Hankinta, Henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmä, Sarastia Oy

Kansliapäällikkö päätti hyväksyä Sarastia 365 HR –henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmäpalvelun sidosyksikköhankinnan Sarastia Oy:ltä, sekä sitä koskevan palvelusopimuksen.

Järjestelmäpalvelun käyttöönottoprojektin arvioitu hinta on 638 000 euroa ja tämä maksetaan talousarviokohdalta 8 05 01 02 keskitetty tietotekniikka, projektinumerolta 1892003007 HR investoinnit. Järjestelmäpalvelun jatkuvien palvelujen arvioitu hinta on noin 2 980 000 euroa vuodessa. Jatkuvat palvelut koostuvat kiinteästä hinnasta (2 600 000 euroa vuodessa), erikseen tilattavista lisäpalveluista (arvio noin 280 000 euroa vuodessa) sekä erikseen tilattavista asiakaskohtaisista kehitystöistä (arvio noin 100 000 euroa vuodessa). Jatkuvat palvelut maksetaan talousarviokohdalta 1 40 01 kaupunginkanslia, projektinumerolta 1813007 sovelluspalvelut.

Kansliapäällikkö päätti valtuuttaa strategiajohtajan tilaamaan jatkuvien palvelujen lisäpalveluita sekä erikseen tilattavia kehitystöitä enintään 400 000 eurolla vuodessa ja käyttöönottoprojektin lisätöitä enintään 100 000 eurolla.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla tämän päätöksen perusteella tehtävällä palvelusopimuksella. Kansliapäällikkö päätti valtuuttaa henkilöstöjohtajan allekirjoittamaan palvelusopimuksen ja hyväksymään vähäisiä muutoksia palvelusopimukseen ja sen liitteisiin.

Päätöksen täytäntöönpanon edellytyksenä on, että Sarastia Oy:n osakkeiden merkitsemistä koskeva kaupunginhallituksen 26.10.2020 tekemä päätös ja Sarastia Oy:n osakassopimuksen hyväksymistä koskeva kaupunginhallituksen konsernijaoston 26.10.2020 tekemä päätös ovat tulleet lainvoimaisiksi ja kaupunki on liittynyt Sarastia Oy:n osakkaaksi.

Sarastia 365 HR –järjestelmäpalvelu

Kaupungin nykyinen henkilöstötieto- ja palkanlaskentajärjestelmä on ollut käytössä vuodesta 1984 lähtien ja on teknisesti vanhentunut. Järjestelmän toimittaja on sitoutunut palvelun tuottamiseen ja järjestelmän ylläpitoon 31.12.2022 saakka. Kaupungin on varmistettava palkanmaksun häiriötön jatkuminen ja hankittava korvaava soveltuva järjestelmä käyttöön mahdollisimman nopealla aikataululla. Sarastia 365 HR -järjestelmä on mahdollista ottaa käyttöön noin vuoden kuluessa käyttöönottoprojektin aloittamisesta. Käyttöönoton suunniteltu alkamisajankohta on 1.1.2022 lukien.

Pilvipalvelupohjainen erityisesti kunta-alalle kehitetty Sarastia 365 HR -järjestelmä sisältää kaikki palvelussuhteen elinkaaren hallintaan ja palkanlaskentaan tarvittavat toiminnallisuudet, sähköiset lomakkeet, vakioraportit, lisämoduulit ja Helsingille erikseen toteutettavat HR-lisäosat sekä toimittajan pääkäyttäjä- ja ylläpitopalvelut. Järjestelmähankinta tukee kaupungin digitalisaation hyödyntämisen tavoitteita. Sarastia 365 HR –järjestelmän avulla henkilöstöhallinnon perustoimintoja ja palkkahallinnon prosesseja on mahdollista automatisoida huomattavasti nykyistä laajemmin. Järjestelmään voidaan toteuttaa kaupungin hallintosäännön ja toimintasääntöjen mukainen organisaatiorakenne ja esihenkilöhierarkia sekä tarvittavat integraatiot muihin järjestelmiin. Järjestelmä tarjoaa henkilöstölle nykyistä laajemmat HR-perustoimintojen itsepalvelukanavat ja mobiilikäyttömahdollisuuden.

Tuotteistetun järjestelmän käyttöönotto vähentää toimittajariippuvuutta. Uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen järjestelmäpalvelun kustannukset alenevat noin 200 000 eurolla vuodessa nykytasoon verrattuna.

Sidosyksikköhankinta

Sarastia Oy on kuntien, kuntayhtymien ja kuntakonserniyhtiöiden omistama yhtiö, joka tuottaa ja kehittää omistajilleen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita, muita tukipalveluita sekä markkinointi- ja kehittämispalveluita. Yhtiö tuottaa ja kehittää myös alan koulutus- ja konsultointipalveluita sekä ohjelmistokehitystä ja -tuotantoa. Yhtiö voi tuottaa em. palveluja myös muille asiakkaille kulloinkin voimassa olevan hankintalainsäädännön mukaisesti. Yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiö toimii julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä.

Hankintalain 15 §:n mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään. Sidosyksiköllä tarkoitetaan hankintayksiköstä muodollisesti erillistä ja päätöksenteon kannalta itsenäistä yksikköä. Lisäksi edellytyksenä on, että hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa käyttää määräysvaltaa yksikköön samalla tavoin kuin omiin toimipaikkoihinsa ja että yksikkö harjoittaa enintään viiden prosentin ja enintään 500 000 euron osuuden liiketoiminnastaan muiden tahojen kuin niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on. Sidosyksikössä ei saa olla muiden kuin hankintayksiköiden pääomaa.

Sidosyksikköhankinnan mahdollistamiseksi kaupunginhallitus ja kaupunginhallituksen konsernijaosto ovat 26.10.2020 päättäneet hyväksyä Sarastia Oy:n osakkeiden merkinnän ja osakassopimuksen. Kyseisten päätösten lainvoimaiseksi tulon jälkeen kaupunki voi liittyä Sarastia Oy:n osakkaaksi. Osakkaaksi liittyminen edellyttää, että kaupunki allekirjoittaa merkintäsitoumuksen, Sarastia Oy:n hallitus hyväksyy merkintäsitoumuksen, ja kaupunki allekirjoittaa osakassopimuksen. Tämä päätös tehdään ehdollisena siten, että sen täytäntöönpano edellyttää edellä mainittujen kaupunginhallituksen ja konsernijaoston päätösten lainvoimaisuutta ja kaupungin liittymistä Sarastia Oy:n osakkaaksi.

Valtiontukiarviointi

Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 107(1) mukaan jollei perussopimuksissa toisin määrätä, jäsenvaltion myöntämä taikka valtion varoista muodossa tai toisessa myönnetty tuki, joka vääristää tai uhkaa vääristää kilpailua suosimalla jotakin yritystä tai tuotannonalaa, ei sovellu sisämarkkinoille, siltä osin kuin se vaikuttaa jäsenvaltioiden väliseen kauppaan.

Valmistellessa päätöstä Sarastia365 HR –henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmäpalvelun hankinnasta on arvioitu, sisältyykö toimenpiteeseen SEUT 107(1) artiklan mukaista valtiontukea.

Valtiontukisääntöjä sovelletaan ainoastaan silloin, kun tuensaaja on yritys. Euroopan unionin tuomioistuin on määritellyt yritykset taloudellista toimintaa harjoittaviksi yksiköiksi, riippumatta niiden oikeudellisesta muodosta ja rahoitustavasta. Taloudellista toimintaa on kaikki toiminta, jossa tavaroita tai palveluja tarjotaan markkinoilla (Komission käsitetiedonanto 2016/C 262/01, kohdat 6 – 12).

Sarastia Oy syntyi yhdistämällä Kunnan Taitoa Oy:n ja Kuntapro Oy:n toiminnot ja resurssit 1.5.2019 lukien. Sarastia Oy:n palveluntuotanto on rajattu hankintalainsäädännön mukaisille hankintayksiköille. Yhtiön osakkeita voivat hankkia ainoastaan hankintalainsäädännön soveltamisalaan kuuluvat hankintayksiköt, eikä yhtiö voi tuottaa palveluita muille asiakkaille kuin kulloinkin voimassa olevan hankintalainsäädännön mahdollistamissa rajoissa. Sarastia Oy:n tarjoamia palveluja käytetään vain sellaisissa kuntien, kuntayhtymien ja kuntakonserniyhtiöiden toiminnoissa, joissa ei ole kyse taloudellisesta toiminnasta.

Yllä olevilla perusteilla Sarastia Oy ei harjoita valtiontukisäännösten näkökulmasta taloudellista toimintaa, eikä suunniteltuun palveluhankintaan sisälly (SEUT) 107(1) artiklan mukaista valtiontukea.