Suurtapahtumatyöryhmän asettaminen

Kansliapäällikkö päätti asettaa suurtapahtumien koordinaatioryhmän, jonka tehtävänä on Helsingissä järjestettävien, kaupungin omien ja ulkopuolisten toimijoiden suurtapahtumien sekä muiden kaupungin strategian kannalta keskeisten tapahtumien koordinaatio, päätöksenteon vauhdittaminen, sisäisen tiedonkulun varmistaminen sekä kaupunkistrategian tavoitteiden jalkautuminen tapahtumien toteuttamisen kautta.

Tavoitteena on, että koordinaatioryhmän työskentelyn kautta Helsingistä muodostuu entistä merkittävämpi tapahtumakaupunki, tapahtumien toteuttaminen Helsingissä on tuloksellisempaa ja monimuotoisempaa, kaupungilla on hyvä ja toimiva rooli eri tapahtumatahojen kanssa ja Helsingin tapahtumiin liittyvät palvelut ovat tarkoituksenmukaisella tavalla järjestetyt. Keskeisin tavoite on tapahtumatoiminnan kautta tukea kaupunkistrategian tavoitteiden toteutumista.

Koordinaatioryhmän jäsenet ovat:

Työryhmän toimikausi on nykyinen valtuustokausi.

Työryhmään nimettävät jäsenet on valittu asemansa ja asiantuntemuksensa perusteella.

Tapahtumat ovat keskeisessä roolissa Helsingin uudessa kaupunkistrategiassa. Kaupungissa järjestetään lukuisia merkittäviä tapahtumia suurkonserteista urheilutapahtumiin ja messuista konferensseihin erilaisten ulkopuolisten tapahtumajärjestäjien toimesta. Lisäksi Helsingin kaupunki järjestää tapahtumia eri muodoissa kansainvälisistä yhteistuotannoista ilmaisiin kaupunkitapahtumiin. Tapahtumilla on merkittäviä elinkeinopoliittisia vaikutuksia, mutta ne ovat myös keskeinen osa kaupungin vetovoiman ja maineen rakentamista, sekä viihtyisyyden luomista niin kaupunkilaisille kuin vierailijoille.

Kaupunkistrategian mukaan Helsinki on monipuolinen ja kansainvälisesti vetovoimainen kulttuuri-, urheilu- ja tapahtumakaupunki. Helsinki vauhdittaa toteuttamiskelpoisten suurhankkeiden etenemistä ja panostaa kulttuurin ja urheilun suurtapahtumien sekä kongressien houkutteluun ja luomiseen. Helsinki nopeuttaa omaa päätöksenteko-, ennakointi- ja reagointikykyään ja pyrkii hallittuun rytminmuutokseen omassa tekemisessään. Päätöksentekomalleja ja palveluprosesseja tehostetaan ja byrokratiaa kevennetään. Huippulaatuinen ja helposti saavutettava kulttuuri sekä urheilutapahtumat tuovat ihmisiä yhteen ja lisäävät keskinäistä ymmärrystä.

Kaupungin oma tapahtumatoiminta on jakaantunut tällä hetkellä useisiin eri yksiköihin. Elinkeino-osaston kaupunkimarkkinoinnin yksikössä tuotetaan suurtapahtumia ja kumppanuustapahtumia. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla tuotetaan sekä kulttuuri- että urheilutapahtumia. Helsingin kaupungin omia, toistuvia tapahtumia tuotetaan tällä hetkellä pitkälti Helsinki Marketingissa, mutta ne on tarkoitus siirtää uuteen Helsingin tapahtumasäätiöön ensi vuoden aikana. Näiden lisäksi tapahtumia tuotetaan myös mm. Torikortteleissa / Helsingin Leijona Oy:ssä. Kaupungille on palkattu syksyllä 2018 yhteysjohtaja, jonka yhtenä vastuualueena on suurtapahtumat.

Ulkopuolisten järjestäjien tapahtumien suhteen kaupungin yhteistyö on monimuotoista: taloudellisesta tuesta yhteismarkkinointiin, tapahtumapaikkayhteistyöhön ja kansainväliseen yhteistyöhön. Pienempienkin tapahtumien kohdalla kaupungin rooli on monesti kriittinen. Tapahtumien järjestäjät ovat riippuvaisia kaupungin tapahtumapaikoista, lupakäytännöistä ja infrastruktuurista. Näiden toimintojen jatkuva kehittäminen on yksi kaupunkistrategian onnistumisen avainkohtia. Lisäksi kaupunki osallistuu huomattavalla panoksella useiden strategisesti tärkeiden ulkopuolisten tapahtumien tuotantoon, kuten Slush ja Pride. Kaupungin tavoitteena on myös tukea ja rohkaista kaupunkilaisista lähtöisin olevaa tapahtumatoimintaa, kuten Ravintolapäivä-tyyppisten toimintamallien kehittymistä.

Suurtapahtumien koordinaatioryhmän tavoitteena on tuoda tapahtumiin liittyvä tieto ja ymmärrys yhteen, varmistaa tapahtumien tarkoituksenmukaisuus suhteessa kaupunkistrategiaan ja huolehtia synergiaetujen toteutumisesta. Erityisesti huomattavien suurtapahtumien osalta koordinaatioryhmä pyrkii lisäksi tunnistamaan mahdollisuuksia ja poistamaan esteitä onnistuneiden toteutusten tieltä sekä kehittämään kaupungin palveluhenkisyyttä suhteessa alan toimijoihin.

Kaupungille on tärkeää koordinoida omia tavoitteitaan ja toimintojaan suhteessa suurtapahtumien ja tapahtumien edistämiseen ja varmistaa kaupunkistrategian kirjausten toteutuminen hankkeissa. Suurtapahtumien tulee sekä suunnittelun että toteutuksen osalta toteuttaa tavoitetta maailman toimivimmasta kaupungista. Tapahtumien koordinoinnin kautta toteutetaan strategista tavoitetta kaupungin toimintakulttuurin muutoksesta.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 4 kohdan mukaan kansliapäällikön toimivaltaan kuuluu kahta tai useampaa toimialaa käsittelevien työryhmien asettaminen.

Koordinaatioryhmän jäsenistä kaupunginkanslian viestintäjohtaja ja tapahtumasäätiön toimitusjohtaja ovat uusia tehtäviä, joihin liittyvä valinta- ja valmisteluprosessi on kesken. Tehtäviin valittavat henkilöt tulevat koordinaatioryhmän jäseniksi siitä alkaen, kun he ottavat tehtävät vastaan.