Tietojärjestelmän hankinnan käynnistäminen, tietojärjestelmä poikkeusolojen ja häiriötilanteiden henkilövarauksia varten
Pelastuslautakunnan esitys kaupunginkanslialle poikkeusolojen ja häiriötilanteiden erityis- ja väestönsuojelutehtäviin varattavien henkilöiden hallinnan tietojärjestelmän hankinnan käynnistämisestä
Päätös
Pelastuslautakunta päätti esittää, että kaupunginkanslia ryhtyy toimenpiteisiin normaaliolojen häiriötilanteiden ja poikkeusolojen erityis- ja väestönsuojelutehtäviin varattavien henkilöiden hallinnointiin ja rekisteröintiin tarvittavan tietojärjestelmän määrittelemiseksi ja hankkimiseksi Helsingin kaupungin toimialojen, liikelaitosten, kaupungin omistamien yhtiöiden ja pelastuslaitoksen yhteiskäyttöön.
Pelastuslautakunta katsoo, että on Helsingin kaupunkikonsernin kokonaisedun ja kustannustehokkuuden kannalta tarkoituksenmukaisinta hankkia ja ylläpitää kaupunkikonsernin yhteistä järjestelmää, jolla toteutetaan sekä kaupunkikonsernin palvelutuotantoon tarvittava henkilöiden sijoittaminen ja varaaminen, että pelastuslain 92 § mukainen rekisteri ja väestönsuojeluorganisaation hallinta.
Tavoitteena on hankkia kaupunkiyhteinen järjestelmä, jolla huolehditaan Helsingin kaupungin palvelutuotannon jatkuvuuden turvaamiseksi tarvittavan kriittisen osaamisen ja kyvykkyyksien kartoittamisesta ja ylläpidosta sekä huolehditaan kyvykkyyden täyttävän henkilöstön varaamisesta palvelutuotannon tarpeisiin henkilöstön väestönsuojelumuodostelmiin sijoittamisen lisäksi. Järjestelmän myötä voidaan tehokkaasti varmistaa valmiuslain 12 §:n mukaisen Helsingin kaupungin varautumisvelvollisuuden sekä saman lain 120 §:n mukaisten kunnan, pelastustoimen ja väestönsuojelun erityisjärjestelyiden toteuttaminen poikkeusoloissa.
Järjestelmä kytkeytyy kaupungin strategiaan sekä digitalisaation, että turvallinen kaupunki -näkökulmien kautta.
Koska Helsingin kaupungin työntekijät muodostavat olennaisen osan järjestelmän tietosisällöstä, olisi järjestelmän määrittely ja hankinta käynnistettävä siten, että sen käyttöönotto voidaan huomioida osana Helsingin kaupungin HR-järjestelmien uudistamista vuosina 2021 ja 2022.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Pelastuslaitoksen käytössä on aikaisemmin ollut väestönsuojeluorganisaation henkilövarausjärjestelmä RescuePlanner for Civil Defence. Järjestelmässä on hallinnoitu vain väestönsuojeluorganisaatiota, mutta ei henkilövarauksia Helsingin kaupungin yleisen palvelutuotannon turvaamiseksi vakavissa häiriötilanteissa tai poikkeusoloissa. Järjestelmän käyttö on lopetettu sen tietoturvaan, käyttäjäoikeushallintaan ja tekniseen vanhentuneisuuteen liittyvien olennaisten puutteiden vuoksi. Järjestelmä oli kaikilta osin vanhentunut, eikä sen integroiminen käyttöönotettavaksi suunniteltuun uuteen Hijat järjestelmään ollut tarkoituksenmukaista.
Hankittavaksi esitettävän järjestelmän ydin on rekisteri henkilöistä, joiden tavoitettavuus on kriittistä Helsingin kaupungin palvelutuotannon jatkuvuuden turvaamiseksi normaaliolojen häiriötilanteissa sekä henkilöistä, jotka tarvitaan väestönsuojelutilanteen tehtävien hoitamisessa niin toimialojen omissa valmiusorganisaatioissa kuin kaupungin yleisessä väestönsuojeluorganisaatiossa. Kaupunkiyhteisen tietojärjestelmän avulla edellä mainittujen tehtävien hoidon koordinointi, henkilöiden tavoitettavuus ja henkilöiden varaaminen on mahdollista toteuttaa hallitusti ja yhdenmukaisesti kaikissa Helsingin kaupunkikonsernin organisaatioissa.
Väestönsuojelun henkilövarausjärjestelmän vanhentumisen vuoksi ja kaupunkikonsernin kokonaisvarautumisen näkökulmasta kriittisten kyvykkyyksien ja henkilöstöresurssien kartoitus, hallinta ja henkilövaraaminen on tarkoituksenmukaista hallita yhdessä tietojärjestelmässä. COVID19 -tilanteessa on tullut selväksi, että poikkeusoloissa on erityisen tärkeää kyetä hallitsemaan kyvykkyyksiä eri organisaatioissa, jotta osaavia henkilöresursseja voidaan tarvittaessa siirtää toimialarajojen yli. Väestönsuojelun henkilöresurssien varaaminen muistuttaa prosessia, jonka avulla COVID-19 tilanteessa terveydenhuollon osaajia on siirretty toimialojen välillä.
Yhteisvalmistelu
Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaisesti kaupunginkanslian hallinto-osasto huolehtii mm. kaupungin turvallisuus- ja varautumisasioista.
Pelastuslaitos vastaa väestönsuojelun suunnittelusta ja kaupungin eri virastojen ja laitosten väestönsuojeluun kuuluvan toiminnan yhteen sovittamisesta sekä pelastustoiminnan kehittämis-, suunnittelu- ja valmistelutehtävistä.
Pelastuslaitos on tehnyt yhdessä kaupunginkanslian turvallisuus- ja valmiusyksikön kanssa keväällä 2020 alustavaa selvitystyötä kaupunkiyhteisen järjestelmän tarpeellisuudesta. Osapuolten yhteisen näkemyksen mukaan uusi järjestelmä
Poikkeusolojen väestönsuojeluorganisaation perustamiseen osallistuvat Helsingin kaupungin suojelusuunnitelman mukaisesti lähes kaikki toimialat. Kaikki kunnan viranomaiset, laitokset ja liikelaitokset ovat pelastuslain mukaisesti lisäksi velvollisia osallistumaan pelastustoiminnan suunnitteluun sekä tukemaan pelastustoiminnan tehokasta toteuttamista normaali- ja poikkeusoloissa.
Esimerkiksi sortuman mahdollisuutta epäiltäessä pelastustoiminnan johtaja voi käyttää rakennusvalvonnan rakennusinsinöörien asiantuntemusta pelastustoimintaan liittyvässä päätöksenteossa. Tai meriveden pinnan noustessa Stara tukee pelastuslaitosta rakentamalla tulvavalleja, samoin raivaustilanteissa Stara on ensisijainen yhteistyötoimija. Suojaväistön tilanteessa pikaisesta hätämajoituksen järjestämisestä vastaa sosiaalitoimi.
Edellä mainitusta konsernin sisäisestä yhteistyörakenteesta johtuen kaupunkikonsernin yhteinen järjestelmä tukee poikkeusolojen suunnittelutarpeiden lisäksi myös normaalioloissa tapahtuvaa pelastustoiminnan yhteistoimintaa mahdollistamalla ajantasaisten yhteystietojen ylläpidon ja tietojen saannin operatiivisissa tilanteissa ajantasaisesti ja ilman viiveitä.
Henkilön varaaminen siviilitehtäviin
Asevelvollisuuslain 89 §:n mukaan henkilö voidaan Helsingin kaupungin tai pelastuslaitoksen hakemuksesta jättää kutsumatta palvelukseen liikekannallepanon varalta. Henkilön varaamista koskeva hakemus tehdään puolustusvoimien aluetoimistolle, joka päättää hakemuksen hyväksymisestä. Varaustilanne päivitetään vuosittain palvelussuhteissa ja/tai henkilöiden tehtävissä tapahtuneiden muutosten perusteella.
Helsingin kaupunkikonsernissa palveluntuotannon turvaamiseen ja väestönsuojelutehtäviin varattavan henkilöstön määrä on erittäin suuri. Esimerkiksi pelastuslaitos, Stara ja Helen varaavat käytännössä koko henkilöstönsä. Helsingin kaupunkikonsernilla ei nykyisin ole asianmukaista järjestelmää edellä mainittujen henkilövarausten hoitamisen tueksi. Varauksia ylläpidetään ja ne kommunikoidaan puolustusvoimille manuaalisesti.
Tietosuojavaatimukset
Laki edellyttää, että henkilötietojen käsittely on luottamuksellista ja turvallista. Rekisterinpitäjän on arvioitava mahdollisia riskejä, organisaation tietosuoja- ja tietoturvaohjeistuksen tasoa sekä henkilötietojen teknistä suojausta. Suojatoimien riittävyyttä on punnittava suhteessa olosuhteisiin ja riskeihin.
Suojatoimien tarkoituksena on varmistaa järjestelmien, palvelujen ja tietojen luottamuksellisuus, eheys ja saatavuus. Tietoturvaloukkaukset voivat aiheuttaa vakavia riskejä rekisteröidyille tai varautumisvelvolliselle organisaatiolle. Henkilötiedot on pystyttävä palauttamaan myös fyysisen tai teknisen onnettomuuden sattuessa. Henkilötietoja on suojattava kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan.
Hankittavaksi esitetyssä järjestelmässä hallinnoitava tieto on salassa pidettävää mm. julkisuuslain 24 §:n 1 mom. 8-kohdan perusteella.
Käytöstä poistunut järjestelmä
Pelastuslaitos hankki Helsingin kaupungin suojelusuunnitelmassa kuvatun RescuePlanner for Civil Defence-järjestelmän vuonna 2003. Järjestelmä muodosti pelastuslain 92 §:n mukaisen rekisterin ja järjestelmässä hallinnoitiin yleisen väestönsuojelun organisaatiota.
Järjestelmään oli luotu poikkeusoloissa perustettavat väestönsuojelun muodostelmat ja järjestelmää käyttäneet yhteyshenkilöt eri virastoissa huolehtivat itsenäisesti perustamisvastuilleen kuuluneiden muodostelmien ylläpidosta ja henkilöstön sijoituksista muodostelmiin. Järjestelmä oli yhteydessä Hijat-järjestelmään, jolla varmistettiin henkilöiden yhteystietojen ajantasaisuus ja indikaatio palvelussuhteiden muutoksista henkilön sijoituksen peruuttamiseksi. Hijat-järjestelmään kuulumattomien henkilöiden tiedot päivitettiin manuaalisesti.
Sen lisäksi että järjestelmällä voitiin ylläpitää väestönsuojeluorganisaation muodostelmien miehitystä, siitä kyettiin tulostamaan määrämuotoiset asiakirjat, kuten sijoitusilmoitus, määräys väestönsuojelutehtävään ja sijoituksen peruuttamisilmoitus, sekä tuottamaan raportteja henkilöstön sijoitustilanteesta.
Järjestelmässä voitiin lisäksi toteuttaa varusmies- tai siviilipalveluksen suorittaneiden henkilöiden varaaminen pois puolustusvoimien sotilaallisesta reservistä ja näin taata kyseisten henkilöiden käyttö liikekannallepanon aikana. Tähän liittyen järjestelmään toteutettiin määrämuotoiset raportit puolustusvoimille. Myös vapautuksen palveluksesta saaneille henkilöille voitiin tulostaa asiaan liittyvät määrämuotoiset asiakirjat.
RescuePlanner -järjestelmän käytön aikana virastoilta saadun palautteen mukaan sovellus paransi väestönsuojeluorganisaatioon varattavien henkilöiden tietojen hallintaa ja mahdollisti jouhevan väestönsuojeluorganisaation muodostelmien ylläpidon. Puutteeksi koettiin, että järjestelmä palveli vain väestönsuojeluorganisaatioon tehtäviä varauksia, mutta virastojen toiminnan jatkuvuuden kannalta kriittisiä kunnan palvelutuotannon tehtäviä hoitavien henkilöiden tietojen käsittelyssä virastoissa jouduttiin tukeutumaan erilaisiin taulukoihin ja paperisiin listoihin. Tarve kaupunkiyhteiselle henkilövarausten ylläpitojärjestelmälle on siten ollut olemassa jo yli 15 vuoden ajan.
Pelastuslaitoksen investointisuunnitelmissa ei toistaiseksi ole varauduttu korvaavan järjestelmän hankintaan väestönsuojelun varautumisen tarpeisiin.
This decision was published on 15.06.2020
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.
Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §
Presenter information
Ask for more info
Henri Nordenswan, hallintopäällikkö, puhelin: 09 310 30010
Andreas Schneider, varautumispäällikkö, puhelin: 09 310 31220