Työryhmän asettaminen, kaupunginkanslian hallintotoimintojen uudelleenjärjestelyä selvittävä työryhmä
Kaupunginkanslian hallintotoimintojen uudelleenjärjestelyn selvittäminen
Päätös
Kansliapäällikkö päätti asettaa työryhmän selvittämään kaupunginkanslian hallintotoimintojen uudelleenjärjestelyn tarvetta ja vaihtoehtoja.
Työryhmän kokoonpano
- Antti Peltonen, vs. hallintojohtaja, hallinto-osasto, puheenjohtaja
- Riikka Henriksson, erityissuunnittelija, talous- ja suunnitteluosasto
- Hannu Hyttinen, johtava kaupunginsihteeri, hallinto-osasto
- Kristian Jylhä, virastopalvelupäällikkö, hallinto-osasto
- Jussi Jääskeläinen, tiedonhallintapäällikkö, hallinto-osasto
- Liisa Kivelä, viestintäjohtaja, viestintäosasto
- Riitta Laanala, ohjelmapäällikkö, strategiaosasto
- Marianne Leskinen, neuvottelupäällikkö, henkilöstöosasto
- Pia Linja, sisäisen tarkastuksen päällikkö, sisäinen tarkastus
- Anu Mänttäri, kehittämispäällikkö, elinkeino-osasto
- Mari Paananen, talouspäällikkö, kanslian hallintopalvelut
- Katja Rimpilä, kaupunginsihteeri, hallinto-osasto
- Jenni Rope, kaupunginlakimies, hallinto-osasto
- Kaarina Salminen, Jyty, henkilöstön edustaja (Kirsi Massinen, JHL, 1. varaedustaja)
- Taru Wickström, henkilöstöpäällikkö, kanslian hallintopalvelut
- Merja Koski, kehittämispäällikkö, kanslian hallintopalvelut, työryhmän sihteeri
- Olli Lahtinen, erityissuunnittelija, strategiaosasto, työryhmän sihteeri
- Leena Mällänen, johtava asiantuntija, hallinto-osasto, työryhmän sihteeri
Työryhmän kokoonpanoon kuuluvat henkilöt on valittu asemansa ja asiantuntemuksensa perusteella. Kokoonpanoa täydennetään myöhemmin henkilöstön 2. varaedustajalla.
Työryhmän koko ja toimeksiannon kesto huomioon ottaen kunkin jäsenen odotetaan osallistuvan työskentelyyn tarkoituksenmukaiseksi katsottavissa määrin.
Työryhmän toimeksianto
Työryhmän tehtävänä on tunnistaa ja arvioida hallinto-osaston ja kanslian hallintopalveluiden nykyiset toiminnot siitä näkökulmasta, ovatko ne lähtökohtaisesti kaupunkiyhteisiä vai erityisesti kansliaa koskevia. Arvion tulee kattaa ainakin seuraavat toiminnot:
- Asianohjaus ja asianhallinta, tietopalvelu, arkisto ja tietosuoja
- HR-palvelut
- Kanslian kehittämistehtävät ja niiden koordinointi
- Oikeuspalvelut
- Pormestarikunnan ja kansliapäällikön tuki
- Päätösvalmistelu ja päätösvalmistelun tuki
- Talouspalvelut
- Toimitilahallinta ja -kehittäminen
- Virastopalvelut
Työryhmän tehtävänä on lisäksi tunnistaa ja arvioida kaupunginkanslian muidenkin osien sellaiset toiminnot, joiden voidaan katsoa olevan lähtökohtaisesti kansliaa koskevia tai joiden sijoittumista kaupunginkanslian organisaatiossa on muutoin paikallaan tarkastella. Arvion tulee kattaa ainakin seuraavat toiminnot:
- Kanslian ICT-koordinointi- ja -kehittämistehtävät, joiden osalta on otettava huomioon myös vireillä oleva digitaalisten peruspalveluiden yhtiöittämishanke
- Postipalvelut
- Sisäinen tarkastus
- Sisäinen viestintä
Työryhmän tehtävänä on tehdä ehdotus kanslian hallintotoimintojen uudelleenjärjestelyksi, jos se arvioiden nojalla osoittautuu perustelluksi. Ehdotuksessa on tavoiteltava toimintojen, vastuiden ja toimivallan mahdollisimman järkevää ja tarkoituksenmukaista sijoittumista kaupunginkansliassa, toiminnallista tehokkuutta, esihenkilö/alaissuhteiden selkeyttä sekä mahdollisuuksien mukaan sitä, ettei esihenkilötehtävien lukumäärä kaupunginkansliassa kasva. Ehdotuksen tulee sisältää luonnokset tarvittavista hallintosäännön ja toimintasäännön muutoksista sekä henkilöstösuunnitelmasta.
Toimikautensa alussa työryhmän on laadittava viestintäsuunnitelma ja yhteistoimintasuunnitelma.
Työryhmän määräaika
Työryhmän on saatava tehtävänsä valmiiksi 15.3.2022 mennessä. Toimeksiantoa koskeva viestintäsuunnitelma ja yhteistoimintasuunnitelma on kuitenkin saatava valmiiksi 31.1.2022 mennessä.
This decision was published on 19.01.2022
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.
Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §
Ask for more info
Saara Nirkko, hallintoasiantuntija, puhelin: 09 310 26312