Hankinta, unitit, Haartmaninkatu 1

Toimialajohtaja päätti hyväksyä Haartmaninkatu 1:en (H 1) hammashoitolan hammashoitoyksiköiden ja potilastuolien hankinnoissa:

1. Kohderyhmään 1 (ja 2) ”Lattiakiinnitteinen hammashoitoyksikkö potilastuolilla” Hammasväline Oy:n tarjouksen 51100 Intego Sirona- merkkisistä hammashoitoyksiköistä ja 51100 Intego Sirona-merkkisistä potilastuoleista

2. Kohderyhmään 3 (ja 4) “Lattiakiinnitteinen hammashoitoyksikkö liikuteltavalla potilastuolilla” Dental Systems Oy:n tarjouksen FD8000 Q2-merkkisistä hammashoitoyksiköistä ja FD5000 potilastuoleista.

Helsingin kaupunkia ja toimittajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi. Hankinnasta tehdään toimittajalle erillinen tilaus.

Hankinnan arvo elinkaarikustannukset mukaan lukien on kohderyhmä 1:ssä 787 534,80 euroa (alv 0 %) ja kohderyhmä 3:ssa 119 831,60 euroa (alv 0 %). Hankinnan kokonaisarvo on elinkaarikustannukset mukaan lukien 907 366,40 euroa (alv 0 %).

Hankintamenettely ja valintaperusteet

Suun terveydenhuollolla on voimassaoleva puitesopimusjärjestely (HEL 2016- 011523) kuuden (6) toimittajan kanssa. Hankinta toteutettiin rajoitetulla menettelyllä, ns. minikilpailutuksena puitesopimustoimittajien kesken.

Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo oli 100 %. Vertailuhinnat muodostuivat potilastuolien, hammashoitoyksiköiden ja niihin liittyvien lisälaitteiden hinnoista sekä hammashoitoyksiköiden elinkaarikustannuksista.

Lisäksi valintoihin vaikutti H1: een siirtyvien toimintojen henkilökunnasta koottujen käyttäjätyöryhmien arvio hammashoitoyksiköille asetettujen vaatimusten toteutumisesta ja hammashoitoyksiköiden soveltuvuudesta H1:n hammashoitolan toimintaan. Henkilökunnan arvion perusteella hammashoitoyksiköt joko hyväksyttiin mukaan hintavertailuun tai hylättiin, jolloin niitä ei otettu mukaan hintavertailuun. Henkilökunnasta oli muodostettu kaksi eri käyttäjätyöryhmää, joista toinen arvioi lattiakiinnitteiset hoitokoneet potilastuolilla ja toinen hammashoitoyksiköt liikuteltavalla potilastuolilla Käyttäjätyöryhmät kävivät arvioimassa (tarjouspyynnön mukaisesti) kohderyhmä 1 ja 2:ssä vertailuhinnan perusteella kolmen edullisimman tarjoajan hammashoitoyksiköt. Kohderyhmä 3 ja 4:ssa oli kaksi tarjoajaa ja käyttäjätyöryhmä arvio molempien tarjoajien hammashoitoyksiköt ja potilastuolit.

Tarjouspyyntö

Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajalle, tarjoukselle, sen sisällölle ja hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyyntö on lähetetty puitejärjestelyssä mukana oleville toimittajille 17.4.2019 tarjouspalvelu.fi kautta. Tarjouspyynnön rakenteeseen tehtiin tekninen korjaus ja korjattu tarjouspyyntö lähetettiin tarjoajille 18.4.2019. Tarjouspyyntöä korjattiin 13.5.2019 ja korjattu tarjouspyyntö lähetettiin 13.5.2019 tarjoajille.

Lisätietokysymykset hankintaan tuli esittää 2.5.2019 mennessä. Korjatun tarjouspyynnön vuoksi lisätietokysymysten esittämisen määräaikaa jatkettiin 15.5.2019 saakka. Kaikkiin saapuneisiin kysymyksiin vastattiin 13.5.2019 mennessä.

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 20.5.2019.Korjatun tarjouspyynnön vuoksi tarjousten jättöaikaa pidennettiin 23.5.2019 saakka.

Tarjouspyyntö oli jaettu neljään osioon siten, että kohdissa 1 ja 3 olivat vaatimukset tarjotuille hammashoitoyksiköille, potilastuoleille ja lisävarusteilla ja kohdissa 2 ja 4 annettiin hinnat tarjotuille tuotteille.

Osatarjoukset tarjouspyynnön sisällä hyväksyttiin siten, että tarjoaja pystyi jättämään tarjouksen vain kohderyhmiin 1 ja 2 tai vain kohderyhmiin 3 ja 4. Osatarjouksia kokonaisuuksien ja kohderyhmien sisällä ei hyväksytty.

Määräaikaan mennessä tarjouksensa kohderyhmä 1 ja 2:een jättivät seuraavat kuusi tarjoajaa:

- Fimet Oy

- Flinno Oy

- Dental Systems Oy

- Hammasväline Oy

- JH Hammastuote Oy

- Plandent Oy

Määräaikaan mennessä kohderyhmä 3 ja 4:een tarjouksensa jättivät seuraavat kaksi tarjoajaa:

- Dental Systems Oy

- Plandet Oy

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Suun terveydenhuolto on tarkastanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.

Käyttäjätyöryhmä ja arviointi hammashoitoyksiköstä; kohderyhmät 1 ja 2

Suun terveydenhuollon vastaava hammaslääkäri ja käyttäjäryhmä ovat käyneet 13.6.2019 tutustumassa ja arvioimassa (tarjouspyynnön mukaisesti) kolme eniten vertailupisteitä saanutta hammashoitoyksikköä.

Kohderyhmä 1 ja 2:en käyttäjäryhmässä oli yhteensä 7 henkilöä: 1 erikoishammaslääkäri,1 hammaslääkäri,1 suuhygienisti ja 4 hammashoitajaa. Jokainen arvioi itsenäisesti hoitokoneen arvioitavat ominaisuudet. Käyttäjäryhmän jäsenten arvioista laskettiin arvioiduista ominaisuuksista kohdittain keskiarvo. Tarjouspyynnössä oli kerrottu, että mikäli käyttäjätyöryhmän antamien pisteiden keskiarvo jää jossakin / joissakin arvioitavissa ominaisuuksissa alle 2,5, niin tarjottu hammashoitoyksikkö katsotaan laadullisesti sellaiseksi, että sitä ei oteta mukaan hintavertailuun.

Valittu toimittaja Hammasväline Oy

Hammasväline Oy:n tarjoama hammashoitoyksikkö ja potilastuoli täyttävät vaatimukset ja työryhmän arvioinneissa jokaisen arvioidun ja pisteytetyn ominaisuuden pisteiden keskiarvo oli yli 2,5.

Hylkäyksen perusteet Fimet Oy

Fimet Oy:n tarjoama F1 City -merkkinen hammashoitoyksikkö ja F1 Classic-merkkinen potilastuoli hylätään, koska työryhmän arvion mukaan vaatimukset jalkakytkimen ergonomiasta eivät kaikilta osin täyttyneet. Työryhmän antamista pisteistä laskettu keskiarvo jalkakytkimen ergonomisuudesta oli 2,29.

Työryhmän sanalliset perusteet Fimet Oy:n hylkäämiselle olivat:

Jalkapoljin vaatii useita painalluksia, eikä nappuloissa lue mistä mitäkin tapahtuu esim. vesikierrokset. Ergonomisesti polkimen pitäisi toimia painamalla kytkintä eikä kääntämällä. Jalkakytkin on aika painava. Toimii sivusuuntaisesti työntämällä. Alaspäin jalalla painaen olisi ergonomisempi. Ei ole riittävän herkkä. Polkiessa joutuu kiertämään jalkaterää ja nilkkaa, mikä on pidemmän päälle epäergonomista. Asetusten vaihtaminen jähmeää, pitää polkea melko kovaa. Hyvää on, että poljin ei "karkaa" jalan alta. Polkimeen osuu helposti vahingossa, jolloin joko tuoli liikkuu tai pora käynnistyy vahingossa. Joutuu tekemään jalan kiertoliikkeen poljinta käytettäessä.

Hylkäyksen perusteet JH Hammastuote Oy

Työryhmän arvioiden perusteella JH Hammastuote Oy:n tarjoama SternWeber P300 – potilastuoli ja Stern Weber S220-hammashoitoyksikkö hylätään. Hammashoitoyksikön ergonomisuudessa oli arviointityöryhmän arvioiden perusteella paljon puutteita ja ergonomialle asetetut vaatimukset eivät kaikilta osin täyttyneet. Tarjouspyynnön liitteenä olleen työryhmän arviointikaavakkeen mukaisesti tehdyn arvioinnin perusteella sanalliset perustelut ja annetut pisteet Stern Weber S220-hammashoitoyksikölle olivat:

Arvioinnin kohta 2. Potilastuolin asentosäädöt mahdollistavat myös pitkän henkilön ergonomisen seisomatyöskentelyn. Arviointityöryhmän antamien pisteiden keskiarvo kohdan 2 mukaisista ominaisuuksista ja niiden toteutumisesta oli 1,86.

Sanalliset perusteet arvioidulle kohdalle 2:

Hoitotarjotin jää huonoon paikkaan, tuolia pitäisi saada hieman ylemmäs. Seisoessa instrumenttisilta jää korkealle, joten silloin tapahtuu olkapään nousemista, mikä on ergonomisesti todella huonoa. Tarjotin on hyvin kaukana instrumenttisillasta (ilmeisesti kuitenkin vaihdettavissa lyhyempää), tuoli ei nouse tarpeeksi ylös eikä instrumenttisilta nouse tarpeeksi ylös. Ongelma, jos on kookas, rintava potilas. Potilastuoli ei nouse tarpeeksi ylös, instrumenttisiltaa ei saada optimaaliseen työskentelyasentoon, vaan se jää liian korkealle, tarjotin tulee liian lähelle potilaan rintaa. Tarjottimen ja instrumentti sillan väli on liian suuri, jolloin olkapää rasittuu.

Arvioinnin kohta 4. Jalkakytkin on ergonominen käyttää. Arviointityöryhmän antamien pisteiden keskiarvo kohdan 4 mukaisista ominaisuuksista ja niiden toteutumisesta oli 1,71.

Sanalliset perusteet arvioidulle kohdalle 4:

Huono ja epäselvä jalkakytkin. Käytetään sivusuuntaisesti eikä sivuttaissuuntainen liike ei ole ergonominen. Vaikka pedaalin voisi ohjelmoida alaspäin painettavaksi, niin pedaaliosa on todella pieni ja vaikea löytää. Jalkakytkin painava ja jäykkä sekä liian suurikokoinen, käyttö hankalaa, kun työparin jalat selkänojan alla, ei ergonomiaa. Jalkakytkin liukuu pakoon. Kytkin on liian korkea, vaatii tasapainoilua käyttää kytkintä. Kytkin on melko raskas, myös painikkeiden käyttö vaatii harjaantuneisuutta, ei ota kosketusta kevyesti vastaan. Painikkeiden opastekuvat ovat epäselvät, eivät itsestään selvät, ei ergonominen, jalkakytkin liian korkea, ei helppokäyttöinen.

Arvioinnin kohta 6.Hammashoitoyksikkö on ergonomiseen nelikäsityöskentelyyn soveltuva. Arviointityöryhmän antamien pisteiden keskiarvo kohdan 6 mukaisista ominaisuuksista ja niiden toteutumisesta oli 1,86.

Sanalliset perusteet arvioidulle kohdalle 6:

Valo on liian pieni pinta-alaltaan. Sivusuuntainen liike poran käyttöön ei ole ergonominen. Instrumenttisilta jää liian ylös, ei pysty työskentelemään ergonomisesti. Doriovarret tulevat liian korkealta, ovat jäykät eikä niitä saa säädettyä. Tarjotin on hyvin kaukana instrumenttisillasta (ilmeisesti kuitenkin vaihdettavissa lyhyempään), tuoli ei nouse tarpeeksi ylös eikä instrumenttisilta nouse tarpeeksi ylös. Varsinkin ongelma jos on kookas, rintava potilas. Tarjotin ei lukitu, vaatii tasamittaisen työparin, tarjotinpöytä ei lukitu, hml ja hh jalat eivät mahdu hyvin tuolin alle paitsi, jos työpari on saman mittainen.

Arvioinnin kohta 7. Hammashoitoyksikkö on ergonomiseen yksintyöskentelyyn soveltuva. Arviointityöryhmän antamien pisteiden keskiarvo kohdan 7 mukaisista ominaisuuksista ja niiden toteutumisesta oli 1,86.

Sanalliset perusteet arvioidulle kohdalle 7:

Jalkakytkin ei ole hyvä. Liian pieni pedaali ja huonoa se, että tulee sivuttaisliike alaspäin painettavan tason sijaan. Instrumenttisilta sekä doriovarret raskaasti liikkuvat ja jäykät. Instrumenttisilta jää liian ylös ja on korkealla, joten olkapää nousee, kun ottaa doriovarren. Instrumenttitarjotin liukuu, ei lukitu, turvallisuusriski.

Arvioinnin kohta 9. Potilastuoli on ergonominen ja mukava myös tuolissa makaavan henkilön kannalta ja mahdollistaa pitkienkin hoitojen toteuttamisen. Arviointityöryhmän antamien pisteiden keskiarvo kohdan 9 mukaisista ominaisuuksista ja niiden toteutumisesta oli 2,43.

Sanalliset perusteet arvioidulle kohdalle 9:

Yläselkäosa on liian pieni. Valuin pois potilastuolista. Valo osuu häiritsevästi potilaan silmiin, vaikka himmentää valoa. Valo on myös pinta-alaltaan liian pieni, oli vaikea saada osumaan potilaana suun alueelle. Tarjotinpöytä liian lähellä potilasta, varsinkin isolla tarjottimella. Isompirintainen ihminen ei mahdu tuoliin niin, että ergonomia ei kärsi. Niskatuki jäykähkö, kova. Tuoli on kova ja niskatuen säätö on hankalaa- vain yksi pieni nappi toisella puolella niskatukea. Potilaskahvat ovat kaukana. Tuoli oli epämukava ja kova.

Arvioinnin kohta 11. Hoitoyksikön laiteletkut on ergonomisesti käytettävissä hoitoyksikön ollessa työskentelyasennossa (instrumenttisillan sijaitessa potilaan rintakehän yläpuolella). Arviointityöryhmän antamien pisteiden keskiarvo kohdan 11 mukaisista ominaisuuksista ja niiden toteutumisesta oli 1,86.

Sanalliset perusteet arvioidulle kohdalle 11:

Hoitotarjotin on pitkällä varrella liian jäykkä ja instrumenttisilta sijoittuu liian ylös. Lyhyellä tarjottimen varrella taas porat roikkuvat tarjottimen päällä. Letkut ovat jäykät, liikkuvat jähmeästi ja tuntuvat liian raskaalta. Jäävät liian korkealle, doriovarsien lukitus liian jäykkä, ei palaudu helposti. Tarjotin on liian lähellä asiakasta. Kulmakappaleet ovat liian korkealla.

Käyttäjätyöryhmä ja arviointi hammashoitoyksiköstä; kohderyhmät 3 ja 4

Kohderyhmä 3 ja 4:en arviointityöryhmässä oli yhteensä 4 henkilöä H 1:een siirtyvien toimintojen henkilökuntaa: 1 erikoishammaslääkäri, 1 suuhygienisti ja 2 hammashoitajaa. Jokainen arvioi itsenäisesti hoitokoneen arvioitavat ominaisuudet. Työryhmän jäsenten arvioista laskettiin kohdittain keskiarvo, jonka perusteella työryhmän kanta arvioitavista ominaisuuksista määräytyi.

Molemmat tarjotut hoitoyksiköt ja tuolit täyttivät vaaditut ominaisuudet ja pääsivät mukaan hintavertailuun.

Valinta

Suun terveydenhuollon hankintatyöryhmä ja hankintapalvelut ovat 17.6.2019 käsitelleet hankintaan saatuja tarjouksia, tarjouksista tehtyä vertailua ja käyttäjätyöryhmien arviointeja.

Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman hammashoitoyksikön tarjosi kohderyhmiin 1 ja 2 Hammasväline Oy vertailuhinnalla 787 534,80 euroa (alv 0 %) ja vertailupisteillä 100.

Kohderyhmiin 3 ja 4 kokonaistaloudellisesti edullisimman hammashoitoyksikön tarjosi Dental Systems Oy vertailuhinnalla 119 831,60 (alv 0 %) ja vertailupisteillä 100.

Tarjousten vertailu on tämän päätöksen liitteenä (liite 1) olevassa vertailutaulukossa. Vertailutaulukosta on poistettu työryhmän arvioinnin perusteella hylätyt Fimet Oy ja JH Hammastuote Oy.