Hankinta, Helsinki-avun Clara-käsittelysovelluksen jatkohankinta, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Päätös kaupungin vapaaehtoisten tietoja ohjaavan Clara-järjestelmän jatkohankinnasta
Päätös
Toimialajohtaja päätti hyväksyä jatkohankintaa koskevan väliaikaisen sopimuksen Clara Finland Oy:n kanssa Helsingin kaupungin vapaaehtoisten ohjaamiseen käytettävästä Clara-järjestelmästä. Jatkosopimuksen arvo on vuonna 2021 arvioituna noin 40 000 euroa ilman arvonlisäveroa.
Arvioitu summa 40 000 euroa koostuu 50 käyttäjätunnusmäärästä ja käyttöönotto opetusmateriaalista, lisäksi osa kustannuksista koostuu pienkehityksestä ja Clara tuesta sekä varautumisesta Helsinki apu 2.0 käyttöönottoon.
Jatkohankinta tehdään ilman tarjouskilpailua hankintalain (1397/2016) 40 § suorahankinnan perusteella teknisestä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan.
Päätöksen perustelut
Helsingin kaupungin kaikkien vapaaehtoisten toiminnan organisoiminen siirtyi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan vastuulle 1.1.2018. Clara järjestelmä on ollut käytössä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla 1.1.2018 alkaen ja hankinnan toteutunut arvonlisäveroton kokonaissumma vuodesta 2018 alkaen 31.12.2020 saakka on noin 35 865 euroa ilman arvonlisäveroa.
Clara järjestelmää käytetään Helsingin kaupungin kaikkien vapaaehtoisten tietojen käsittelyyn. Varautumista Helsinki-apu 2.0 mahdolliseen käynnistämiseen on tehty kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan eri palvelukokonaisuuksissa. Helsinki-apu 2.0 on sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan ja kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan yhteinen hanke, jonka liikkeelle lähdöstä tarvittaessa päättää kansliapäällikkö Helsingin kaupungin koronatyöryhmän puheenjohtajana.
Sopimuksen tausta ja sisältö
Clara järjestelmä on Clara Finland Oy:n kehittämä, kolmannen sektorin tarpeisiin kehitetty asiakkuudenhallinnan, varainhankinnan ja toiminnanohjauksen järjestelmä. Tällä hetkellä Clara-järjestelmässä on Helsinki-avun vapaaehtoisten lisäksi mm. kulttuuri- ja liikuntakaveritoiminnan sekä Kampin ja Kinaporin seniorikeskusten vapaaehtoisten tiedot. Uutena toimintana järjestelmään on viety Liikuntaluotsien vapaehtoisten tiedot.
Helsingin kaupunki on yhdessä Helsingin seurakuntien kanssa käynnistänyt Helsinki-avun 27.3.2020. Helsinki-avun tarkoituksena on varmistaa, että yli 70-vuotiaat helsinkiläiset saavat käytännön apua arjen asiointiin (apteekki ja ruoka) sekä keskusteluapua. Asiakastiedot tallennetaan Helsingin kaupungin ylläpitämään Helsinki apu -hankkeen Clara-asiakasrekisteriin, jota käytetään ainoastaan avun välittämiseen koronatilanteessa. Helsinki-apu 1.0 toteutettiin 1.4. – 31.8.2020. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla on varauduttu Helsinki-avun 2.0 käynnistämiseen, mikäli koronatilanne vaikeutuu.
Suorahankinta
Jatkohankinta tehdään ilman tarjouskilpailua hankintalain (1397/2016) 40 § suorahankinnan perusteella teknisestä syystä, koska vain Clara Finland Oy voi toteuttaa hankinnan vaaditussa ajassa ja laajuudessa. Koronapandemian mahdollisesti vaikeutuessa tulee Helsinki-apu 2.0 käyttöön tarkoitetun tietojärjestelmän olla viiden vuorokauden sisällä käyttövalmis.
Solmittava sopimus on väliaikainen ja irtisanomisaika 3 kuukautta. Kilpailutus vapaaehtoisia koskevasta tietojärjestelmästä laitetaan vireille tammikuun 2021 aikana. Väliaikainen sopimus päättyy kunnes uusi kilpailutus on saatu päätökseen.
Tietosuoja ja tietoturva
- sopimussakkoa koskevat kohdat on poistettu
- vahingonkorvauksen enimmäismäärä on 3 000 euroa
- Clara Finlandin alihankkijana toimivan saksalaisen Hetznerin käyttämät tietojärjestelmät on tarkistettu yrityksen nettisivuilta.
Toimivalta
Hallintosäännön 24 luvun 1 §:n mukaan viranhaltijan päätöksen perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa se viranhaltija, joka on päättänyt sopimukseen sitoutumisesta, tai hänen määräämänsä henkilö.
This decision was published on 27.01.2021
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava
- päätös, johon haetaan muutosta
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
- perusteet, joilla muutosta vaaditaan.
Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.
Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.
Valitukseen on liitettävä
- päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä
- todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2050 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4100 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6140 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Ask for more info
Marko Luukkanen, lakimies, puhelin: 09 310 89130
Eliisa Saarinen, kehittämisasiantuntija, puhelin: 050 5955322
Leevi Kuokkanen, digitaalisten palvelujen päällikkö, puhelin: 09 310 34376