Hankinta, hautauspalvelut, sosiaali- ja terveystoimiala
Hautauspalvelujen hankinta
Päätös
Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja päätti hyväksyä hautauspalvelujen hankinnassa Hautauspalvelu Pietétin tarjouksen.
Hankinnan sitoumukseton arvioitu kokonaisarvo mahdolliset optiokaudet huomioiden on noin 340 000 euroa (alv 0%). Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua hankitaan tilaajan tarpeen mukaan.
Päätöksen perustelut
Taustaa
Hautauspalveluja hankintaan helsinkiläisille vainajille.
Hautaustoimilain 23 §:n mukaan kunta huolehtii hautauksesta, mikäli vainajalla ei ole omaisia tai he eivät pysty järjestämään hautausta. Varattoman vainajan omaisella on oikeus hakea toimeentulotukea. KELA:n myöntämä perustoimeentulotuki ei kata vainajan hautausta. Kunta myöntää varattoman vainajan hautauspalveluun maksusitoumuksen täydentävänä toimeentulotukena.
Hautauspalvelujen nykyinen sopimuskausi päättyy 31.3.2021.
Hankintamenettely ja tarjouspyyntö
Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä.
Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajalle, tarjoukselle, sen sisällölle ja hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset.
Tarjouspyyntö julkaistiin julkisten hankintojen ilmoitusportaalissa Hilmassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 26.9.2020.
Hankintaan liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää 21.10.2020 klo 12:00 mennessä. Hankintaan ei esitetty kysymyksiä. Määräaikaan 10.11.2020 klo 12 mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat kolme tarjoajaa:
- Hautauspalvelu Pietét (Y-tunnus 1010277-2)
- Helsingin Hautauspalvelu HHP OY (Y-tunnus 0738653-2)
- Torowit Oy (Y-tunnus 27404785)
Valintaperusteet
Hankinnassa valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena oli halvin hinta.
Kokonaisvertailuhinta muodostui seuraavasti: hautauspalvelutapahtuma 85 %, kantaja 10 % ja apuhenkilö 5 % vertailuhinnasta.
Valittujen tarjoajien määrään vaikutti tarjoajan tarjoukseensa ilmoittama, kuukausitasolla tarjottavien hautauspalvelutapahtumien määrä. Tarjoajia valittiin tarjottujen hautauspalvelutapahtumien perusteella niin monta, että arvioitu tarve, 50 hautauspalvelutapahtumaa / kuukausi täyttyi.
Palvelun laadulliset vaatimukset olivat tarjouspyynnössä ehdottomina vaatimuksina.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintapalvelut on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet tarkastettiin tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain siltä tarjoajalta, joka näytti kokonaisvertailuhinnan perusteella tulevan valituksi palveluntuottajiksi.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
Hankintapalvelut ja hankinnan valmistelu- / valintatyöryhmä ovat tarkistaneet tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden.
Kaikki tarjoukset eivät täyttäneet tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia.
Helsingin Hautauspalvelu HHP Oy:n tarjous katsottiin puutteelliseksi useiden vaadittujen selvitysten sisältöjen osalta. Puutteita oli mm. laadunhallintajärjestelmän kuvauksessa, kantajan tilaamiseen liittyvässä selvityksessä, käytettävistä ruumisautoista vaadituissa, erilaisissa selvityksissä. Helsingin Hautauspalvelujen HHP Oy:n tarjous oli kokonaisuudessaan niin puutteellinen, että se hylättiin.
Hautauspalvelu Pietétiltä pyydettiin täsmennystä ruumisautojen euro-luokista. Em. luokat kävivät kyllä ilmi tarjoajan tarjoukseensa lataamasta selvityksestä, mutta Traficomin ajoneuvokohtaisista tietoihin euro-luokkaa ei ole merkitty, joten em. tiedon osalta pyydettiin täsmennytä. Pyydetty täsmennys (rekisteriotteet) saatiin kirjallisesti 18.11.2020 ja se hyväksyttiin.
Auditointi
Hankintaan liittyi valituksi tuleen palveluntuottajan tilojen ja yhden ruumisauton auditointi. Auditointilomake oli tarjouspyynnön liitteenä.
Valintatyöryhmä on käynyt 15.12.2020 käynyt auditoimassa Hautauspalvelu Pietét molemmat Helsingissä sijaitsevat toimipisteet ja yhden ruumisauton.
Molemmat tilat hyväksyttiin auditoinnissa ilman huomautuksia, samoin ruumisauto.
Valinta
Valintatyöryhmä ja hankintapalvelut ovat kokouksessaan 12.11.2020 käsitelleet hankintaan saatuja tarjouksia ja tarjouksista tehtyä vertailua.
Vertailuhinnat ja tarjotut hautauspalvelutapahtumien määrät käyvät hyväksyttyjen tarjousten osalta ilmi tämän päätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta (liite 1).
Sopimus ja sopimuskausi
Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi
Sopimuskausi on pituudeltaan kaksi (2) vuotta. Hankintaan sisältyy mahdollisuus enintään kahteen, yhden vuoden mittaiseen optiokauteen (1+1), jonka käyttöönotosta päätetään viimeistään yhdeksän (9) kuukautta ennen perussopimuskauden päättymistä.
Sosiaali- ja terveystoimialalla tai sillä organisaatiolla, jolle Tilaajan tehtävät siirtyvät esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen vuoksi kokonaan tai osittain, on oikeus sopimuskauden aikana irtisanoa sopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen.
Hankintavaltuudet
Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja oikeus päättää hankinnasta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 4.2.2020 § 19.
This decision was published on 23.12.2020
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava
- päätös, johon haetaan muutosta
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
- perusteet, joilla muutosta vaaditaan.
Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.
Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.
Valitukseen on liitettävä
- päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä
- todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2050 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4100 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6140 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Ask for more info
Eeva Rantala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 42539