Hankinta, Koki-kiinteistötietojärjestelmien ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmien ylläpito- ja tukipalveluiden hankinta, Kaupunkiympäristön toimiala

Tietohallintopäällikkö päätti hankkia suorahankintana Koki-kiinteistötietojärjestelmien ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmien katselukäyttöversioiden ylläpito- ja tukipalvelut CGI Suomi Oy:ltä. Asuntoyksiköllä ja asuntopalveluilla on tuotantokäytössä erilliset Koki- ja Asvaweb-järjestelmät. Nyt tehtävä sopimus sisältää tuotannossa olevien asuntoyksikön ja asuntopalveluiden Koki-järjestelmät ja Asvaweb-järjestelmät, jotka muutetaan katselukäyttöisiksi. Järjestelmät voidaan kukin erikseen ottaa katselukäyttöön. Sopimus on tarkoitus ottaa käyttöön vaiheittain. Ensimmäisessä vaiheessa asuntopalvelut ottavat käyttöön Koki- ja Asvaweb-järjestelmien katseluversiot 1.1.2022. Asuntoyksikön Koki- ja Asvaweb-katselukäyttöversioiden käyttöönoton aikataulu riippuu järjestelmät korvaavan Tampuuri-järjestelmän käyttöönoton aikataulusta. Sopimuksen on tarkoitus olla voimassa siihen saakka, kun kaikki neljä järjestelmää on saatu korvattua uudella Tampuuri-järjestelmällä tai vaihtoehtoisella historiatiedon arkistoinnin tavalla.

Hankinnan ennakoitu arvo siirtymävaiheen sopimuskaudelle on enintään noin 80 000 euroa (alv 0 %). Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta, joka tehdään suorahankintana.

Hankintasopimus tulee voimaan 1.1.2022. Hankintasopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen SaaS-palvelusopimuksen.

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Helsingin kaupungin kiinteistövirastolla ja sittemmin kaupunkiympäristön toimialalla on ollut käytössään alun perin sosiaaliviraston sosiaali- ja terveydenhuollon kiinteistöpalvelukeskukseen vuonna 2004 hankittu Koki-kiinteistötietojärjestelmä ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmä. Koki oli ennen nimeltään Komartek-kiinteistönpitojärjestelmä ja Asvaweb oli Asukasvalinta Lite. Tietojärjestelmät on toimittanut CGI Suomi Oy, joka on vastannut myös järjestelmien tuesta, ylläpidosta ja kehittämisestä.

Järjestelmät toimivat Software as a Service -palveluina (”SaaS”) toimittajan omassa palvelinympäristössä. Koki-kiinteistötietojärjestelmä on ollut keskeinen työväline Helsingin kaupungin vuokra-asuntojen ja asuntovuokrauksen hallinnassa. Asvaweb-järjestelmä on ollut keskeinen työväline Helsingin kaupungin vuokra-asuntojen asukasvalinnassa.

Nykyisten Koki-järjestelmien tarjoama toiminnallinen kokonaisuus on hyvin laaja, sisältäen seuraavat kokonaisuudet: vuokra-asuntorekisterin hallinta, vuokra-asuntojen hintojen hallinta, kiinteistön ylläpidon historiatiedot, asuntoihin liittyvät häiriömerkinnät, avainten luovutustiedot, vuokra-asuntolaskutuksen tietojen vienti laskutusjärjestelmään, vuokra-asuntoihin liittyvä vuosittainen raportointi. Asvaweb-järjestelmä tarvitsee tietokantanaan Koki-järjestelmää, joten näillä järjestelmillä on keskinäinen riippuvuus.

CGI Suomi Oy on 29.6.2021 ilmoittanut irtisanovansa Koki-kiinteistötietojärjestelmää ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmää koskevan vuonna 2019 tehdyn ylläpitosopimuksen. Sopimuksen irtisanomisaika ja voimassaolo päättyvät joulukuun 2021 lopussa.

Uuden Koki-kiinteistötietojärjestelmän ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmän kokonaisuuden korvaavan Tampuuri-järjestelmän käyttöönotto on viivästynyt. Tampuuri-järjestelmän valmistumista ei pystytty nopeuttamaan, jotta Koki-kiinteistöjärjestelmän ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmän alkuperäisen kuuden kuukauden irtisanomisajan kuluessa Tampuuri olisi saatu tuotantovalmiiksi kaikilta tarvittavilta osin. Tampuuri valmistumassa vuoden 2022 alkupuolella.

Uuden Tampuuri-järjestelmän kokonaisvaltaisen käyttöönoton arvioidaan kuitenkin kestävän vuoden 2022 loppuun saakka, koska historiatietojen vientiä ei uuteen järjestelmään ole vielä kokonaisuudessaan suunniteltu ja toteutettu. Tämä tarve katsontapalvelulle järjestelmien osalta liittyy nimenomaan siihen, että asuntoyksikön ja asuntopalveluiden toiminnan kannalta tärkeitä historiatietoja ei ole saatu vietyä vielä Tampuuri-järjestelmään. Toimintojen täytyy päästä näkemään historiatietoja. Tästä syystä on välttämätöntä sopia nykyisen toimittajan kanssa Koki- ja Asvaweb –ohjelmistokokonaisuuteen liittyvien palveluiden jatkosta, jotta muun muassa asuntoyksikön ja asuntopalveluiden toiminta ei häiriintyisi siirtymäaikana.

Sopimusta jatketaan siirtymäkauden aikana katsontapalvelun SaaS-palveluehdoin. Ohjelmiston jatkokehitystä ja ohjelmistopäivityksiä ei tehdä enää siirtymäkaudella, vaan palvelusopimukseen kuuluu järjestelmien muuntaminen katsontakäyttöön. Neljän järjestelmän muuntamisen katselukäyttöisiksi on arvioitu kustantavan enimmillään noin 17 000 euroa (alv 0 %). Ensimmäisen vaiheen ylläpito- ja tukipalveluiden kiinteä kuukausihinta on 3 170 euroa (alv 0 %). Toisen vaiheen ylläpito- ja tukipalveluiden kuukausihinta on siirtymäkaudella 5 490 euroa (alv 0 %). Palvelusopimuksessa on lisäksi kiintiö kuukausittaiselle asiantuntijatyölle, joka on kaksi henkilötyöpäivää. Asiantuntijatyöhön on arvioitu käytettävän enintään 10 000 euroa (alv 0 %). Näin ollen kokonaisuudessaan neljän järjestelmän osalta hankinnan arvo on siirtymäkauden ajalla arviolta noin 80 000 euroa (alv 0 %).

Suorahankinnan perustelut

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 40 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

Koki-kiinteistötietojärjestelmä ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmä ovat CGI Suomi Oy:n kehittämiä ja omistamia ohjelmistotuotteita, joiden ylläpitoon CGI Suomi Oy:llä on sopimukseen perustuva yksinoikeus. Näin ollen Koki-kiinteistötietojärjestelmän tai Asvaweb-asukasvalintajärjestelmän ylläpidon suorittaminen muun toimittajan kuin CGI Suomi Oy:n toimesta ei ole mahdollista. Myös järjestelmien käytön jatkaminen ilman ylläpitoa ja tukea siihen asti, kunnes Tampuuri-järjestelmä on saatu otettua käyttöön, on arvioitu muun muassa järjestelmien toimivuuteen ja tietoturvaan liittyvien syiden vuoksi liian riskialttiiksi. Tämä ei siten ole mahdollinen toimintavaihtoehto.

Koki-kiinteistötietojärjestelmät ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmät ovat osa kaupungin ydintietojärjestelmää. Niillä on hyvin monenlaisia käyttötarkoituksia ja yhteyksiä muihin kaupungin käytössä oleviin tietojärjestelmiin, mistä johtuen korvaavan Tampuuri-järjestelmän käyttöönottoa ei ole ollut mahdollista nopeuttaa. Koki-kiinteistötietojärjestelmät ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmät pystytään muuntamaan katseluversioksi tai ajamaan kokonaan alas vasta, kun Tampuuri-järjestelmä on tarvittavilta ominaisuuksiltaan valmis ja datamigraatio on saatu toteutettua historia-aineistojen osalta.

Edellä mainituista seikoista johtuen hankintayksikkö katsoo, että käsillä on sellaisia teknisiä ja yksinoikeuden suojaamiseen liittyviä syitä, joiden vuoksi ainoastaan CGI Suomi Oy voi toteuttaa hankinnan. Muita järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole ennen kuin korvaavat järjestelmät on saatu käyttöönotettua.

Sopimuksen syntyminen

Toimittajalta tarkastetaan ennen sopimuksen allekirjoittamista Helsingin kaupunkikonsernin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset.
Hankintasopimus tulee voimaan 1.1.2022. Sopimus on voimassa kolmen kuukauden määräajan ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi yhden kuukauden irtisanomisajalla. Sopimus on tarkoitus irtisanoa heti kun korvaava Tampuuri-järjestelmä on saatu otettua käyttöön ja datamigraatio on saatu toteutettua.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). ICT-hankintojen osalta toimivalta tehdä hankintoja on keskitetty tietohallintopäällikölle. Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan tietohallintopäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Näin ollen tietohallintopäällikkö on toimintavaltainen päättämään hankinnasta.