Hankinta, EdTech Hautomo Helsinki, kaupunginkanslia

Kansliapäällikkö päätti hyväksyä Y4 Works Oy:n (2978296-6) tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimpana.

Suunniteltu varsinainen sopimuskausi on 15.6.2021 – 31.12.2023.

Lisäksi hankintaan kuuluu kahden vuoden optiokausi, jonka käyttöönotosta hankintayksikkö päättää erikseen suoraa hankintaa käyttäen ennen perussopimuskauden päättymistä.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on 436 000 euroa.

Kansliapäällikkö päätti oikeuttaa elinkeinojohtajan allekirjoittamaan toimittajan kanssa tehtävän sopimuksen ja päättämään myöhemmin option käyttöönotosta.

Kustannusten arvolisäveroton osuus maksetaan Innovaatiorahaston Helsinki Education Hub – Helsingistä maailman oppimisen pääkaupunki- hankkeelta projektinumerolta 3599781.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset otteet rikosrekisteristä. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Hankinnan kohde

Helsinki Education Hubista (HEH) rakennetaan ainutlaatuinen oppimis- ja koulutusteknologian (EdTech) osaamiskeskus, joka yhdistää sekä kansalliset että kansainväliset oppimisen ja koulutuksen toimijat. HEHin yksi päätavoitteista on edistää EdTech – yrittäjyyttä ja uutta liiketoimintaa. HEH:ssä tulee toimimaan nyt kilpailutettava EdTech-alan hautomo.

Tarjouspyyntö

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 15.4.2021 päivättyyn tarjouspyyntöön H016-21 / HEL 2021-002647. Hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 15.4.2021sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 17.5.2021. Määräaikaan mennessä saapui 7 tarjousta: Educraftor Oy Ab, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Oy, iLab Collective, Nordic Startup Ventures Oy, Trainshare Universal Oy, xEdu Oy, Y4 Works Oy.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Tarjouspyynnön ESPD-liitteessä sekä kohdassa ”Tarjouspyynnön muut ehdot” on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.

Taloudellisen tilanteen osalta edellytettiin, että tarjoajan taloudellisen tilanteen tulee olla sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n tai vastaavan tahon rating-luokituksessa on tyydyttävä A taikka riskiluokka on 1-3 tai vastaava. xEDu Oy ei täyttänyt asetettua vaatimusta.

Tarjoajalla tuli olla palveluksessaan vähintään kaksi henkilöä, joista vähintään yhdellä tulee olla kokemusta suomalaisesta oppimisesta ja koulutuksesta sekä koulujärjestelmästä, että Suomen edtech-alan tuntemus ja ymmärrys. Nordic Startup Ventures Oy ei täyttänyt asetettua vaatimusta.

Tarjoajan tulee tarjousta jättäessään ilmoittaa, mitkä osat tarjoaja toteuttaa alihankintana. Tarjoajan tulee lisäksi ilmoittaa, mikäli se käyttää muiden yksiköiden voimavaroja täyttääkseen hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset. Mikäli tarjoaja käyttää muiden yksiköiden voimavaroja täyttääkseen soveltuvuusvaatimuksia, tulee näiden voimavara-alihankkijoiden täyttää oma ESPD-lomake ja toimittaa tämä tarjouksen määräaikaan mennessä. Trainshare Universal Oy ei täyttänyt asetettuja vaatimuksia alihankinnan ilmoittamisen ja voimavara-alihankkijoiden ESPD-lomakkeen toimittamisen osalta.

xEDu Oy, Nordic Startup Ventures Oy ja Trainshare Universal Oy:n eivät täyttäneet tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia ja ne suljetaan tämän perusteella pois tarjouskilpailusta.

Muiden tarjoajien osalta tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia lukuun ottamatta iLab Collectiven tarjousta.

Tarjouspyynnössä on edellytetty, että tarjoukset tulee toimittaa suomen kielellä. iLab Collective on toimittanut tarjouksen englanninkielellä ja on näin ollen tarjouspyynnön vastainen. iLab Collectiven tarjous hylätään tämän perusteella tarjouspyynnön vastaisena.

Tarjousten vertailu

Tarjousvertailu tehtiin Educraftor Oy Ab:n, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Oy:n ja Y4 Works Oy:n tarjousten pohjalta.

Hankittavien tuotteiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.

Hinnan painoarvo on 20 % ja laadun painoarvo 80 %. Laadun osalta arvioidaan toteuttamissuunnitelmaa ja verkostoja ja kumppaneita.

Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen ja perusteluineen on tämän päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa. Vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on tehnyt Y4 Works Oy.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.