Tapahtumien tiekartta, tapahtumallisuuden kehittäminen Helsingissä

Kansliapäällikkö päätti hyväksyä Helsingin kaupungin tapahtumien tiekartan vuosille 2019-2021.

Samalla kansliapäällikkö totesi, että tiekartan etenemisestä vastaa tapahtumien koordinaatioryhmä, jonka tehtävänä on ottaa huomioon kaupunkiyhteiset ja kaupunkikokonaisuuteen liittyvät näkökulmat tapahtumallisuuden kehittämistyössä. Tapahtumien koordinaatioryhmä huolehtii siitä, että tapahtumien tiekartan toimenpiteet etenevät kaupungin organisaatiossa yhdessä sovittujen aikataulujen ja prosessien mukaisesti. Tapahtumien koordinaatioryhmä raportoi suurtapahtumien koordinaatioryhmälle.

Tapahtumien tiekartta antaa suuntaviivat tapahtumien edistämiselle vuosille 2019-2021. Tiekartan ja sen toimenpideosion tavoitteena on, että Helsingin tapahtumallisuus on mahdollisimman monimuotoista, omaperäistä, vastuullista ja toimivaa. Samalla se varmistaa, että kaupungilla on hyvä ja toimiva rooli eri tapahtumatoteuttajatahojen kanssa ja että Helsingin omaan tapahtumatoimintaan liittyvät palvelut ovat tarkoituksenmukaisella tavalla järjestetyt.

Helsingin kaupunkistrategian mukaisesti Helsinki on monipuolinen ja kansainvälisesti vetovoimainen kulttuuri-, urheilu- ja tapahtumakaupunki. Huippulaatuinen ja helposti saavutettava kulttuuri sekä urheilutapahtumat tuovat ihmisiä yhteen ja lisäävät keskinäistä ymmärrystä. Helsinki panostaa kulttuurin ja urheilun suurtapahtumien sekä kongressien houkutteluun ja luomiseen sekä keventää lupa- ja järjestelykäytäntöjään siten, että kaupungissa on helppo järjestää erilaisia tapahtumia.

Tapahtumien tiekartta ja sen toimenpideosio varmistavat, että strategiassa mainitut tapahtumiin liittyvät tavoitteet saavutetaan parhaalla mahdollisella tavalla niin tapahtumajärjestäjien, niihin osallistuvien ihmisten kuin kaupungin organisaation kannalta.

Helsingin kaupungin edelliset tapahtumien linjaukset ovat vuodelta 2010. Linjausten päivittäminen tuli ajankohtaiseksi uuden kaupunkistrategian myötä, sillä siellä tapahtumallisuus on nostettu vahvasti keskiöön. Lisäksi tapahtumiin liittyviin vastuisiin on tullut muutoksia uuden viestintäosaston sekä Tapahtumasäätiön myötä.

Kaupunginkanslian toimintasäännön mukaan Kaupunginkanslian tehtävänä on toimia kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen yleisenä suunnittelu-, valmistelu- ja toimeenpanoelimenä sekä vastata kaupungin kehittämisestä. Kaupunginkanslian viestintäosasto huolehtii viestinnästä ja markkinoinnista, yleisneuvonnasta sekä osallisuudesta ja vuorovaikutuksesta. Viestintäosaston markkinointiyksikön toimialaan kuuluvat markkinointi, tapahtumallisuuden kehittäminen, tapahtumat, kaupungin brändin johtaminen sekä kaupungin visuaalisen ilmeen ohjaus.

Tapahtumien tiekartta työtä kaupungilla on koordinoinut viestintäjohtaja Liisa Kivelän vetämä projektiryhmä, jossa muina jäseninä olivat Tapahtumasäätiön toimitusjohtaja Stuba Nikula, yhteysjohtaja Sanna-Mari Jäntti ja projektipäällikkö Päivi Munther.

Tapahtumien tiekarttatyö aloitettiin tammikuussa 2019. Tammi-helmikuussa pidettiin kaksi kaupungin sisäistä työpajaa sekä yksi tapahtumajärjestäjille suunnattu työpaja, pajoihin osallistui yhteensä 37 henkeä. Samaan aikaan työpajojen kanssa tehtiin 22 asiantuntijahaastattelua kasvotusten ja 21 puhelimitse. Helmikuussa avattiin avoin verkkokysely, johon tuli 104 vastausta. Maaliskuun 8. päivä pidettiin tiekarttatyön esittelyseminaari, johon osallistui 60 henkeä. Tiekartta esiteltiin suurtapahtumien koordinaatioryhmässä maaliskuun lopussa, jonka jälkeen kaupungin johtoryhmä hyväksyi linjaukset. Linjaukset vietiin tiedoksi myös kulttuurin ja vapaa-ajan lautakuntaan sekä kaupunginhallituksen aamukouluun.

Kaupungin tapahtumallisuuden toimivuudesta operatiivisella tasolla on vastannut vuodesta 2014 tapahtumien kenttäryhmä, jonka tehtävänä on käydä läpi tapahtumiin liittyviä käytännön asioita, ratkoa yhdessä niihin liittyviä haasteita ja parantaa kaupungin tapahtumiin liittyviä käytännönpalveluja suhteessa tapahtumajärjestäjiin.

Kaupungin suurtapahtumien koordinaatioryhmä asetettiin 20.3.2018 ja sen tehtävänä on suurtapahtumien sekä muiden kaupungin strategian kannalta keskeisten tapahtumien koordinaatio, päätöksenteon vauhdittaminen sekä kaupunkistrategian tavoitteiden jalkauttaminen.

Kaupungin suurtapahtumien koordinaatioryhmän ja uuden viestintäosaston perustamisen ja tapahtumakokonaisuudessa muuten tapahtuvien muutosten perusteella oli aiheellista tarkastella toimintamallia uudestaan ja organisoida kokonaisuus sellaiseksi, että se tukee parhaalla mahdollisella tavalla voimassaolevan kaupunkistrategian onnistumista.

Tapahtumien tiekartan toimenpideosion etenemisestä vastaa jatkossa kaupungin viestinnän markkinointiyksikön vetovastuussa oleva tapahtumien koordinaatioryhmä. Tapahtumien koordinaatioryhmään ei nimetä jäseniä, vaan ryhmän toiminta pyritään pitämään mahdollisimman avoimena ja tarkoituksenmukaisena riippuen eri asiakokonaisuuksista. Koordinaatioryhmän ydinjoukko muodostuu kaupunginkanslian viestinnän, kaupunkiympäristön toimialan ja kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan asiantuntijoista. Lisäksi tapahtumien koordinaatioryhmään on mahdollista kutsua eri alojen asiantuntijoita ja tapahtuma-alantoimijoita heidän asiantuntemusten perusteella. Kehittämistyötä tehdään yhdessä eri toimialojen (erityisesti kaupunkiympäristön sekä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialojen), Tapahtumasäätiön ja muiden relevanttien toimijoiden kanssa. Tapahtumien koordinaatioryhmä tekee myös tiivistä yhteistyötä tapahtumien kenttäryhmän kanssa.

Miksi tapahtumat ovat tärkeitä juuri nyt?

Tapahtumilla on suuri merkitys kaupungistumiskehityksessä. Vahvalla tapahtumien ekosysteemillä vahvistetaan Helsingin hyvää kaupungistumiskehitystä, sillä parhaimmillaan tapahtumat toimivat jatkuvalla muutosmatkallamme hetkellisinä prototyyppeinä tulevaisuuden Helsingistä.

Tapahtumat ovat tärkeitä myös inhimillisestä perspektiivistä katsottuna. Arkemme digitalisoituessa tarve reaalimaailman kokemuksille kasvaa ja tapahtumat vastaavat erityisen hyvin tähän tarpeeseen.

Tapahtumissa syntyvien kohtaamisten kautta niillä voi olla myös yhteiskunnallisen ilmapiirin kannalta merkittävä rooli siilojen ja jännitteiden purkamisessa. Samalla ne vahvistavat kaupunkilaisten mielikuvaa omasta kotikaupungistaan viihtyisänä ja eloisana paikkana.

Tapahtumien tiekarttatyössä nousi esiin seuraavat kolme päätavoitetta, jotka ohjaavat myös toimenpideosion kokonaisuutta:

1. tapahtumallisuus on monimuotoista ja omaperäistä.

Kaupunki keskittyy uniikkeihin kokemuksiin, eikä kaupungin oma tapahtumatuotanto kilpaile ulkopuolisten tapahtumajärjestäjien kanssa. Tapahtumallisuuden myötä Helsinki kansainvälistyy ja tapahtumia näkyy laajalla alueella koko Helsingissä. Avoin ja osallistava tapahtumallisuus lisää ihmisten keskinäistä ymmärrystä.

2. Tapahtumallisuus on vastuullista

Kaupunki on sitoutunut kaikessa toiminnassaan vastuullisuuteen, ja myös tapahtumallisuuden kehittämisessä vastuullisuus on keskiössä.

3. Tapahtumallisuus on toimivaa

Kaupunki on toimiva alusta tapahtumille ja parempi kumppani tapahtumatoimijoille. Tavoitteena on täten nopeampi ja ketterämpi toimintakulttuuri. Tapahtumia tuotetaan ja hyödynnetään siten, että kaupungin organisaation koko osaaminen on käytössä ja kehittyy. Palvelua tapahtumajärjestäjille parannetaan korostaen samalla vastuullisuutta tapahtumien järjestämisessä.