Hankinta, tuottajaohjauspalvelut, sosiaali- ja terveystoimiala

Sosiaali- ja terveystoimialan hallintojohtaja päätti hyväksyä tuottajaohjauksen asiantuntijapalvelun palveluntuottajiksi seuraavat tarjoukset osa-alueittain alla esitetyssä etusijajärjestyksessä:

Osa-alue 1: Strateginen tuottajaohjaus

Valor Partners Oy
NHG Consulting Oy
Vaakataso Oy
Deloitte Consulting Oy
PTCServices Oy
Sofigate Oy

Osa-alue 2: Operatiivinen tuottajaohjaus

Vaakataso Oy
Valor Partners Oy
NHG Consulting Oy
Deloitte Consulting Oy
Sofigate Oy
PTCServices Oy.

Hankinnassa perustetaan puitejärjestely. Puitesopimus on määräaikainen ja sen kesto on yksi (1) vuosi. Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Sopimuskauden jälkeen Tilaajalla on optiona oikeus jatkaa sopimusta kahdentoista (12) kuukauden määräajalla kolmena (3) perättäisenä vuotena siten, että puitesopimus kestää enemmillään yhteensä neljä (4) vuotta. Tilaaja ilmoittaa option käyttöön otosta Palveluntuottajalle viimeistään kolme (3) kuukautta ennen kunkin sopimusvuoden päättymistä.

Optiomahdollisuus ei velvoita Tilaajaa.

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on 600 000 euroa (alv 0 %).

Hankintapäätös on kunkin palveluntuottajan osalta ehdollinen sillä ehdolla, että palveluntuottaja esittää tarjouspyynnössä vaaditut tilaajavastuu- ym. selvitykset sekä rikosrekisteriotteet ennen puitesopimuksen allekirjoittamista.

Hankinnan tausta

Tuottajaohjauksen asiantuntijapalvelun hankinta toteutettiin yhteishankintana, jossa olivat mukana Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan lisäksi seuraavat hankintayksiköt (jäljempänä ”Hankintayksikkö”):

- Helsingin ja Uudenmaan Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä,
- Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä,
- Perusturvakuntayhtymä Karviainen,
- Espoon, Hangon, Keravan, Lohjan, Loviisan, Porvoon, Raaseporin ja Vantaan kaupungit sekä
- Askolan, Inkoon, Kirkkonummen ja Sipoon kunnat.

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala vastasi hankinnan teknisestä toteuttamisesta. Kukin yhteishankinnassa mukana ollut hankintayksikkö tekee oman hankintapäätöksensä ja sopimuksensa.

Tuottajaohjauspalvelua hankitaan sekä strategisen että operatiivisen tuottajaohjauksen tarpeisiin. Strategisella tuottajaohjauksella tähdätään ennen kaikkea palvelujen optimaaliseen tuottamisrakenteeseen sekä kehittämis- ja säästöpotentiaalin tunnistamiseen palvelutuotannossa. Operatiivisella tuottajaohjauksella pyrkivät tehostamaan ulkoista palvelutuotantoa sopimuskauden aikaisen ohjauksen keinoin.

Hankintailmoitus ja hankintamenettely

Hankintamenettelynä on hankintalain (1397/2016) 34 §:n mukainen neuvottelumenettely. Hankinnan arvo ylittää hankintalain mukaisen EU-kynnysarvon. Hankintailmoitus julkaistiin HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi sekä Tenders’ Electronic Daily (TED) –ilmoituskanavassa 25.2.2019. Hankintailmoitusta korjattiin 22.3.2019. Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen ehdokkaat jättivät osallistumishakemuksensa neuvottelumenettelyyn. Osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden valinnasta hankinnan neuvotteluvaiheeseen on tehty hallintojohtajan päätös (15 § 13.5.2019). Kaikki osallistumishakemuksen jättäneet ehdokkaat hyväksyttiin neuvotteluvaiheeseen.

Alustava tarjouspyyntö ja neuvottelukutsu lähetettiin tarjoajille 23.5.2019. Alustavat tarjoukset tuli jättää viimeistään 17.6.2019 klo 12.00 Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa.

Määräaikaan mennessä alustavan tarjouksen hankinnan osa-alueella 1 jättivät:

Deloitte Consulting Oy
Nordic Healthcare Group Oy (jäljempänä myös NHG Consulting Oy)
PTCServices Oy
Sofigate Oy
Vaakataso Oy
Valor Partners Oy.

Määräaikaan mennessä alustavan tarjouksen hankinnan osa-alueella 2 jättivät:
Deloitte Consulting Oy
Nordic Healthcare Group Oy (jäljempänä myös NHG Consulting Oy)
PTCServices Oy
Sofigate Oy
Vaakataso Oy
Valor Partners Oy.

Neuvottelut hankintamenettelyssä käytiin kunkin tarjoajan kanssa erikseen, neuvottelukutsussa ilmoitetulla tavalla 20.6.2019, tarjoajien jättämien alustavien tarjouksien pohjalta. Neuvotteluiden kohteena olivat neuvottelukutsun mukaiset asiat. Hankintayksikkö totesi käytyjen neuvotteluiden jälkeen, että neuvottelut voitiin päättää ja lopullinen tarjouspyyntö hankinnassa voitiin julkaista tarjoajille.

Hankintalain 35 §:n 5 momentin mukaisesti neuvottelumenettelyssä neuvotteluiden päättymisen jälkeen hankintayksikön on lähetettävä lopullinen tarjouspyyntö tarjoajille ja asetettava lopullisten tarjousten jättämiselle määräaika. Hankintayksikön on tarkistettava, että lopulliset tarjoukset ovat lopullisen tarjouspyynnön mukaisia ja valittava tarjous 93 §:n mukaisesti. Lopullisista tarjouksista ei saa neuvotella.

Hankintayksikkö lähetti lopullisen tarjouspyynnön liitteineen menettelyssä mukana oleville tarjoajille 18.9.2019. Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lopullista tarjouspyyntöä koskevia lisäkysymyksiä 30.9.2019 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa. Hankintayksikkö vastasi esitettyihin kysymyksiin 4.10.2019.

Lopulliset tarjoukset tuli jättää 10.10.2019 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa. Määräaikaan mennessä lopullisen tarjouksen hankinnan osa-alueella 1 jättivät seuraavat tarjoajat:

Deloitte Consulting Oy
NHG Consulting Oy
PTCServices Oy
Sofigate Oy
Vaakataso Oy
Valor Partners Oy.

Määräaikaan mennessä lopullisen tarjouksen hankinnan osa-alueella 2 jättivät seuraavat tarjoajat:

Deloitte Consulting Oy
NHG Consulting Oy
PTCServices Oy
Sofigate Oy
Vaakataso Oy
Valor Partners Oy.

Osatarjouksia tai muita tarjouksia ei jätetty.

Lopullisessa tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti osana tarjousten laadun arviointia olivat tarjoajien asiantuntijoille pidettävät ryhmähaastattelut. Hankintayksikkö lähetti lopullisten tarjousten vastaanottamisen jälkeen tarjoajille kutsut em. haastatteluihin. Haastattelut pidettiin 21.10.-1.11.2019 välisenä aikana osa-alueittain kunkin tarjoajan kanssa erikseen tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti.

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.
Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Palveluntuottajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Hankintayksikkö oli asettanut osallistumispyynnössä ehdokkaille niiden rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia soveltuvuusvaatimuksia. Lopullisessa tarjouksessaan tarjoajan tuli ilmoittaa, jos tarjoajan osallistumishakemuksessa ilmoittamiinsa soveltuvuutta koskeviin tiedoissa oli tapahtunut muutoksia.

Hankintayksikkö tarkasti lopullisten tarjousten vastaanottamisen jälkeen tarjoajien soveltuvuutta koskevat tiedot sekä mahdolliset muutoksen ilmoitettuihin tietoihin. Hankintayksikkö totesi, että kaikki tarjoajat täyttävät edelleen niiden soveltuvuudelle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankintalain 79 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on ennen tarjousten valintaa tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen.

Hankintayksikkö tarkasti lopullisten tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden ja totesi, että kaikki hankinnassa jätetyt lopulliset tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Näin ollen ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten valintaperusteet ja tarjousvertailu

Lopullisen tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten valintaperusteena oli osa-aluekohtaisesti kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavin vertailuperustein:

A. Hinta, painoarvo 30 %

Tarjoajat ilmoittivat tarjoushinnat tarjouslomakkeella. Halvin vertailuhinta (halvin yhteenlaskettu hinta) sai painoarvoa vastaavan määrän pisteitä. Muiden tarjoajien pisteet laskettiin suhteessa halvimpaan (halvin hinta / vertailtava hinta * painoarvo).

B. Laatu, painoarvo yhteensä 70 %

Laadun arvioinnissa käytettiin seuraavia kriteereitä:
Ryhmähaastattelut (pois lukien projektipäällikkö), painoarvo 35 %
Asiantuntijoiden vähimmäisvaatimukset ylittävä kokemus, painoarvo 15 %
Kehityskohtien löytäminen sosiaali- ja terveysalan sopimuksesta ja niistä neuvotteleminen käytännössä, painoarvo 20 % (jäljempänä myös ”kirjallinen tehtävä”).

Laatupisteet painotettiin kriteerikohtaisesti. Kriteeristä eniten pisteitä saanut tarjoaja sai painoarvoa vastaavan määrän pisteitä. Muiden tarjoajien pisteet laskettiin suhteessa eniten pisteitä saaneeseen (tarjoajan pisteet / korkeimmat pisteet * kriteerin painoarvo).

Enimmäispistemäärä / osa-alue oli 100 pistettä.

Hankintayksikkö totesi, että laatuarvioinnin kohdasta ”Ryhmähaastattelut” tarjoajan tuli tarjouspyynnön mukaisesti saada vähintään 10/35 pistettä (painotetut), jotta tarjoajan tarjous olisi hyväksyttävä. Kaikki tarjoajat saivat ko. kohdasta vähintään 10 pistettä (painotetut).

Hankintayksikkö suoritti tarjousten vertailun edellä mainittujen vertailuperusteiden mukaan. Hinta- ja laatuvertailupisteytysten yhteenveto on tämän päätöksen liitteessä 1 (Hinta- ja laatuvertailu).

Tarjoajien saamat kokonaispisteet ovat osa-alueella 1 seuraavat:

Valor Partners Oy 92,69 p.
NHG Consulting Oy 87,24 p.
Vaakataso Oy 87,09 p.
Deloitte Consulting Oy 77,24 p.
PTCServices Oy 71,70 p.
Sofigate Oy 61,68 p.

Tarjoajien saamat kokonaispisteet ovat osa-alueella 2 seuraavat:

Vaakataso Oy 90,01 p.
Valor Partners Oy 89,77 p.
NHG Consulting Oy 84,95 p.
Deloitte Consulting Oy 75,99 p.
Sofigate Oy 67,51 p.
PTCServices Oy 63,10 p.

Tarjouspyynnön mukaisesti, hankintayksikkö valitsee kilpailutuksen lopputuloksena molempiin osa-alueisiin kolmesta (3) kahdeksaan (8) eniten pisteitä saanutta tarjoajaa tarjouspyynnössä ilmoitettujen valintaperusteiden mukaisesti.

Sopimus

Valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään määräaikainen yhden (1) vuoden sopimus. Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Sopimuskauden jälkeen Tilaajalla on optiona oikeus jatkaa sopimusta kahdentoista (12) kuukauden määräajalla kolmena (3) perättäisenä vuotena siten, että puitesopimus kestää enemmillään yhteensä neljä (4) vuotta. Tilaaja ilmoittaa option käyttöön otosta Palveluntuottajalle viimeistään kolme (3) kuukautta ennen kunkin sopimusvuoden päättymistä. Optiomahdollisuus ei velvoita Tilaajaa.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamäärään, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus yhden (1) kuukauden irtisanomisajalla, mikäli olosuhteet muuttuvat sellaisiksi, että sopimuksen mukaisen asiantuntijapalvelun ostamiselle ei perustellusti ole enää tarvetta, tai se ei enää ole tarkoituksenmukaista, ja näitä olosuhteita ei ole osattu ennakoida sopimusta tehtäessä. Tilaajalla on oikeus irtisanoa kaikki toimeksiantosopimukset päättymään välittömästi, mikäli pääsopimus irtisanotaan tai puretaan.

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova päätös ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Puitejärjestelyyn valittujen palveluntuottajien on välittömästi hankintapäätöksen tiedoksisaannin jälkeen toimitettava tilaajalle rikosrekisterilain (770/1993) 6 §:n 8 momentissa ja 6 b §:ssä tarkoitettu ote rikosrekisteristä taikka ehdokkaan tai tarjoajan tai sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenen tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävän henkilön alkuperämaan tai sijoittautumismaan toimivaltaisen viranomaisen antama ote rikosrekisteristä.

Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi ja kun palveluntuottaja on esittänyt rikosrekisteriotteet tilaajalle.

Sosiaali- ja terveystoimen hallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 10.12.2019 § 314.