Hankinta, Haltia-kiinteistönhallintajärjestelmän siirtymänkauden ylläpito- ja tukipalvelut, kaupunkiympäristön toimiala

Tietohallintopäällikkö päätti hankkia suorahankintana Haltia-kiinteistönhallintajärjestelmän ylläpito- ja tukipalvelut Miragel Oy:ltä ja allekirjoittaa kyseisiä palveluita koskevan Miragel Oy:n kanssa neuvotellun muutossopimuksen, joka on voimassa määräaikaisena 1.2.2022 - 31.12.2022. Arvioitu hankinnan arvo on enintään noin 164 200 euroa (alv 0 %).

Hankintasopimus tulee voimaan 1.2.2022. Hankintasopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen muutossopimuksen.

Hankintapäätös on ehdollinen siten, että toimittajan tulee toimittaa hankintayksikön vaatimat harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset ennen sopimuksen tekemistä.

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Helsingin kaupungin kiinteistövirastolla ja sittemmin kaupunkiympäristön toimialalla on ollut käytössään vuonna 1998 hankittu Haltia-kiinteistönhallintajärjestelmä. Tietojärjestelmän on toimittanut Miragel Oy, joka on vastannut myös järjestelmän tuesta, ylläpidosta ja kehittämisestä. Järjestelmä on asennettu kaupungin omaan palvelinympäristöön.

Kiinteistönhallinnan järjestelmä on ollut keskeinen työväline Helsingin kaupungin kiinteistömassan hallinnassa. Nykyisen järjestelmän tarjoama toiminnallinen kokonaisuus on hyvin laaja, se sisältää seuraavat kokonaisuudet: kiinteistörekisterin hallinta, kohteiden teknisen arvon laskenta, vuokrarekisterin hallinta ja vuokrasopimusten tekeminen, vuokralaskutusaineiston muodostaminen, rakennus- ja korjaushankkeiden ohjelmointi, kiinteistöihin tai hankkeisiin kohdistuvien tilausten tekeminen sekä kiinteistöihin tai hankkeisiin kohdistuvien kustannusten seuranta.

Miragel Oy on 25.1.2021 ilmoittanut irtisanovansa Haltia-kiinteistöhallintaohjelmistoa koskevat 14.8.1998 ja 1.7.2004 tehdyt ylläpitosopimukset. Sopimusten irtisanomisaika ja voimassaolo päättyvät tammikuun 2022 lopussa.

Uusien Haltia-ohjelmistokokonaisuuden korvaavien järjestelmien hankintojen valmistelu on käynnistetty kaupunkiympäristön toimialalla. Hankintojen kilpailutusten ja korvaavien järjestelmien käyttöönoton arvioidaan kuitenkin kestävän vähintään vuoden 2022 loppuun saakka.

Tästä syystä on välttämätöntä sopia nykyisen toimittajan kanssa Haltia-ohjelmistokokonaisuuteen liittyvien palveluiden määräaikaisesta jatkamisesta 31.12.2022 saakka, jotta muun muassa kaupunkiympäristön toimialan Tilat-palvelun toiminta ei häiriintyisi siirtymäaikana.

Sopimuksia jatketaan 11 kuukauden mittaisen siirtymäkauden ajaksi pääosin voimassa olevien ylläpitosopimusten ehdoin. Ohjelmiston jatkokehitystä ja eräitä ohjelmistopäivityksiä ei kuitenkaan tehdä enää siirtymäkaudella. Ylläpito- ja tukipalveluiden kiinteä kuukausihinta on siirtymäkaudella 12 200 euroa. Erikseen tilattavia tuntihinnoiteltuja asiantuntijatöitä, kuten massamuutoksia järjestelmän tietosisältöihin, on arvioitu tarvittavan siirtymäkaudella enintään noin 30 000 eurolla.

Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinta tehdään suorahankintana.

Suorahankinnan perustelut

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 40 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

Haltia-kiinteistöhallintaohjelmisto on Miragel Oy:n kehittämä ja omistama ohjelmistotuote, jonka ylläpitoon Miragel Oy:llä on sopimukseen perustuva yksinoikeus.

Ohjelmiston vuonna 2004 tehdyssä toimitussopimuksessa tilaajan oikeudet purkaa, muuttaa ja laajentaa ohjelmistotuotetta sekä suorittaa ylläpitoa muiden kuin Miragel Oy:n toimesta on rajattu ainoastaan tilanteisiin, joissa toimittaja on itse estynyt suorittamasta näitä toimenpiteitä tai laiminlyönyt sopimuksen mukaisten tehtävien suorittamista. Tässä tapauksessa kyse ei ole sopimuksessa mainituista erityistilanteista, eikä tilaajalla siten ole suoraan sopimukseen perustuvaa oikeutta hankkia ohjelmiston ylläpitoa muilta toimittajilta kuin Miragel Oy:ltä.

Tilaajan oikeus saada ohjelmiston ylläpitoon tarvittava ohjelmiston lähdekoodi ja dokumentaatio haltuunsa on lisäksi sidottu toimitussopimuksessa niin sanottuun escrow-menettelyyn. Kolmannen osapuolen haltuun talletettu lähdekoodi on mahdollista saada tilaajan haltuun ainoastaan tilanteessa, jossa toimittaja on asetettu konkurssiin tai selvitystilaan. Tässä tapauksessa kyse ei ole sopimuksessa mainituista erityistilanteesta, eikä tilaajalla siten ole suoraan sopimukseen perustuvaa oikeutta saada myöskään ylläpitoon tarvittavaa ohjelmiston lähdekoodia ja dokumentaatiota haltuunsa.

Näin ollen Haltia-järjestelmän ylläpidon suorittaminen muun toimittajan kuin Miragel Oy:n toimesta ei ole myöskään teknisesti mahdollista.

Toisaalta järjestelmän käytön jatkaminen ilman ylläpitoa ja tukea siihen asti, kunnes korvaavat järjestelmät on saatu kilpailutettua ja otettua käyttöön, on arvioitu muun muassa järjestelmän toimivuuteen ja tietoturvaan liittyvien syiden vuoksi liian riskialttiiksi. Tämä ei siten ole mahdollinen toimintavaihtoehto.

Hankintayksikkö on käynnistänyt uuden järjestelmäkokonaisuuden hankinnan valmistelun viipymättä saatuaan tiedon nykyisen järjestelmän ylläpitosopimuksen irtisanomisesta. Kyse on kuitenkin toiminnallisesti keskeisestä ydintietojärjestelmästä, jolla on hyvin monenlaisia käyttötarkoituksia ja yhteyksiä muihin kaupungin käytössä oleviin tietojärjestelmiin, mistä johtuen korvaavan järjestelmäkokonaisuuden mittavaa määrittelytyötä, kilpailutuksia ja käyttöönottoja ei ole ollut mahdollista suorittaa Haltia-järjestelmän ylläpitosopimuksen alkuperäisen 12 kuukauden irtisanomisajan kuluessa.

Edellä mainituista seikoista johtuen hankintayksikkö katsoo, että käsillä on sellaisia teknisiä ja yksinoikeuden suojaamiseen liittyviä syitä, joiden vuoksi ainoastaan Miragel Oy voi toteuttaa hankinnan. Muita järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole ennen kuin korvaavat järjestelmät on saatu kilpailutettua ja otettua käyttöön.

Sopimuksen syntyminen

Toimittajalta tarkastetaan ennen sopimuksen allekirjoittamista Helsingin kaupunkikonsernin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset.

Hankintasopimus tulee voimaan 1.2.2022. Sopimus on voimassa määräaikaisena 31.12.2022 saakka.