Tilaperiaatteet, Kaupungintalo

Pormestari päätti vahvistaa kaupungintalokorttelin kokoontumistiloille seuraavat periaatteet ja liitteestä 1 ilmenevät varausoikeudet:

Kaupungintalokorttelin (jäljempänä kaupungintalon) kokous- ja edustustilat on ensisijaisesti tarkoitettu kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, pormestarikunnan ja kaupunginkanslian käyttöön.

Kokoustilat

Kaupungintalon kokoustilojen käyttö edellyttää, että kokouksessa on puheenjohtajana tai vastaavassa ominaisuudessa pormestarikunnan tai kaupunginkanslian edustaja. Lisäksi valtuustoryhmät kokoontuvat ryhmähuoneissa. Kokoustilat voi edellä mainittujen ehtojen täyttyessä varata henkilö, jolla on käyttöoikeus sähköiseen huonevarausjärjestelmään.

Edustustilat

Kaupungintalon edustustilojen käyttö edellyttää, että tilaisuutta emännöi / isännöi pormestarikunnan tai kaupunginkanslian ylimmän johdon edustaja. Toisen kerroksen vastaanottotilan varausoikeus on pormestarin sihteerillä. Juhlasalin varausoikeus on protokolla ja vieraanvaraisuus -tiimillä ja pormestarin sihteerillä. Empiresalia ja suurta ruokasalia voivat edellisten lisäksi varata apulaispormestareiden ja kansliapäällikön sihteerit.

Juhlasalin yhteydessä olevia kabinetteja voi käyttää kokoustilana myös muu kaupunginkanslian henkilökunta. Kabinettien varausoikeus on edellä mainittujen edustustilavaraajien lisäksi kaupunginkanslian osastopäälliköiden sihteereillä.

Kaupunginvaltuuston istuntosali

Kaupunginvaltuuston istuntosalin ja ravintolan varaukset hoitaa hallinto-osasto. Lisäksi tilojen varausoikeus on pormestarin sihteerillä ja protokolla ja vieraanvaraisuus -tiimillä.

Kaupungintalon aula

Kaupungintalon aulan varaukset hoitaa viestintäosasto erillisen ohjeistuksen mukaisesti. Tilan varausoikeus on myös pormestarin sihteerillä.

Tilan luovuttaminen toimialan, viraston tai liikelaitoksen käyttöön

Toimialat, virastot ja liikelaitokset voivat hyödyntää kaupungintalon edustustiloja ja kaupunginvaltuuston istuntosalia merkittäviksi arvioimiensa tilaisuuksien osalta. Varauspyyntö tehdään edustustilojen osalta protokolla ja vieraanvaraisuus -tiimille ja kaupunginvaltuuston istuntosalin osalta hallinto-osastolle, jotka arvioivat luovutuksen perusteet ja tekevät tarvittavat varaukset huonevarausjärjestelmään. Järjestävän yksikön tulee poikkeuksetta huolehtia siitä, että tilaisuudessa on läsnä riittävästi omaa henkilökuntaa ja että tilaisuudesta on kuvaus ja riittävät tiedot osana varausta.

Tilan luovuttaminen kaupungin ulkopuoliselle toimijalle

Kaupungintalon tila voidaan poikkeustapauksessa pormestarin päätöksellä luovuttaa myös ulkopuoliseen käyttöön. Tilaisuuden sisällön on tällöin liityttävä kaupungin strategiaan tai edistettävä kaupungin omia toimintatavoitteita. Ulkopuolisen järjestäjän tilaisuus ei voi olla maksullinen. Tilaisuuksien järjestäminen kaupungintalossa on mahdollista arkipäivisin kaupungintalon aukioloaikoina. Viikonloppuisin kaupunki luovuttaa tiloja ulkopuolisten toimijoiden käyttöön vain erityisen perustellusta syystä ja tilaisuuksista aiheutuvat lisäkulut laskutetaan lähtökohtaisesti järjestäjältä. Ulkopuolisten järjestämissä tilaisuuksissa tulee olla läsnä kaupungin edustaja, joka tilaisuuden alussa esittää kaupungin tervehdyspuheenvuoron, mikäli sellainen soveltuu tilaisuuden luonteeseen. Järjestäjä sitoutuu noudattamaan saamiaan tilojen käyttöä koskevia ohjeita.

Kaupungintalon tilankäytön koordinaatio

Viestintäosaston protokolla ja vieraanvaraisuus -tiimillä on kaupungintalon edustustiloissa pidettävien tilaisuuksien osalta kokonaisseurantavastuu.

Hallinto-osaston virastopalvelu toimii huonevarausjärjestelmän pääkäyttäjänä ja valvoo myönnettäviä käyttöoikeuksia.