Tietosuojatyöryhmän loppuraportti

Kansliapäällikkö päätti asettaa työryhmän seuraavasti:

Työryhmän nimi on tietosuojatyöryhmä.

Ryhmän tehtävänä on valmistella EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantuloon liittyviä toimenpiteitä. Työryhmä jatkaa keväällä 2017 toimineen tietosuojatyöryhmän työtä.

Työryhmän jäsenet ovat:

Pennanen Sari-Anna, johtava kaupunginasiamies, kaupunginkanslia, puheenjohtaja

Hallikainen Aaro, tietoturva-asiantuntija, kaupunginkanslia, varapuheenjohtaja

Mäkinen Riitta, ict-päällikkö, kaupunginkanslia

Ratasvuori Eila, johdon erityisasiantuntija, kaupunginkanslia

Lahtinen Olli, erityissuunnittelija, kaupunginkanslia

Oravisto Leila, verkkoviestintäpäällikkö, kaupunginkanslia

Aarnio Jani, kaupunginasiamies, kaupunginkanslia

Laaksonen Kati, lakimies, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Kokkonen Suvi, lakimies, kaupunkiympäristön toimiala

Luukkanen Marko, lakimies, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Kilpiä Mikko, tietosuojalakimies, sosiaali- ja terveystoimen toimiala

Ratsula Jussi, lakimies, liikenneliikelaitos

Työryhmän jäseneksi tulee myös Helsingin kaupungin tietosuojavastaava, kun hän on aloittanut tehtävässään.

Työryhmän toimikausi päättyy 30.6.2018.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) tulee voimaan siirtymäkauden jälkeen 25.5.2018. Kyseessä on laaja uudistus, joka asettaa huomattavia uusia vaatimuksia henkilötietojen käsittelylle julkishallinnossa, yrityksissä ja muissa organisaatioissa. Asetuksella luodaan kansalaisille uusia oikeuksia ja rekisterinpitäjille sekä henkilötietoja käsitteleville merkittäviä uusia velvoitteita. Tarkoituksena on vastata teknologian nopeaan kehitykseen ja digitalisoitumisen haasteisiin sekä parantaa henkilötietojen suojaa verkkoympäristössä.

Asetuksen lähtökohtana on rekisterinpitäjän vahva velvollisuus huolehtia siitä, että käsitellyt henkilötiedot ovat suojassa. Henkilötietojen suojauksen tulee tapahtua niin pitkälle kuin on mahdollista automaattisesti.

Rekisterinpitäjän velvollisuuksiin kuuluu helpottaa rekisteröityjen mahdollisuuksia olla yhteydessä rekisterinpitäjään ja käyttää asetuksen rekisteröidyille antamia oikeuksia. Rekisterinpitäjän on annettava laajasti tietoa rekisteröidylle sekä rekisterien sisällöstä että rekisterinpitäjän toiminnasta ja teoista.

Asetukseen sisältyy rekisterinpitäjälle velvoitteet viivytyksettä ilmoittaa ongelmatilanteista sekä tietosuojaviranomaiselle että rekisteröidyille. Rekisterinpitäjälle säädetään myös tietyissä tilanteissa velvollisuus laatia tietosuojavaikutusten arviointeja tai pyytää ennakkolupaa henkilötietojen käsittelylle.

Työryhmän tehtävänä on valmistella kaupungin omaa tietosuojaa koskevaa ohjeistusta, huolehtia siitä, että kaupungin henkilökunnalle järjestetään riittävästi koulutusta tietosuoja-asioissa, ohjeistaa ja seurata henkilörekisterien kartoittamista ja uusien rekisteriselosteiden laatimista sekä suunnitella toimintamallit rekisteröityjen tietopyyntöjen käsittelyyn.

Työryhmä tekee tiivistä yhteistyötä kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosaston sekä toimialojen ja liikelaitosten tietohallintojen kanssa.

Työryhmä raportoi toiminnastaan kansliapäällikölle antaen väliraportin 31.12.2017 mennessä ja loppuraportin 30.6.2018 mennessä.

Työryhmä ottaa itselleen tarvitsemansa sihteerit. Työryhmän jäsenet nimeävät varajäsenensä työryhmän ensimmäisessä kokouksessa.

Työryhmään nimettävät jäsenet on valittu asemansa ja asiantuntemuksensa perusteella.