Toimialan hallinnon tietosuojan vastuuhenkilöiden nimeäminen

Toimialajohtaja päätti vahvistaa tietosuojan vastuu- ja yhteyshenkilöiden tehtävät ja vastuut seuraavasti:

Vastuuhenkilöiden tehtävät ja vastuu

Rekisterinpitäjänä toimiva toimialajohtaja tai palvelukokonaisuuden johtaja nimeää päätöksellään henkilörekisterien vastuuhenkilöt.

Vastuuhenkilön tehtäviin ja vastuuseen sisältyvät:

- Huolehtii rekisteritoimintojen suunnittelusta ja toteutuksesta, kuten rekisteriselosteiden laatimisesta, hyväksymisestä ja ajantasaisuudesta.

- Huolehtii, että työntekijöillä on oikeat käyttöoikeudet työssä tarvittaviin henkilötietoihin.

- Huolehtii rekisteröityjen tietopyyntöihin vastaamisesta lain edellyttämässä 1 kuukauden määräajassa ja oikeiden tietojen luovuttamisesta.

- Ilmoittaa rekisteröidyille, mikäli heillä ei ole oikeutta tutustua heistä kerättyihin tietoihin.

- Huolehtii rekisteröityjen tiedonoikaisuvaatimusten toteuttamisesta.

- Antaa kirjallisen todistuksen rekisteröidyille, jos heidän vaatimustaan tiedon oikaisemisesta ei hyväksytä.

- Huolehtii rekisteröityjen muiden oikeuksien toteuttamisesta silloin, kun laki sitä edellyttää (esim. oikeus tietojen poistamiseen suostumukseen perustuvassa tietojenkäsittelyssä).

- Vastaa sitä, että työntekijät käyvät tietosuojakoulutuksen ja uudet työntekijät perehdytetään tietosuojaan.

Yhteyshenkilöiden tehtävät ja vastuu

Henkilörekisterien vastuuhenkilöt nimeävät päätöksellään kullekin rekisterille yhteyshenkilön.

Yhteyshenkilö on henkilö, joka ottaa vastaan tietopyynnöt ja tiedon korjaamisvaatimukset. Hän myös kerää tiedot ja toimittaa ne rekisterin vastuuhenkilölle. Yhteyshenkilön kohdalle merkitään vain tehtävänimike, ei henkilöä.

Yhteyshenkilöiden tehtäviin ja vastuuseen sisältyvät:

- Kerää rekisteröidyn pyynnöstä häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä ja toimittaa ne vastuuhenkilölle edelleen lähetettäväksi rekisteröidylle.

- Ottaa vastaan rekisteröidyn tiedon korjaamisvaatimuksen ja toimittaa ne vastuuhenkilölle.

- Vastuuhenkilön pyynnöstä toteuttaa korjauksen henkilötietoihin tai niiden poistamisen rekisteristä.

- Jos rekisterinpito on siirretty organisaation ulkopuoliselle toimijalle, yhteyshenkilö siirtää saamansa tietopyynnön tälle.

Rekisterinpitäjä nimeää kullekin henkilörekisterille yhteyshenkilön vastuuhenkilön esityksestä.

Toimialan tietosuojan vastuuhenkilön ja tietoturvapäällikön tulee järjestää rekisterinpitäjille, nimettäville tietosuojan vastuuhenkilöille ja yhteyshenkilöille perehdytys- ja koulutustilaisuudet palvelukokonaisuuksittain toukokuussa 2018.

Kulttuurin ja vapaa-ajan lautakunta on päätöksellään 27.3.2018 delegoinut rekisterinpitäjän valtuudet toimialajohtajalle, siltä osin kuin rekisterin tiedot koskevat koko toimialaa tai useampia kuin yhtä palvelukokonaisuutta, ja palvelukokonaisuuden johtajalle, siltä osin kuin rekisterin tiedot koskevat yhtä palvelukokonaisuutta.

Kaupungin kukin toimiala määrittelee tietosuojan vastuu- ja yhteyshenkilöiden tehtävät ja vastuut erikseen. Kaupunki ei tee määrittelyjä keskitetysti.