Hankinta, Koki-kiinteistötietojärjestelmän ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmän siirtymäkauden ylläp. ja tukip. hankinta, Kaupunkiympäristön toimiala

Tietohallintopäällikkö päätti hankkia Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan Tilat-palvelun asuntoyksikölle Koki-kiinteistötietojärjestelmän ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmän ylläpito- ja tukipalvelut CGI Suomi Oy:ltä. Sopimuksen on tarkoitus olla voimassa siihen saakka, kunnes korvaava järjestelmä, Tampuuri, saadaan käyttöön kaupunkiympäristön toimialalla.

Hankinnan ennakoitu arvo siirtymävaiheen sopimuskaudelle on enintään noin 54 000 euroa (alv 0 %). Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava palveluhankinta, joka tehdään suorahankintana.

Muutossopimus tulee voimaan 1.1.2022. Sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen muutossopimuksen.

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Helsingin kaupungin kiinteistövirastolla ja sittemmin kaupunkiympäristön toimialalla on ollut käytössään alun perin sosiaaliviraston sosiaali- ja terveydenhuollon kiinteistöpalvelukeskukseen vuonna 2004 hankittu Koki-kiinteistötietojärjestelmä ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmä. Koki-kiinteistötietojärjestelmä oli tuolloin nimeltään Komartek-kiinteistönpitojärjestelmä ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmä oli Asukasvalinta Lite. Tietojärjestelmän on toimittanut CGI Suomi Oy, joka on vastannut myös järjestelmän tuesta, ylläpidosta ja kehittämisestä. Järjestelmä toimii Software as a Service -palveluna (”SaaS”) toimittajan omassa palvelinympäristössä. Koki-kiinteistötietojärjestelmä ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmä ovat olleet keskeisiä työvälineitä Helsingin kaupungin vuokra-asuntojen ja asuntovuokrauksen hallinnassa sekä asukasvalinnassa.

Nykyisen Koki-järjestelmän tarjoama toiminnallinen kokonaisuus on hyvin laaja, sisältäen seuraavat kokonaisuudet: vuokra-asuntorekisterin hallinta, vuokra-asuntojen hintojen hallinta, kiinteistön ylläpidon historiatiedot, asuntoihin liittyvät häiriömerkinnät, avainten luovutustiedot, vuokra-asuntolaskutuksen tietojen vienti laskutusjärjestelmään, vuokra-asuntoihin liittyvä vuosittainen raportointi. Nykyisellä Asvaweb-järjestelmällä hallitaan asukasvalintaa.

CGI Suomi Oy on 29.6.2021 ilmoittanut irtisanovansa Koki-kiinteistötietojärjestelmiä ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmiä koskevan vuonna 2019 tehdyn ylläpitosopimuksen. Sopimuksen irtisanomisaika ja voimassaolo päättyvät joulukuun 2021 lopussa.

Uuden Koki-kiinteistötietojärjestelmän korvaavan Tampuuri-järjestelmän käyttöönotto on viivästynyt. Tampuuri-järjestelmän valmistumista ei pystytty nopeuttamaan, jotta Koki-kiinteistöjärjestelmän alkuperäisen kuuden kuukauden irtisanomisajan kuluessa Tampuuri olisi saatu tuotantovalmiiksi kaikilta tarvittavilta osin. Tampuuri on valmistumassa vuoden 2022 alkupuolella. Tästä syystä on välttämätöntä sopia nykyisen toimittajan kanssa Koki-järjestelmään ja Asvaweb-järjestelmään liittyvien palveluiden jatkosta, jotta muun muassa asuntoyksikön toiminta ei häiriintyisi siirtymäaikana.

Sopimusta jatketaan siirtymäkauden aikana muutossopimuksen ehdoin. Ohjelmiston jatkokehitystä ja eräitä ohjelmistopäivityksiä ei kuitenkaan tehdä enää siirtymäkaudella. Ylläpito- ja tukipalveluiden kiinteä kuukausihinta on siirtymäkaudella Koki-järjestelmän ja Asvaweb-järjestelmän osalta 5 259 euroa (alv 0 %) sisältäen tiedostonsiirrot eräajopalveluna. Pelkän Koki-järjestelmän osalta ylläpito- ja tukipalveluiden kiinteä kuukausihinta siirtymäkaudella on 3 975 euroa (alv 0 %). Sopimukseen ei liity erikseen tilattavia tuntihinnoiteltuja asiantuntijatöitä.

Suorahankinnan perustelut

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 40 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

Koki-kiinteistötietojärjestelmä ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmä ovat CGI Suomi Oy:n kehittämät ja omistamat ohjelmistotuotteet, joiden ylläpitoon CGI Suomi Oy:llä on sopimukseen perustuva yksinoikeus. CGI Suomi Oy:llä on yksinoikeus tämän SaaS-palvelun tarjoamiseen sisältäen Koki- ja Asvaweb-järjestelmän. Näin ollen Koki- ja Asvaweb-järjestelmien ylläpidon suorittaminen muun toimittajan kuin CGI Suomi Oy:n toimesta ei ole mahdollista. Myös järjestelmän käytön jatkaminen ilman ylläpitoa ja tukea siihen asti, kunnes korvaavat järjestelmät on saatu otettua käyttöön, on arvioitu muun muassa järjestelmän toimivuuteen ja tietoturvaan liittyvien syiden vuoksi liian riskialttiiksi. Tämä ei siten ole mahdollinen toimintavaihtoehto.

Koki-kiinteistötietojärjestelmä ja Asvaweb-asukasvalintajärjestelmä ovat kaupungin ydintietojärjestelmää, jolla on hyvin monenlaisia käyttötarkoituksia ja yhteyksiä muihin kaupungin käytössä oleviin tietojärjestelmiin, mistä johtuen korvaavan Tampuuri-järjestelmän käyttöönottoa ei ole ollut mahdollista nopeuttaa. Koki-kiinteistötietojärjestelmä pystytään muuntamaan katseluversioksi tai ajamaan kokonaan alas vasta, kun Tampuuri-järjestelmä on tarvittavilta ominaisuuksiltaan valmis.

Edellä mainituista seikoista johtuen hankintayksikkö katsoo, että käsillä on sellaisia teknisiä ja yksinoikeuden suojaamiseen liittyviä syitä, joiden vuoksi ainoastaan CGI Suomi Oy voi toteuttaa hankinnan. Muita järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole ennen kuin korvaavat järjestelmät on saatu käyttöönotettua.

Sopimuksen syntyminen

Toimittajalta tarkastetaan ennen sopimuksen allekirjoittamista Helsingin kaupunkikonsernin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset. Muutossopimus tulee voimaan 1.1.2022. Sopimus on voimassa kolmen kuukauden määräajan ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi yhden kuukauden irtisanomisajalla. Sopimus on tarkoitus irtisanoa heti kun korvaava Tampuuri-järjestelmä on saatu otettua käyttöön.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). ICT-hankintojen osalta toimivalta tehdä hankintoja on keskitetty tietohallintopäällikölle. Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan tietohallintopäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Näin ollen tietohallintopäällikkö on toimintavaltainen päättämään hankinnasta.