuvan palvelun kustannukset maksetaan sosiaali- ja terveysviraston atk-käyttötalouden määrärahoista.
Päätöksen perustelut
Sosiaali- ja terveysviraston palveluiden uudistukseen liittyy uuden tyyppinen toimitilamalli, jossa työntekijöillä ei ole omia työhuoneita. Asiakkaiden vastaanottoa varten toimitiloissa on vastaanottohuoneita, joita on kuitenkin vähemmän, kuin työssä olevia ammattilaisia. Muu kuin asiakasvastaanottotyöskentely tapahtuu ns. back-office tiloissa.
Tietohallinto- ja viestintäpalvelut osasto teki yhteistyössä Kalasataman Terveys- ja hyvinvointikeskuksen (THK) ja Itäkadun perhekeskuksen (PK) projektiryhmien kanssa uuden toiminta- ja toimitilamallin tietojärjestelmätarpeiden määrittelytyön alkuvuoden 2016 aikana. Määrittelyn ydin on, että jokaiselle toiminnolle tarvitaan sähköinen ajanvarausjärjestelmä. Terveydenhuollon toimintojen osalta se on olemassa potilastietojärjestelmissä, mutta sosiaalihuollon toiminnoissa ajanvarausjärjestelmä puuttuu. Lisäksi tarvitaan järjestelmä, johon vastaanottotilat viedään varattaviksi, sekä itseilmoittautumisjärjestelmä, johon saadaan edellä olevista järjestelmistä tieto asiakkaan varatusta ajasta ja vastaanottotiloista, johon asiakas ilmoittautumisjärjestelmän avulla ohjataan.
Määrittelyn pohjalta toteutettiin tietopyyntö, johon vastasi 10 järjestel-mätoimittajaa. Tietopyyntövastausten ja viiden järjestelmätoimittajan kanssa käydyn toimittajatapaamisen perusteella kävi ilmi, ettei määrittelyn mukaisia vaatimuksia voida toteuttaa yhden järjestelmän avulla. Tähän vaikuttaa olennaisesti myös se, että potilastietojärjestelmien (Pegasos ja suun terveyden Effica) toimittajat (CGI Suomi Oy ja Tieto Oyj) ilmoittivat, ettei niiden järjestelmissä olevaa ajanvaraustoimintoa voida siirtää ulkoiseen järjestelmään, koska ajanvaraus on toimintona olennainen osa potilaan vastaanoton prosessia, alkaen ajanvarauksesta ja päättyen tilastointiin.
Määrittelydokumentaatio toimitettiin myös Apotti Oy:lle, joka pyysi jär-jestelmätoimittaja Epiciltä arvion siitä, miten uusi Apotti -järjestelmä tulee täyttämään esitetyt vaatimukset. Saatujen vastausten perusteella arvioitiin, että Apotti -järjestelmä tulee kattamaan ison osan esitetyistä vaatimuksista, mutta ei kaikkia. Täsmällistä tietoa siitä, miten Apotti järjestelmää tulee täydentää, ei ole käytettävissä. Näin ollen on katsottava, että nykytilanteessa ei ole perusteltua lähteä kilpailuttamaan määrittelyn mukaisesti nykyisiä asiakas- ja potilastietojärjestelmiä täydentävää kokonaisuutta, koska vaatimukset saattavat muuttua olennaisesti Apotin käyttöönoton yhteydessä vuonna 2020. Lähtökohtana on, että Apotti-järjestelmää täydentävät lisätoiminnot hankitaan myöhemmin ti-laajarenkaan yhteistyönä.
Edellä olevan perusteella päädyttiin siihen, että tilanteesta hahmotetaan nykyjärjestelmiin perustuva minimiratkaisu, jolla toiminnan edellytykset turvataan välivaiheen ajaksi Apotti -järjestelmän käyttöönottoon asti.
Esitettävä väliaikaisratkaisu pohjautuu viraston käytössä oleviin ja valmiiksi kilpailutettuihin järjestelmäratkaisuihin ja niiden välisiin integraatioihin. Ratkaisu muodostuu kansallisesta ajanvaraus ja palveluohjain järjestelmästä (jatkossa Palveluohjain), ITTE itseilmoittautumisjärjestelmästä, näiden välisestä rajapinnasta, sekä Pegasoksen ja Palveluohjaimen välisestä rajapinnasta. Järjestelmien väliset integraatiot toteutetaan Sosiaali- ja terveysvirastolla käytössä olevan, CGI:n tuottaman integraatiopalvelun kautta. Tämä mahdollistaa järjestelmäkokonaisuuden liittämisen kansallisen palveluväylään (KaPa) ja siellä tarjolla oleviin palvelukokonaisuuksiin.
Palveluohjain on kansallisen SADe-ohjelman (Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelma) yhteydessä toteutettu kansallinen ajanvaraus- ja palveluhallintaratkaisu. KL-kuntahankinnat on kilpailutta-nut ratkaisun jatkokehityksen ja palvelun tuottamisen (Sopimusnumero KLKH086). Palvelun tuottaa Solita Oy ja jatkokehitystä koordinoi kansallisella tasolla HYVIS-ICT Oy. Palveluohjain on sosiaali- ja terveysviraston lastenvalvojatoiminnan ajanvarauksessa pilottikäytössä.
Palveluohjaimella toteutetaan sosiaalihuollon toimintojen ajanvaraus. Lisäksi Pegasos- rajapinnan kautta tuodaan Pegasoksesta ammattilaisten päiväohjelmat ja niihin liittyvät asiakkaiden ajanvaraukset kopiona Palveluohjaimeen. Palveluohjaimessa olevaan tilaresurssiin määritellään kohteiden vastaanottohuoneet ja muut tarvittavat tilat ja niiden varaaminen asiakasvastaanottotilanteisiin tehdään tässä järjestelmässä.
ITTE itseilmoittautumisjärjestelmä kilpailutettiin Malmin sairaalan tarpeisiin. Hankintapäätökseen kuuluu optio kolmen vastaavan toteutuksen rakentamiseen tämän kilpailutuksen perusteella. ITTE järjestelmän avulla toteutetaan asiakkaiden itseilmoittautuminen ja asiakkaiden ohjaus.
Syksyn 2016 ja alkuvuoden 2017 aikana käytiin ratkaisun toimittajien (CGI ja Solita) kanssa tarkentavia neuvotteluja vähimmäisratkaisun sisällöstä, rajapintamäärittelyistä ja ratkaisun arkkitehtuurista. Järjestelmien väliset rajapinnat toteutetaan Sosiaali- ja terveysvirastolla käytössä olevan CGI:n tuottaman integraatiopalvelun kautta, joka mahdollistaa järjestelmien liittämisen kansalliseen palveluväylään (KaPa). Neuvottelujen perusteella toimittajat tekivät arvioin työmääristä ja tarjoukset toteutuksesta.
CGI:n osalta tarjous muodostuu Pegasoksen ja Palveluohjaimen välisestä rajapintatyöstä ja Pegasoksen integraatioalustatyöstä, sekä ITTE itseilmoittautumisjärjestelmän ja Palveluohjaimen välisestä rajapinta-työstä ja ITTE-järjestelmän integraatioalustatyöstä ja Palveluohjaimen integraatioalustatyöstä. Lisäksi kokonaishintaan lasketaan kolmen vuoden ylläpito. Ratkaisun kokonaishinta CGI:n osalta ovat kolmelle vuodelle laskettuna 238 520 € (alv 0 %).
Solitan osalta tarjous muodostuu edellä mainituista Pegasoksen ja IT-TE järjestelmän rajapintatöistä, tilaresurssin käytön ja käytettävyyden kehitystehtävistä, käyttöönottoon liittyvistä töistä ja projektinhallinnasta. Ratkaisun kokonaiskustannukset Solitan osalta ovat kolmelle vuodelle laskettuna 327 657,00 € (alv 0 %).
Edellä olevan lisäksi Palveluohjaimen käytöstä maksetaan kansallista koordinointia toteuttavalle HYVIS-ICT Oy:lle hallintamaksuna 4 200 € vuodessa (alv 0 %).
Toteutuksista tehdään yksi yhteinen projektisuunnitelma aikatauluineen.
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava
- päätös, johon haetaan muutosta
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
- perusteet, joilla muutosta vaaditaan.
Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.
Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.
Valitukseen on liitettävä
- päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä
- todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Sähköpostiosoite: | |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Ask for more info
Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 09 310 75505
Lassi Laine, atk-asiantuntija, puhelin: 09 310 43104