Kaupungin tilojen asukaskäytön periaatteet

Kaupunkiympäristölautakunta antoi kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:

Kaupunginjohtajan 19.4.2017 nimittämän kaupungin tilojen asukaskäytön periaatteita valmistelleen työryhmän loppuraportti vastaa tarpeeseen avata kaupungin tiloja asukaskäyttöön, jäsentää tilojen asukaskäytön kehittämistä ja roolittaa tilojen avaamiseen liittyviä vastuita. Työryhmän toimeksianto on toimeksiannossa rajattu kasvatuksen ja koulutuksen sekä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialojen tiloihin.

Kaupunkiympäristön toimialan näkökulmasta tilojen avaaminen asukkaiden omatoimikäyttöön edellyttää panostusta sähköiseen lukitukseen, kulunvalvontaan ja käytettävien tilojen kulkureittien osastointiin turvallisuuden näkökulmasta. Omatoimikäyttö tarkoittaa sitä, että ovien avaamiseen, sulkemiseen ja valvontaan ei tarvita iltavahtimestareita vaan tiloihin päästään sisälle sähköistä tilojen varaamista ja lukitusta hyödyntäen. Iltavahtimestareiden käyttö nostaa iltakäytön kustannuksia merkittävästi.

Verrokkimuutosprosessi asukaskäytön edistämiselle on koulujen liikuntatilojen siirto liikuntatoimen vuokrattaviksi siltä osin kuin koulut eivät niitä itse käytä. Liikuntatilojen muutoksen ensimmäisessä aallossa 1.1.2018 alkaen noin 80 tilaa avattiin omatoimikäyttöön. Muutoksen yhteydessä hankittiin tai ohjelmointiin uudelleen 2000 avainta ja muutettiin 15 000 lukon toimintaa. Kustannukset omatoimikäytön mahdollistamisesta olivat noin 1,5 milj. euroa.

Tilojen sähköisen lukituksen, varaamisen, kulunvalvonnan sekä ilmanvaihdon ja valaistusjärjestelmien automatisointi reagoimaan tilojen kulloistakin käyttöä varten edellyttää panostusta anturitekniikkaan ja taloautomaatioon sekä näiden osaamisalueiden henkilöresursseihin. Uusien sähköisten varaamisjärjestelmien avulla on mahdollista seurata tilojen käyttöastetta sekä siten myös vähentää uusien tilojen tarvetta.

Tilojen asukaskäyttöä voidaan parhaiten toteuttaa uudisrakennusten yhteydessä ottamalla asukkaiden omatoimikäytön tiloille asettamat vaatimukset huomioon suunnittelussa. Huomioitavia asioita ovat tilojen lukitusjärjestelmät, kulunvalvonta, rikosilmoitinjärjestelmät, kulkureittien suunnittelu ulko-ovelta käytettävään tilaan ja rakennusten muiden tilojen käytön estäminen. Lisäksi tämä tulee ottaa huomioon tilojen ilmanvaihdon suunnittelussa.

Myös peruskorjauksissa edistetään omatoimikäyttöä huomioimalla asukaskäytön vaatimukset suunnittelutavoitteissa vanhojen tilojen pohjaratkaisujen asettamien rajoitusten puitteissa.

Lisääntyvä asukaskäyttö kasvattaa energia- ja ylläpitokustannuksia. Siksi on myös tarpeen kehittää tilankäytön tehokkuuden ja energiatehokkuuden laskentatapoja sekä asukaskäyttöön kannustavia malleja, joilla tilojen pääkäyttäjää palkitaan lisääntyvästä asukaskäytöstä.

Kaupunkiympäristön toimialan käytössä ei varsinaisesti ole kuin muutama asukaskäyttöön sopiva tila. Uuteen vuonna 2020 valmistuvaan kaupunkiympäristötaloon on suunniteltu kokous- ja työpajatiloja, joita asukkaat voivat varata käyttöönsä sähköisesti.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta antoi kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:

Kaupunginjohtajan 19.4.2017 käynnistämän kaupungin tilojen asukaskäytön periaatteita valmistelevan työryhmän loppuraportti käsittelee ansiokkaasti kaupunkistrategian esille nostamaa tarvetta helpottaa, yhtenäistää ja lisätä tilojen asukaskäyttöä sekä huomioi sen haasteet ja esittää mallin tarvittavista toimenpiteistä sen toteuttamiseksi.

Loppuraportin toimeksianto rajaa sosiaali- ja terveystoimialan toimitilat, varhaiskasvatuksen tilat sekä liikunnan alueet ja tilat tarkastelun ulkopuolelle. Raportin mukaisesti kasvatuksen ja koulutuksen lautakunta pitää myös tärkeänä, että nämäkin resurssit kartoitetaan ja sisällytetään jatkotarkasteluun nopeasti mahdollisimman laajan tilatarjonnan saavuttamiseksi. Osa varhaiskasvatuksen tiloista on ollut jo nyt varattavissa asukaskäyttöön.

Lautakunta pitää tärkeänä raportissa esitettyjä toimenpiteitä, jotka lisäävät julkisten tilojen käyttöä, selkeyttävät ja tasapuolistavat niiden varaamista ja samalla edistävät osallisuuden ja osallistumisen toteutumista Helsingissä.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta toteaa kuitenkin, että lisääntyvään käyttöön liittyy myös toimialalle kustannuksia ja riskejä, jotka eivät saisi hankaloittaa perustoimintaa eivätkä aiheuttaa yksittäiselle toimipisteelle ylimääräisiä, perustoimintaa rasittavia menoja. Jatkotyöskentelyssä tulee entisestään selkiyttää vastuita ja asukaskäytöstä toimipisteille aiheutuvien kulujen kohdentamista takaisin toimipisteille. Asukaskäyttöä tulee kehittää itsenäiseksi niin, ettei sen toiminta tukeudu toimipisteen henkilökuntaan.

Puutteena ja hidasteena asukaskäytön sujuvuuteen ja lisäämiseen toimialalautakunta näkee tällä hetkellä koko kaupungin yhteisen sähköisen varausjärjestelmän ja sähköisen tunnistautumisen puuttumisen. Yhteinen varausjärjestelmä, siihen linkittyvä kulunvalvonta ja osastoidut toimitilat ovat avainasemassa kaupungin tilojen asukaskäyttöä kehitettäessä. Myös nämä seikat ovat tunnistettu ja aikataulutettu työryhmän ehdotuksissa.

Asukaskäytön investointi- ja käyttötalousvaikutukset

Arvioitaessa laajenevan asukaskäytön investointi-ja käyttötalousvaikutuksia kasvatuksen ja koulutuksen toimialalle, ovat vaikutukset merkittäviä johtuen toimialan suuresta kiinteistökannasta ja kiinteistöjen liikuntatilojen korkeasta asukaskäytön käyttöasteesta. Toimialalle kohdistuu siivouksesta ja ylläpidosta, kalusteiden ja laitteiden kulumisesta, korjauksista, huolloista, uusimisesta ja selvittämättömistä rikkoutumisista, kulunvalvonnan ja tarvittavien varastotilojen rakentamisen investoinneista, sähkön- ja veden kulutuksesta, kulunvalvonnan hälytyksistä, vahtimestarien lisätehtävistä sekä turvallisuuspalveluista lisäkustannuksia, joita tulee seurata ja huomioida budjetoinnissa.

Uudisrakentamisessa ja perusparantamisessa tehtävillä asukaskäyttöä helpottavilla investoinneilla on toimialalle vuokravaikutus.

Lautakunta kannattaa loppuraportissa esitettyä merkittävää tilojen maksuttoman käytön lisäämistä, jolla halutaan parantaa alueellista osallistumismahdollisuutta, yhteisöllisyyttä, viihtyisyyttä ja vetovoimaisuutta. Maksuttomuuden lisääminen on mahdollista huomioimalla niistä aiheutuvat kustannukset budjetoinnissa tai korottamalla maksullisten vuorojen hintoja. Kustannuksia voidaan säästää keskittämällä toimintoja ja lisäämällä omavalvontaa, jolloin valvonta- ja ylläpitokustannusten säästöillä voidaan kohtuullistaa asukkaille tarjottavien tilojen hintoja.

Asukaskäytön haittojen minimointi

Asukaskäyttö perustuu luottamuksen ja valvonnan tasapainoon. Toiminnan sujuvoittamiseksi tulee sitä kehittää asiakasystävällisemmäksi niin, että siitä aiheutuu mahdollisimman vähän haittaa tilojen pääkäytölle. Tämä tarkoittaa tilasuunnittelussa asukaskäytön huomioimista jo jokaisen rakennushankkeen suunnittelun alkaessa. Asukaskäyttötilojen erottaminen kulunvalvonnalla muista tiloista, sähköisen varausjärjestelmän ja –lukituksen yhteensovittamisella, varustamalla tilat riittävillä asukakäytön varastoilla sekä selkeillä ohjeilla ja sopimuksilla sujuvoitetaan toimintaa ja vähennetään mahdollisia haittoja.

Asukaskäytön mahdollisuudet ja määrät

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala järjestää suomen- ja ruotsinkielisiä palveluja leikkipuistoissa, päiväkodeissa,
ryhmäperhepäiväkodeissa, perusopetuksen kouluissa, lukioissa, ammattiopistoissa ja työväenopistoissa; yhteensä yli 700:ssa toimipisteessä. Tilojen yhteenlaskettu vuokrapinta-ala ylittää miljoona neliömetriä.

Arkisin klo 17-22, viikonloppuisin sekä loma-aikoina koulujen ja oppilaitosten liikuntatilat ovat olleet kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan liikuntapalvelujen hallinnassa ja varausjärjestelmässä 1.7.2017 alkaen. Puolet liikuntasaleista (69) on tammikuussa 2018 siirtynyt asukaskäytön omavalvontaan. Toimialalautakunta pitää mahdollisena tarvittaessa laajentaa käyttöaikaa iltaisin. Muiden kuin liikuntatilojen käyttöä kouluissa on aktiivisesti tarjottu mm. taiteen perusopetuksen toimijoille. Lähtökohtana on saada kaikki soveltuvat kasvatuksen ja koulutuksen tilat asukastoiminnan varausjärjestelmään ja tehokkaampaan asukaskäyttöön.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta antoi asiasta seuraavan lausunnon:

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta pitää kaupungin tilojen avaamista asukaskäyttöön kaupunkistrategian mukaisena linjauksena, jolla vastataan kaupunkilaisten muuttuviin tarpeisiin. Se on strategiassa painotettua mahdollistamista ja myös osa alustataloutta. Ketteriä toimintatapoja painotetaan ja myös ehdotetaan. Periaatteiden lisäksi työryhmän raportissa on esitetty ansiokas toimeenpanosuunnitelma.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta toteaa, että jatkotyössä tarkennetaan myöhemmin tässä lausunnossa esitetyn mukaisesti, mitä kaikkia kaupungin tiloja asukaskäyttöön ollaan tarjoamassa. Kaupunki omistaa paitsi julkista, kaikille avointa tilaa myös työtilaa tai muita sellaisia alueita, joiden käytölle on ymmärrettäviä rajoitteita.

Lausuntopyynnössä pyydetään (kysymys 1) lautakuntaa arvioimaan kaupungin tilojen laajenevan asukaskäytön investointi- ja käyttötalousvaikutuksia sekä sopivaa menettelyä asukaskäytön taloudellisten vaikutusten käsittelylle.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta toteaa, että on haaste lisätä tilojen maksutonta asukaskäyttöä ja samanaikaisesti nostaa toimialan tulotasoa. Osa tiloista on jo nyt vuokrattavia ja ne ovat tärkeitä tulonmuodostukselle. Ehdotuksen selkeiden ja kannatettavien maksullinen/maksuton käyttö -periaatteiden avulla haastetta voidaan kuitenkin ratkaista erottelemalla käyttötilanteita käyttötarkoituksen ja toimijan perusteella. Työryhmän mainitseman ja toimialan käyttämän Varaamo-palvelun parametrit voidaan säätää siten, että käytön maksullisuus/maksuttomuus selviää pääsääntöisesti palvelutapahtuman edetessä.

Esitetyt periaatteet eivät kuitenkaan kata kaikkia maksullisuus/maksuttomuus -jaon synnyttämiä tilanteita. Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan näkemyksen mukaan mahdollisissa ristiriitatilanteissa toimialan omia periaatteita palvelevan asukaskäytön tulisi olla ensi sijalla verrattuna esim. kaupalliseen tai muuhun maksulliseen toimintaan. Myös käyttövuorojen jaossa tulisi priorisoida asukkaita ja yleishyödyllisiä yhteisöjä jos vaihtoehtoisena varaajana olisi yritys.

Työryhmä ehdottaa, että tilojen käyttö uskonnolliseen toimintaan tai uskonnon opetukseen on maksullista lukuun ottamatta tilaisuuksia, joissa on avoimeen kutsuun pohjautuen edustettuna useampia uskonnollisia vakaumuksia. Ehdotuksen mukaan myös muu kuin nuorison yhteiskunnalliseen aktiivisuuteen liittyvä poliittinen toiminta kuuluu maksullisen käytön piiriin, jollei kyseessä ole tilaisuus, johon on kutsuttu useampia poliittisia puolueita tai katsantokantoja.

Työryhmän esittämä maksullisuus rajoittaa käytännössä tällaisten tilaisuuksien järjestämistä. Rajoittaminen on sinänsä perusteltua, koska kaikille avoimissa tiloissa muut käyttäjät voivat kokea yhden uskonnollisen tai poliittisen toimijan järjestämän tilaisuuden häiritsevänä. Erityisesti kirjastojen käyttäjät pitävät kirjastotilan neutraaliutta erittäin tärkeänä.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta toteaa, että poliittinen ja uskonnollinen toiminta ovat yleensä työryhmän laatimien periaatteiden alussa mainittua avoimeen osallistumiseen perustuvaa järjestö- tai kansalaistoimintaa. Niiden toiminta voi lisätä alueen osallistumismahdollisuuksia, yhteisöllisyyttä, viihtyisyyttä tai vetovoimaisuutta. Lautakunta esittää periaatteeseen tarkennusta, että yhden tai kahden toimijan järjestämät uskonnolliset tai poliittiset tilaisuudet ohjataan pääsääntöisesti muihin kuin kaikille avoimiin tiloihin tiloissa, joissa sellainen järjestely on mahdollista. Tällöin toiminta voi olla maksutonta. Näin menetellen kansalaisten harrastustoimintaa ja aktiviteetteja kohdellaan tasavertaisesti ilman että tilaisuuteen päätyy yleisöksi muitakin kuin sinne varta vasten saapuneita. Koska tilat ja tilaisuudet vaihtelevat, jää osa näistä tapauksista aina harkinnanvaraisiksi. Myös työryhmä tunnistaa harkinnanvaraisuuden periaatteissaan.

Linjaus tarkoittasi, että kaikille avoimissa tiloissa (kuten kirjastoissa) ei pääsääntöisesti järjestettäisi tilaisuuksia, joissa on kuultavana vain yksi tai kaksi uskonnollista tai poliittista näkökantaa.

Jatkotyössä pitää harkita, onko erillisen ohjeistuksen laatiminen vaalikampanjoinnin ajaksi tarpeellista.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta pitää tärkeänä työryhmän esitystä, että uudisrakennusten ja remonttien hankesuunnitelmissa otetaan huomioon myös asukaskäyttö ja niihin sisällytetään arvio käyttökulujen kasvusta. Talousraamia tulee vastaavasti kasvattaa. Työryhmä arvioi aivan oikein että palveluissa ei motivoiduta edistämään asukaskäyttöä, jos se aiheuttaa palveluille lisäkuluja ja –työtä mutta siihen ei saa lisäresursseja.

Käytön lisääntymisen aiheuttamia kustannuksia voidaan arvioida toteutuneiden remonttien ja uudisrakentamisten pohjalta. Toimialalla on tuoreita kokemuksia uusien tai remontoitujen tilojen vaikutuksesta käyttöön. Jos toiminnallisesti kiinnostavat tilat sijaitsevat helposti saavutettavissa paikoissa, voi käytön kasvu olla kymmeniä prosentteja tai enemmän. Uuden kaupunginmuseon avaaminen Aleksanterinkadulla lisäsi vuosittaista kävijämäärää yli 200 prosentilla ja vastaavasti ylläpitokustannuksia kuten valvontaa, siivousta ja siihen liittyvien tarvikkeiden menekkiä viitisenkymmentä prosenttia. Samantyyppisiä joskin loivempia kokemuksia on Maunula-talosta sekä remontoiduista Töölön ja Kallion kirjastoista. Toimialan seuraavan suuren hankkeen eli keskustakirjaston 28.1.2015 hyväksytyn hankesuunnitelman talousarviossa käytön aiheuttama kuluminen on otettu huomioon ja tulisi ottaa huomioon taloussuunnitelman 2019–21 valmistelussa.

Tilojen avoimuus ja asukaskäyttö tulee voida järjestää siten, että turvallisuusriskit minimoidaan.

Lisääntyvä käyttö työllistää myös henkilökuntaa erilaisina järjestelyinä, tarkistuksina ja käyttäjien tukemisena. Järjestelmät kuten Varaamo vähentävät rutiinityötä, samoin toiminnoiltaan tarpeeksi monipuoliset sähkölukot etenkin jos ne on yhdistetty Varaamo-järjestelmään. Nykyisissä tiloissa tarvitaan runsaasti tekniikkainvestointeja jotta lisääntyvästä tilojen käytöstä ei tule henkilökunnalle rasite. Nämä ratkaisut edistävät ja takaavat yleensä myös turvallisuutta, tai niihin voidaan yhdistää turvallisuutta lisääviä toimintoja. Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta kannattaa työryhmän esitystä talousarvion investointiosaan tehtävästä vuokravaikutuksettomasta koontihankkeesta, jolla tuotetaan tilojen asukaskäyttöä mahdollistavia teknisiä ratkaisuja.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta pitää työryhmän esityksen huomioita varaamisen oikeudellisista elementeistä osuvina. Varaajalle tulee varaamisprosessin osana syntyä selvä kuva tilankäytön vastuista ja velvoitteista.

Lausuntopyynnössä pyydetään arviota asukaskäytön kannalta relevanteista tiloista (kysymys 3). Kulttuuri- ja nuorisopalvelukokonaisuuksissa neliöitä on yhteensä 107 450 m². Esim. kirjastotiloja kaupungilla on yhteensä 36 875 m² ja nuorisotiloja 29 200 m². Arviolta 85-95% tiloista on yleisökäytössä. Näiden lisäksi työryhmän työn ulkopuolisia liikunnan tiloja on 180 992 m².

Toimialan eri palvelukokonaisuuksien ja palvelujen tilat ovat hyvinkin erilaisia asukaskäyttöön avaamisen kannalta (kysymys 2). Perustoiminnan luonteen lisäksi vaikuttaa mm. se, ovatko tilat omia vai vuokralla, aukioloaikojen pituus, sijainti kaupungissa ja onko tarjolla eristettäviä tiloja, mitä asukaskäyttö usein tarvitsee. Tarkemmat ehdot tulee määritellä tilatyyppikohtaisesti, melko usein myös tilakohtaisesti. Lausuntopyynnössä tarkoitetut toimialan asukaskäyttöön sopivat tilat on rakennettu kirjastoiksi, kulttuurikeskuksiksi, nuorisotiloiksi tai museoiksi.

Kirjastoissa monipuolinen asukaskäyttö on vakiintunutta. Niiden koko toiminta on rakennettu laajan avoimuuden pohjalle. Vuosittaisia kävijöitä Helsingin kirjastoissa on n. 6,3 miljoonaa. Kokoontumis- ja tapahtumatilojen lisäksi kirjastot tarjoavat mm. näyttelytilaa erilaisille harrastajille, keräilijöille ja muille ei-ammattimaisille taiteen ja kulttuurin toimijoille. Myös uusi kirjastolaki (1942/2016) velvoittaa yleisiä kirjastoja tarjoamaan tiloja oppimiseen, harrastamiseen, työskentelyyn ja kansalaistoimintaan. Kansallisesti vertailtuna kirjastotilaa on Helsingissä vähän: 58,70 m² asukasta kohden, kun Suomen keskiarvo on 91,43 m² (2016). Keskustakirjasto Oodin valmistuminen nostaa Helsingin keskiarvon noin 76 m²:in asukasta kohden. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kaupunkimme kirjastoissa on poikkeuksellisen pienet mahdollisuudet tarjota tilaa rajattuun käyttöön mikäli asukaskäyttötarve sellaista edellyttää.

Kirjastojen nykyinen hyvä turvallisuustilanne perustuu kirjastonkäytön pitkään perinteeseen Suomessa sekä käyttäjien keskinäiseen sosiaaliseen kontrolliin. Tilanne ei välttämättä ole pysyvä. Uusi kirjastolaki antaa kirjastoille mahdollisuuksia rajata häiriöitä. Joulukuussa 2018 avattavaan keskustakirjasto Oodiin suunnitellaan sen keskeisen sijainnin takia tavanomaista perusteellisempia turvatoimia. Oodin odotetaan nostavan kävijämäärää 1–1,5 miljoonalla vuodessa (nettolisäys).

Kulttuurikeskuksia on yhteensä seitsemän. Neljä niistä on alueellisia ja kaksi on tarkoitettu erityisryhmille. Monitoimijaiset alueelliset kulttuurikeskukset on rakennettu ensi sijassa tarjoamaan laadukkaita sisältöjä eri puolilla kaupunkia, jotta kaikki taide ja kulttuuri ei keskittyisi keskustaan. Kulttuurikeskuksissa on avarat aulatilat, esitystiloja, näyttelytiloja sekä kokous- ja/tai luokkatiloja. Samoissa rakennuksissa toimivat yleensä myös kirjasto, nuorisotila ja työväenopisto. Juuri valmistuvassa työryhmäselvityksessä suositellaan kulttuurikeskuksille jatkossakin niiden alkuperäistä, laadukkaisiin sisältöihin perustuvaa toimintamallia, joka on tutkitusti vaikuttavaa ja menestyksekästä. Ne toteuttavat osaltaan erinomaisesti kaupunkistrategian elävien kaupunginosien ja tapahtumakaupungin tavoitetta. Tämä valinta ei sulje pois asukastoimintaa mutta vaikuttaa sen reunaehtoihin kuten esitystilojen käytön priorisointiin. Seitsemäs kulttuurikeskus eli Savoy-teatteri on erikoistapaus: se toimii pitkälti kaupallisin periaattein ja sen tilat täyttyvät sekä ulkopuolisten että sen omista maksullisista tuotannoista.

Maunula-talo on suurelta osin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan käytössä, vaikka sen isäntäorganisaatio on työväenopisto ja se kuuluu siten kasvatuksen ja koulutuksen toimialaan. Se vertautuu lähinnä kulttuurikeskuksiin, mutta poikkeaa niistä perusajatukseltaan: Maunula-talo on rakentamisvaiheesta alkaen suunniteltu asukkaiden kanssa, joten se kuvaa tämän hetken asukaskäytön toiminnallisia tarpeita. Mm. kirjasto rakennettiin niin että sitä voi käyttää talon kaikkina aukioloaikoina vaikka henkilökuntaa ei olisi paikalla. Asukkaat ovat mukana talon hallinnossa ja tuottavat merkittävän osan esitystoiminnasta ja näyttelyistä.

Nuorisotilat ovat avoimia kuten kirjastotkin ja nuorisotilojen asukaskäyttö on laajaa. Tilojen maksuton käyttö on ollut jo pitkään laajaa ja tilojen lukitusta on viime vuosina uudistettu niin, että se palvelisi paremmin tilojen omaehtoista käyttöä. Tätä työtä sekä tilojen varauskäytäntöjen kehittämistä tulee jatkaa. Nuorisolain (1285/2016) yhtenä keskeisenä tavoitteena on edistää omaehtoista nuorisotoimintaa. Ts. toimintatilan tarjoaminen kansalaistoimijoille ja vapaille nuorten ryhmille kuuluu nuorisopalveluiden perustehtävään. Nuorisotilat on kalustettu ja varustettu ajatellen ensi sijassa nuoria kävijöitä. Osa tiloista on tarkoitettu erityiskäyttöön, mikä osin rajaa niiden yleistä kiinnostavuutta – hyvällä tilasuunnittelulla voidaan jatkossa parantaa tilojen monikäyttöisyyttä. Nuorisotilojen verkko kaupungissa on kattava ja pitää sisällään reilut 50 erilaista tilaa joka puolella kaupunkia. Osa tiloista on erittäin hyvällä käytöllä aamusta iltaan, mutta osan käytön tehokkuutta pystytään parantamaan. Useimmista muista kaupungin tiloista poiketen nuorisotilat ovat nuorisotyön omassa käytössä erityisesti iltaisin, joten niiden asukaskäyttöä voidaan lisätä erityisesti päiväsaikaan.

Museoiden asukaskäytölle on olennaisesti enemmän rajoituksia kuin edellä kuvatuissa tilatyypeissä. Sekä kulttuurihistorialliset että taidekokoelmat ovat arvokkaita, usein hauraita ja särkyviä. Kalleimpien taidenäyttelyjen valtiontakauksilla ja esinelainoilla muista museoista on vakiintuneet ehdot valvonnan järjestämisestä ja muusta turvallisuuden takaamista. Mahdollinen asukaskäyttö onkin suunniteltava näyttelyiden ja teosten turvallisuuden ehdoilla. Kyseeseen voivat tulla lähinnä kokoelmista ja näyttelyistä eristettävät kokous- ja aulatilat.

Toimialan tilojen varaaminen keskitetään Varaamo-verkkopalveluun. Siellä käytön erilaiset tilakohtaiset ehdot ja rajaukset voidaan toteuttaa niin että kunkin tilan asukaskäyttö on tarkoituksenmukaista. Käyttäjä etenee palvelussa kertomalla omista tarpeistaan, ja Varaamo tarjoaa vain tiloja, joiden käyttöoikeuksiin annetut tiedot sopivat.

Jotkut toimialan käyttämät tilat eivät sovi asukaskäyttöön käytännössä lainkaan. Kaupunginorkesteri on Musiikkitalossa vuokralaisena. Vuokrasopimuksen ehdot rajaavat asukaskäytön käytännössä ulos, koska toimistoaan lukuun ottamatta orkesteri vuokraa tiloja käyttöönsä vain tarvitessaan niitä.

Sosiaali- ja terveyslautakunta antoi kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon kaupungin tilojen asukaskäytön periaatteita käsittelevässä loppuraportissa esitetyistä ehdotuksista sekä kaupunginkanslian talous- ja suunnitteluosaston 8.2.2018 esittämistä kaupungin tilojen asukaskäyttöön liittyvistä kysymyksistä:

”Kaupunginjohtajan 19.4.2017 asettaman työryhmän tehtäväksiannon ulkopuolelle rajattiin sosiaali- ja terveystoimialan toimitilat ja kohteet.

Osaa sosiaali- ja terveystoimialan hallinnoimia tiloja voivat kuntalaiset ja kolmannen sektorin järjestöt ja yhdistykset varata maksuttomasti tai vuokrata pientä maksua vastaan. Tällaisia varattavia tai vuokrattavia tiloja ovat mm. asukastalot ja lähiöasemat, monipuolisten palvelukeskusten ja palvelukeskusten juhlasalit, auditoriot, luentosalit tai ryhmätilat ja matalan kynnyksen päivätoimintapaikat kuten Symppikset. Sairaaloiden, terveysasemien, virastotalojen tai palvelukeskusten (esim. Kalasataman terveys- ja hyvinvointikeskus) kokous- tai muut tilat eivät pääsääntöisesti ole sosiaali- ja terveystoimialan ulkopuolisten toimijoiden tai yksityishenkilöiden varattavissa tai vuokrattavissa. Eri järjestöjen toiminta Kalasataman terveys- ja hyvinvointikeskuksessa ja Itäkadun perhekeskuksessa perustuu suulliseen yhteistyösopimukseen ja kumppanuuteen. Järjestöt toimivat tiloissa niiden aukioloaikoina, eikä niiden käytöstä näissä tapauksissa peritä vuokraa.

Toimialan tila- ja tapauskohtainen harkinta tilojen vuokrauksen maksuttomuudesta tai maksullisuudesta perustuu vuoden 2015 ohjeeseen (sosiaali- ja terveysvirasto, PYSY110 8.1.2015). Tila- ja tapauskohtaista harkintaa tehdään niissä toimipisteissä, missä kuntalaisilla, järjestötoimijoilla tai muilla ulkopuolisilla toimijoilla on mahdollisuus varata tai vuokrata tiloja tilapäiseen käyttöön. Tilojen luovuttamisesta tilapäiseen ulkopuoliseen käyttöön ja käyttömaksujen perimisen tai perimättä jättämisen osalta päättää kunkin yksikön esimies oman esimiehensä suostumuksella siten kun pysyohjeessa on määritelty.

Asukastalojen tilojen liittäminen Varaamo-palveluun on mahdollista. Muita sosiaali- ja terveystoimialan toimitiloja ei kannata keskittää Varaamo-palveluun, koska sosiaali- ja terveystoimialan tiloissa tehdään pääasiassa potilas- ja asiakastyötä tai ne ovat erityisasumisen kohteita kuten palvelutalot, ryhmäkodit, lastenkodit ja tukikodit, joiden tilat edellyttävät erityisiä turvallisuus- ja vahtimestaripalveluita, salassapitovelvollisuuksien noudattamista sekä asettaa kulunvalvonnalle ja lukitukselle erityisvaatimuksia. Maakunta- ja sote -uudistuksen toteutuessa vuonna 2020 sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestäminen ja tuottaminen siirtyvät maakunnan vastuulle, ja maakunta vuokraa tilat.

Toimitilojen ulkopuolisesta käytöstä koituu toimialalle kustannuksia mm. siivouksesta ja ylläpidosta, turvallisuus ja vahtimestaripalveluista tai toimipisteen itse järjestämän valvonnan palkkakustannuksista, irtaimiston ja kalusteiden kulumisesta tai rikkoutumisesta sekä esitysteknisten järjestelmien huolloista tai uusimisesta. Kulunvalvonnan osalta voi aiheutua hälytyskustannuksia tai avaimia tai lukituksia voidaan joutua uusimaan.

Nyt kustannukset kohdentuvat varaus- tai vuokraustoimintaa harjoittavalle toimipisteelle. Talousarviossa voisi olla kaupunkitasoinen talousarviotili, jonne budjetoitaisiin yllä mainittuja käytöstä johtuneita kustannuksia varten rahaa keskitetysti, jonne kustannuksia voitaisiin kohdentaa eikä ne jäisi toimialan yksittäisen toimipisteen kustannuksiksi. Tämä voisi edistää tilojen tilapäistä käyttöä.

Edellä olevissa kappaleissa on viitattu niihin toimipisteisiin, joissa tilojen tilapäinen käyttö on mahdollista tällä hetkellä eli asukastalot (10 kpl), monipuoliset palvelukeskukset ja palvelukeskukset (17 kpl) ja matalan kynnyksen päivätoimintapaikat (2 kpl).”