Hankinta, Soili-palvelun lähdekoodin ylläpito, kaupunkiympäristön toimiala

Tietohallintopäällikkö päätti hankkia suorahankintana Soili-palvelun taustaprosessien ylläpito- ja jatkokehityspalvelut Sitowise Oy:ltä ja allekirjoittaa kyseisiä palveluita koskevan sopimuksen. Arvio hankinnan arvonlisäverottomasta kokonaisarvosta on neljältä vuodelta laskettuna enintään 557 000 euroa.

Palvelun taustaprosessien lähdekoodin ylläpitoa ja jatkokehittämistä koskeva sopimus yhdistetään Sitowise Oy:n kanssa aikaisemmin tehdyn Soili-palvelun asiointipalvelua koskevan ylläpitosopimuksen kanssa yhdeksi uudeksi Soili-palvelun ylläpitoa ja jatkokehitystä koskevaksi sopimukseksi.

Sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannon myötä, vaan vasta molemmat sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimus tulee voimaan allekirjoituspäivänä ja on voimassa määräaikaisena 31.12.2023 saakka, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana. Sopimus on tällöin irtisanottavissa tilaajan puolelta 6 kuukauden ja toimittajan puolelta 12 kuukauden irtisanomisajalla.

Hankittavien palveluiden tiedot

Kaupunkiympäristön toimiala on tarjonnut vuodesta 2003 alkaen Soili-nimisen verkkopalvelun, jonka kautta käyttäjä voi hakea pohjatutkimustietoa kaupungin ylläpitämistä tietokannoista. Palvelun avulla käyttäjä voi hakea karttapohjaisesti maaperä-, pohjatutkimus-, 3D-kalliopinta- ja kantakarttoja tarvittavalta alueelta, kuvatiedostoon tulostettuja diagrammeja ja leikkauksia tarvittavalta alueelta, pohjatutkimus- ja pohjavesitietoja infraformaatissa tarvittavalta alueelta sekä kalliovarmennettuja kairauksia csv-muodossa. Palvelu on maksullinen ja tarkoitettu vain alan ammattilaisille, joille on myönnetty tunnukset palvelun käyttöön.

Sovelluksen verkkokäyttöliittymä palvelinsovelluksineen sekä tietokantoineen (myöhemmin ”asiointipalvelu”) perustuu Sitowise Oy:n kehittämään, omistamaan ja ylläpitämään SpatialWeb-valmisohjelmistoon. Sovelluksen MDL-sovellus ja datakanta (jäljempänä ”taustaprosessit”) ovat puolestaan olleet kaupungin omistamia ja kaupungin oman työntekijän kehittämiä ja ylläpitämiä.

Säännölliset kustannukset Soili-palvelun asiointipalvelun vuosittaisesta ylläpidosta ovat nykyään noin 7600 euroa. Kehitystyö, joka vaatii asiointipalveluun muutoksia, on tilattu Sitowise Oy:ltä erillistilauksina erillisenä kustannuksena. Asiointipalvelun kehitystyötilauksia on tehty pääsääntöisesti joka vuosi.

Nyt tehtävän suorahankinnan tavoitteena on ulkoistaa kaupungin hallinnassa olevien Soili-palvelun taustaprosessien ylläpito ja kehitystyö Sitowise Oy:lle. Taustaprosessien ylläpidolla tarkoitetaan esimerkiksi tarvittavia muutoksia lähdekoodiin Windows-käyttöjärjestelmäpäivitysten johdosta. Kehitystyö taas liittyy kaupungin omistaman lähdekoodin muokkaamiseen ja muuttamiseen uusien ominaisuuksien käyttöönottamiseksi.

Hankintakokonaisuus muodostuu seuraavista kustannuseristä:

Tuntihintaisten ylläpito- ja jatkokehityspalveluiden kustannusarvio ei tarkoita kustannuksia, jotka tilaaja sitoutuu tilaamaan, vaan ne on laskettu ainoastaan hankintapäätöksen arvon määrittelemiseksi.

Suorahankinnan perustelut

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 40 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

Tässä tapauksessa Sitowise Oy omistaa oikeudet Soili-palveluun liittyvään asiointipalveluun ja sen lähdekoodiin, mistä johtuen palvelun taustaprosessien lähdekoodin ylläpitoa ja jatkokehitystä ei voida kilpailuttaa asiointipalvelusta kokonaan erillisenä kokonaisuutena. Sitowise Oy:n määräysvallassa on esimerkiksi se, millaisten toimittajien kanssa Sitowise Oy sitoutuu tekemään yhteistyötä ja luovuttamaan asiointipalvelua koskevia, taustaprosessien lähdekoodin ylläpito- ja jatkokehitystehtävissä tarvittavia tietoja.

Lähdekoodin ylläpidon hankkiminen muulta toimittajalta kuin Sitowise Oy:ltä edellyttäisi siis käytännössä kokonaan uuden asiointipalvelun rakentamista. Soilin asiointipalvelu on keskeinen osa palvelua, asiointipalvelua on kehitetty vuosien ajan ja kehittämistyöhön on panostettu merkittävästi kustannuksia. Kehittämistyön hyödyt menetettäisiin, jos asiointipalvelu pitäisi rakentaa uudestaan.

Lisäksi taustaprosessien lähdekoodin ylläpidosta ja kehittämisestä tähän mennessä vastannut kaupungin oma työntekijä on eläköitymässä vuoden 2021 loppuun mennessä. Ainoastaan Sitowise Oy:llä on aikaisempien sovelluksen asiointipalvelun ylläpito- ja kehittämistehtävien suorittamisen johdosta valmiiksi sellaista erityistä tietotaitoa Soili-palvelusta, jonka ansiosta ylläpitotehtävien käynnistäminen on mahdollista toteuttaa vuoden 2021 aikana riittävän nopeasti ja niin, että eläköityvällä henkilöllä hallussa olevaa taustaprosesseihin ja niiden lähdekoodiin liittyvää osaamista ehditään siirtämään riittävästi toimittajalle.

Suorahankinnalla pystytään välttämään erityisosaamisen menettämisestä johtuvat palvelun toiminnan häiriintymiseen liittyvät riskit sekä vähentämään muutenkin sovelluksen ylläpidon henkilöriippuvaisuutta.

Osana taustaprosesseihin liittyvien palveluiden ulkoistamisprojektia toteutetaan samalla lähdekoodin konvertointi C-ohjelmointikielestä C#-kieliseksi. Tällä pyritään niin ikään vähentämään vanhentuvan ohjelmointikielen vähenevään osaamiseen liittyviä riskejä. Palvelun siirtyessä toimittajan kokonaispalveluksi myös palvelutasoihin on tarpeen tehdä tarkistuksia asiointipalveluun liittyneeseen aiempaan sopimukseen verrattuna.

Edellä mainituista seikoista johtuen hankintayksikkö katsoo, että käsillä on sellaisia teknisiä ja yksinoikeuden suojaamiseen liittyviä syitä, joiden vuoksi ainoastaan Sitowise Oy voi toteuttaa hankinnan, eikä muita järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ole tässä tilanteessa.

Sopimuksen syntyminen

Sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannon myötä, vaan vasta kun kumpikin sopijapuoli on allekirjoittanut hankintaa koskevan sopimuksen. Tilaaja julkaisee hankinnasta suorahankintailmoituksen ja odottaa 14 päivän valitusajan ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Hankintayksikkö tarkistaa pakolliset poissulkemisperusteet ja niihin liittyvät rikosrekisteriotteet toimittajalta ennen sopimuksen allekirjoittamista. Hankintapäätös on ehdollinen siihen saakka kunnes poissulkemisperusteet on tarkistettu.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta) mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 11.5.2021 § 248 mukaisesti tietohallintopäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euroon (alv 0 %) saakka. Tietohallintopäällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.