Hankinta, vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankinta
Vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankinta, palveluntuottajan valinta
Päätös
Tietohallintopäällikkö päätti hyväksyä Visma Tampuuri Oy:n kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen ja allekirjoittaa sopimuksen vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmän toimittamisesta arvonlisäverottomaan hintaan 251 500 euroa sekä käyttöoikeuksista arvonlisäverottomaan kuukausihintaan 8 344 euroa. Sopimukseen sisältyy yksikköhintaisia lisäpalveluita, joiden arvonlisäverottoman arvon arvioidaan olevan yhteensä 150 000 euroa. Lisäpalvelut ovat hankinnan toimitushintaan kuulumattomia kehitystöitä.
Järjestelmän kilpailutukseen on sisältynyt myös muun muassa energianseurantaan ja huoltokirjaan liittyvä optio, jonka kokonaistoimituksen arvonlisäveroton arvo on 10 000 euroa ja käyttöoikeuksien arvonlisäveroton arvo on 429 euroa kuukaudessa. Option käyttämisestä päätetään erikseen.
Sopimuskausi kestää käyttöönoton jälkeen 2 vuotta määräaikaisena, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana automaattisesti ilman erillistä päätöstä.
Päätöksen perustelut
EU-hankintailmoitus neuvottelumenettelystä ”Vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankinta” julkaistiin sähköisessä ilmoituskanavassa HILMAssa 18.12.2018. Hankinta toteutetaan hankintarenkaana yhdessä Helsingin kaupungin asunnot Oy:n (Heka) kanssa.
Hankinta on toteutettu neuvottelumenettelyllä, koska hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta. Hankintamenettelyn osana toteutettiin markkinakartoitus/infotilaisuus, johon julkaistiin kutsu sähköisessä ilmoituskanavassa HILMAssa.
Tietohallintopäällikön päätöksellä 12.3.2019 § 9 valittiin neuvotteluihin kolme tarjoajaa, joiden kanssa käytiin neuvottelut touko – kesäkuussa. Lopullinen tarjouspyyntö julkaistiin tarjoajille 1.7.2019.
Tarjousten viimeinen jättöpäivä oli 23.8.2019. Määräaikaan mennessä saatiin kaksi tarjouspyynnön mukaista tarjousta seuraavilta tarjoajilta:
- Visma Tampuuri Oy
- Unit4 Oy
Hankinnan neuvotteluissa mukana ollut Aareon Sverige AB ei jättänyt tarjousta, vaan ilmoitti luopuvansa hankinnasta.
Tarjousten vertailu perustui kokonaistaloudelliseen edullisuuteen (hintalaatusuhteeltaan edullisin). Tarjousten vertailu on suoritettu tarjouspyynnössä ilmoitettujen valintaperusteiden mukaisesti. Laadun painoarvo oli 60 % ja hinnan 40 %. Laatua pisteytettiin seuraavasti:
- Vaatimusluettelon vaatimukset, painoarvo 55 %. Niiden pisteet annetaan kaavalla: tarjoajan pisteet / (vaatimusten maksimipistemäärä) x 55.
- Käytettävyyden arviointi, painoarvo 35 %. Käytettävyyden arvioinnista pisteet annetaan kaavalla: tarjoajan pisteet / (käytettävyyden maksimipistemäärä) x 35.
- Projektisuunnitelma, painoarvo 10 %. Projektisuunnitelmasta pisteet annetaan kaavalla: tarjoajan pisteet / (projektisuunnitelman maksimipistemäärä) x 10.
Hintavertailussa laskettiin ensin yhteen molemmille hankintayksiköille tarjotut kokonaishinnat, josta muodostui vertailuhinta. Vertailussa halvin tarjous saa 40 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: halvin hinta / vertailtava hinta x 40.
EU-hankintailmoituksen mukaisesti kaupunkiympäristön toimialan ja Hekan työryhmä on suorittanut tarjousten pisteytyksen. Lisäksi neuvotteluihin, käytettävyysarvioinnin järjestämiseen sekä arvioinnin tukena hankintayksiköt käyttivät Gofore Oyj:n asiantuntijoita. Neuvottelut äänitettiin ja dokumentoitiin.
Tarjoukset pisteytettiin seuraavasti vertailun kokonaispistein:
Osa-alue | Pisteet | |
Visma Tampuuri Oy | Unit4 Oy | |
Hinta | 40,00 | 27,115 |
Laatu | 60,00 | 41,970 |
Yhteensä | 100 | 69,021 |
Vaatimusluettelon, käytettävyyden arvioinnin ja projektisuunnitelman tarkemmat pisteet ilmenevät liitteissä 1-5.
This decision was published on 02.10.2019
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava
- päätös, johon haetaan muutosta
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
- perusteet, joilla muutosta vaaditaan.
Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.
Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.
Valitukseen on liitettävä
- päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä
- todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2050 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4100 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6140 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Ask for more info
Janne Penttinen, lakimies, puhelin: 09 310 38388
Janne Mäki, projektisuunnittelija, puhelin: 09 310 20744