Valtuustoaloite, henkilöstön vaikutusmahdollisuuksien vahvistaminen korjauksien ja uudisrakennusten suunnittelussa
Den av ledamoten Johanna Nuorteva väckta motionen om starkare möjligheter för personalen att påverka planeringen av om- och nybyggnader
Beslut
Stadsfullmäktige betraktade motionen som slutbehandlad.
Framställningen stämmer överens med förslaget.
Ledamoten Johanna Nuorteva och 19 andra ledamöter föreslår i sin motion att staden ska förbättra personalens möjligheter att påverka planeringen och utförandet av om- och nybyggnader på så sätt att personalens kunskaper och åsikter om lokalbehov kan beaktas bättre än i nuläget, i projektets alla skeden.
Stadsstyrelsen konstaterar med hänvisning till utlåtandet från stadsmiljönämndens sektion för byggnader och allmänna områden att de sektorsspecifika planeringsanvisningarna och kvalitetskraven för ombyggnad av offentliga byggnader och för nybyggnadsprojekt bereds i samarbete med servicefunktionerna. De anpassas på grundval av användaråterkoppling och behov från servicehelheterna inom varje sektor.
Personalen inom fostran och utbildningssektorn, social- och hälsovårdssektorn samt kultur- och fritidssektorn har på olika sätt varit delaktig i planeringen av byggprojekt. Projektplaneringen görs i samarbete med personalen i den användande sektorn, bland annat genom att man använder sig av responsenkäter, användarmöten som bygger på utbyte av information mellan planerare och användare, workshoppar och projektgrupparbete, beroende på sektor. De metoder för delaktighet som används säkerställer att lokalerna uppfyller sektorspecifika operativa mål, kvalitetskrav och utrustningsbehov, och på så sätt stöder personalens arbete.
I skol- och daghemsprojekt vid fostrans- och utbildningssektorn utarbetar lokaltjänsterna en pedagogisk plan tillsammans med sektorns personal. Planen utgör grund för projektplaneringen och utvecklingen av verksamheten redan då den nödvändiga beskrivningen av projektbehoven utarbetas.
Social- och hälsovårdssektorn har i de senaste projekten också använt sig av en öppen enkät (Säg din åsikt) för att höra personalen och se till att så många anställda som möjligt får sin röst hörd. Dessutom har man nyttjat Crowst för att höra åsikter och i vilken såväl stadsbor som anställda kan svara. Frågorna har gett svar av hög kvalitet som stöd för planeringsarbetet. Erfarenheterna är positiva och enkäterna kommer att fortsätta.
En permanent arbetsgrupp för att säkerställa funktionaliteten, som inrättats i servicehelheten byggnader och allmänna områden vid stadsmiljösektorn, samlar in och analyserar återkoppling som erhållits under byggnadstiden och garantitiden, som en del av att säkra projektens funktion. Responsen gås igenom med projektpersonalen med tanke på inlärning och med fastighetsskötarna för utveckling av fastighetsskötselverksamheten. Man hann prova på detta nya responssystem i Jätkäsaaren peruskoulu i februari 2020, före coronapandemin och dess undantagstillstånd. Efter att skolorna återgick till närundervisning har man haft för avsikt att med responssystemet ta reda på bland annat personalens åsikter om ombyggnaden av Ressun lukio.
Målet för alla användarsektorer är att ge personalen möjlighet att på ett resurseffektivt sätt påverka hur renoveringar och nybyggnation av byggnader planeras och utförs, i sådana frågor som personalen faktiskt har möjlighet att påverka. Stadsmiljösektorn har till uppgift att på ett totalekonomiskt och hållbart sätt tillgodose de behov av lokaler som användarsektorerna har fastställt.
Stadsmiljönämndens sektion för byggnader och allmänna områden har gett ett utlåtande i ärendet. Stadsstyrelsens svar stämmer överens med utlåtandet.
Enligt 30 kap. 11 § 2 mom. i förvaltningsstadgan ska stadsstyrelsen förelägga fullmäktige en motion som undertecknats av minst 15 ledamöter.
Kaupunginhallitus 09.11.2020 § 742
Esitys
Kaupunginhallitus esitti kaupunginvaltuustolle seuraavaa:
Kaupunginvaltuusto päättää katsoa aloitteen loppuun käsitellyksi.
Esittelijä
Lisätiedot
Suvi Rämö, hallintoasiantuntija, puhelin: 310 37313
Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto 29.10.2020 § 121
Lausunto
Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto antoi kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:
Henkilöstön osallistaminen rakennushankkeiden suunnitteluvaiheessa
Koulu- ja päiväkotihankkeissa kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tilapalvelut tekee yhteistyössä palveluiden kanssa linjaukset ja laatii suunnitteluohjeet. Suunnitteluohjeita muokataan kentältä saadun palautteen perusteella vahvistamaan varhaiskasvatus- ja opetussuunnitelmien toiminnallisia tavoitteita.
Käyttäjätoimiala laatii pedagogisen suunnitelman yhdessä henkilökunnan kanssa. Suunnitelma toimii tilasuunnittelun ja toiminnan kehittämisen lähtökohtana tarvekuvausta laadittaessa.
Hankkeiden yhteydessä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tilahankeyksikön projektiarkkitehdit järjestävät hankekohtaisia käyttäjäkokouksia. Käyttäjäkokouksissa suunnittelijat saavat lisätietoja toiminnasta ja tilojen toiminnallisuudesta. Käyttäjäkokouksiin osallistuu yksikön johtaja ja tämän kutsumana muuta henkilökuntaa. Yksikön johtaja välittää tietoa henkilökunnalle ja on vastuussa henkilökunnan osallistamisesta. Käyttäjäkokouksia järjestetään eri aihepiireistä kuten aineopetusluokkien kalustuksesta, ICT-ratkaisuista ja tilojen varustuksesta.
Lisäksi henkilökunta osallistuu kasvatuksen ja koulutuksen toimialan irtokalustesuunnitteluun. Lasten ikä huomioiden lapsia osallistetaan pihan ja irtokalusteiden suunnitteluun.
Myöskään kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla uusien rakennusten suunnittelua ei tehdä pelkästään hallinnon puolella vaan suunnittelun yhteydessä kootaan palautetta ja tarpeita yksikön henkilöstöltä.
Nuorisotilojen suunnitteluohjeet valmistuivat viime vuonna. Ne laadittiin yhteistyössä nuorisopalveluiden henkilökunnan kanssa.
Sosiaali- ja terveystoimialan isojen keskusten - terveys- ja hyvinvointi-, perhe- ja seniorikeskusten - laatuvaatimukset valmistuivat tänä vuonna. Niitä laatimassa olivat myös palvelutoimintojen edustajat, lähinnä sellaisia esimiehiä, jotka olivat aikaisemmin olleet mukana useammassa hankkeessa ja saaneet sitä kautta kokemusta.
Toimialan erillisissä hankkeissa on kohteeseen muuttavien esimiesten muodostama projektiryhmä, joka kohteittain tarkastaa, että tilat vastaavat laatuvaatimuksia. Näin varmistetaan, että tilat varustetaan oikein tukemaan henkilöstön työtä.
Hankkeiden työpajoissa on aina mukana henkilöstön edustajia. Viimeisimmissä hankkeissa on käytetty henkilöstön kuulemiseen myös avointa Kerro kantasi -kyselyä. Kokemukset ovat positiivisia ja kyselyjen tekemistä aiotaan jatkaa. Tavoitteena on saada jokaisen henkilöstöön kuuluvan näkemys. Mielipiteet saattavat olla hyvinkin ristiriidassa keskenään, ja hiljaisten ääni jää kuulematta, mikäli asioita käsitellään ainoastaan työpajoissa tai kokouksissa.
Myös crowst-kyselystä on saatu hyviä kokemuksia ja laadukkaita vastauksia. Siihen voivat liittyä niin kaupunkilaiset kuin henkilöstökin. Palautteita on käsitelty asukaspalautteina, mutta henkilöstölle on kerrottu, että heillä on yhtä lailla mahdollisuus osallistua.
Kaikkien käyttäjätoimialojen tavoitteena on henkilöstön - ja muidenkin käyttäjien ja yhteistyötahojen - osallistaminen tavalla, joka ei käytä resursseja turhaan eikä luo katteettomia odotuksia, ts. osallistamalla sellaisiin asioihin, joihin henkilöstöllä on tosiasiallinen mahdollisuus vaikuttaa.
Kaupunkiympäristötoimialan tehtävä on toteuttaa käyttäjätoimialojen määrittelemät tilatarpeet kokonaistaloudellisesti ja kestävästi.
Palautejärjestelmä
Helsingin kaupungin kiinteistöpoliittisen ohjelman toteutusohjelmassa on kohta 3.2.3.f Rakennusajalta ja takuuajalta saadut palautteet: ”Kerätään ja analysoidaan rakennusajalta ja takuuajalta saadut palautteet. Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuuteen on perustettu pysyvä Toimivuuden varmistamisen työryhmä. Työryhmä kerää ja analysoi rakennusajalta ja takuuajalta saadut palautteet osana toimivuuden varmistamista. Palaute käydään läpi hankkeen henkilöstön kanssa hankkeissa oppimisen vuoksi ja kiinteistönhoidon kanssa kiinteistönhoidon toiminnan kehittämiseksi.”
Edellä mainittu Toimivuuden varmistamisen työryhmä on laatinut RALA ry:n palautejärjestelmään viisi kysymyskokonaisuutta palautteen saamiseksi rakentamishankkeen onnistumisesta sekä rakennuksen tilojen toimivuudesta, työn laadusta ja sisäympäristöolosuhteista sekä kiinteistönhoidon toimivuudesta. RALA-palautejärjestelmä on ollut rakennuttamispalvelulla aktiivisessa käytössä jo HKR-Rakennuttajan ajoista saakka rakentamishankkeen suunnittelijoiden, urakoitsijoiden ja tilaajan välisten kokemusten kartoittamiseksi. Nyt samaan palautejärjestelmään on lisätty hallintokunnan tilahallinnolle ja loppukäyttäjälle mahdollisuudet palautteenantoon omilla kysymyskokonaisuuksillaan.
Palautekyselyn kysymyskokonaisuudet ovat:
1 Hankkeen suunnittelu
2 Rakennusaika - toteutus
3 Tilojen ja pihan toimivuus ja työn laatu
4 Tilojen olosuhteet
5 Kiinteistönhoidon toimivuus
Osat 1 ja 2 lähetetään hallintokunnan tilahallinnolle, osat 3 ja 4 lähetetään loppukäyttäjälle eli rakennuksen henkilökunnalle ja osa 5 lähetetään rakennuksen kiinteistönhoitajalle.
Uutta palautejärjestelmää ehdittiin helmikuussa 2020 pilotoida ainoastaan Jätkäsaaren peruskoulussa ennen koronapandemian aiheuttamaa poikkeustilaa. Lähiopetuksen jälleen käynnistyttyä on palautejärjestelmällä tarkoitus selvittää esim. Ressun lukion ja/tai Botby grundskolanin henkilökunnan kokemuksia.
Käsittely
Asian aikana kuultavana oli projektinjohtaja Reetta Amper. Asiantuntija poistui kuulemisensa jälkeen kokouksesta.
Esittelijä
Lisätiedot
Reetta Amper, projektinjohtaja, puhelin: 310 38283
This decision was published on 23.12.2020
FÖRBUD MOT SÖKANDE AV ÄNDRING
Ändring i beslutet får inte sökas eftersom beslutet gäller beredning eller verkställighet.
Tillämpat lagrum: 136 § i kommunallagen
Presenter information
Ask for more info
Suvi Rämö, förvaltningsexpert, telefon: 09 310 32174