Ohjausryhmän asettaminen, Kaupunkiyhteisen tilavarauskokonaisuuden ohjausryhmä
Kaupungin tilojen ja laitteiden varaamisen sopimusehdot ja tilojen asukaskäytön periaatteet
Päätös
Kaupunginhallitus hyväksyi kaupungin tilojen ja laitteiden varaamisen sopimusehdot liitteen 1 mukaisesti ja kaupungin tilojen asukaskäytön periaatteisiin tehtävät muutokset liitteen 2 mukaisesti. Samalla kaupunginhallitus oikeuttaa kirjastopalvelujen johtajan tekemään sopimusehtoihin tarvittaessa vähäisiä muutoksia.
Sopimusehdot ovat voimassa kaikkien Varaamo-tilavarauspalvelussa olevien tilojen ja laitteiden osalta. Toimialat voivat tarvittaessa asettaa täydentäviä tilakohtaisia maksu- ja peruutusehtoja ja mahdollisia muita tilakohtaisia sopimusehtoja.
Päätös kumoaa kaupunginhallituksen 20.8.2018 § 505 tekemän päätöksen kaupungin tilojen asukaskäytön periaatteista.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Kaupunkiyhteiset tilojen ja laitteiden varaamisen sopimusehdot
Kaupungilla on paljon erilaisia tiloja, jotka muuntuvat monenlaisiin käyttötarkoituksiin. Sekä nykyisessä että edeltävässä kaupunkistrategiassa on ilmaistu selkeästi vahva tahtotila lisätä kaupungin hallinnoimien tilojen asukaskäyttöä. Tilojen sekä alueiden käytön mahdollistaminen ympäri kaupunkia tukee vapaata kansalais- ja järjestötoimintaa ja lisää kaupungin elinvoimaisuutta.
Kaupunginhallitus on 20.8.2018 § 505 hyväksynyt kaupungin tilojen asukaskäytön periaatteet. Päätöksen mukaan tilojen varaaminen sekä käyttöön liittyvien varausvahvistusten ja sopimusten tekeminen keskitetään tarkoitusta varten kehitettyyn Varaamo-tilavarauspalveluun.
Tilavarauspalvelukokonaisuuden kehittäminen on osa kaupungin digitalisaatio-ohjelmaa. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala vastaa tilavarauspalvelun prosessien ja käytäntöjen kehittämisestä. Kaupunginkanslian vastuulla on Varaamon uudistamiseen liittyvä järjestelmäkehitys ja ylläpito.
Tilavarauskokonaisuutta ohjaamaan on rakennettu liitteenä 3 oleva hallintamalli, joka kuvaa yhteiset toimintatavat ja päätöksentekovastuut. Hallintamallin tavoitteena on tuottaa kaupunkilaiselle yhtenäinen palvelukokemus tilavarauksesta, vaikka vastuu ja tehtävät jakautuvat kaupungin sisäisesti eri toimialoille ja palveluille. Hallintamallin avulla kaupungin tilavarauksiin liittyvät käytännöt ja toimintakulttuuri yhdenmukaistuvat ja syntyy sisäistä synergiaetua.
Hallintamallia on kehitetty vuoden 2020 alusta toimialojen ja kaupunginkanslian yhteistyönä ja se on käsitelty kaupungin johtoryhmässä 28.5.2020. Valmistelun edettyä kansliapäällikkö on asettanut kaupunkiyhteisen tilavarauskokonaisuuden ohjausryhmän 22.3.2022.
Liitteenä 1 olevat kaupungin tilojen ja laitteiden varaamisen sopimusehdot on valmisteltu hallintamallin operatiivisessa tiimissä ja niihin on pyydetty kommentit toimialoilta. Tilavarauskokonaisuuden ohjausryhmä on käsitellyt sopimusehdot kokouksessaan 31.5.2022.
Kaupungilla ei ole aiemmin ollut toimialoja ja palveluja yhdistäviä tilavarausten sopimusehtoja, vaan toimialat ovat kaupunginhallituksen periaatepäätöksen mukaisesti päättäneet sopimusehdoista itse. Tämä on heikentänyt Varaamon käytettävyyttä ja ollut asiakkaille sekaannusta aiheuttavaa. Kaupunkiyhteiset sopimusehdot perustuvat asukaskäytön periaatteisiin ja toimialojen nykyisiin sopimusehtoihin sekä ilmi tulleisiin uudistustarpeisiin.
Koska kaupungilla on suuri määrä erilaisia tiloja hyvin erilaisiin käyttötarkoituksiin, toimialat voivat edelleen tarvittaessa asettaa yksittäisille tiloilleen erityisiä maksu-, peruutus- ja muita sopimusehtoja. Tilakohtaiset ehdot eivät saa olla ristiriidassa kaupunkiyhteisten sopimusehtojen kanssa, vaan voivat ainoastaan täydentää niitä.
Samalla kun kaupunginhallitus nyt päättää kaupunkiyhteisistä sopimusehdoista, on tarkoituksenmukaista, että se oikeuttaa kirjastopalvelujen johtajan tekemään sopimusehtoihin tarvittaessa vähäisiä muutoksia. Kirjastopalvelujen johtaja toimii kaupunkiyhteisen tilavarauskokonaisuuden ohjausryhmän puheenjohtajana.
Kaupungin tilojen asukaskäytön periaatteiden päivittäminen
Sopimusehtojen valmistelun yhteydessä on havaittu päivitystarpeita myös tilojen asukaskäytön periaatteisiin.
Periaatteiden alussa olevat strategiaviittaukset on muutettu vastaamaan kaupunkistrategian 2021–2025 tavoitteita kaupungin tilojen monipuolisen käytön kehittämisestä.
Periaatteiden lopussa olleet viittaukset noudatettavaan lainsäädäntöön on soveltuvin osin siirretty sopimusehtoihin tai poistettu vanhentuneina tai muuten tarpeettomina. Vaalilaista tulevat rajoitukset on siirretty samansisältöisinä periaatteiden toiseen kohtaan ja kokoontumis- ja pelastuslaista tulevat vaatimukset on siirretty sopimusehtoihin. Pelastussuunnitelmaa vaativia tilaisuuksia voidaan järjestää osassa kaupungin tiloja, mutta niille on erillinen lupamenettely eikä niitä siitä johtuen voi varata Varaamossa.
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on muuttanut henkilörekisterien käsittelyä koskevia vaatimuksia. Tilojen käyttäjiltä ei edellytetä suostumusta sille, että tekninen valvonta muodostaa henkilörekisterin, vaan tallentavasta kameravalvonnasta ja kulunvalvonnasta kerrotaan tilojen käyttöohjeissa ja seinäopastein. Teknisen valvonnan keräämät henkilötiedot kuuluvat kaupungin yhteiseen tilan- ja turvallisuudenhallinnan rekisteriin.
Edellä mainittujen lähinnä teknisten päivitysten lisäksi periaatteisiin on lisätty, ettei tiloja voi varata eikä niitä luovuteta varaajan käyttöön, jos tilaisuudessa rikotaan YK:n rotusyrjinnän vastaista sopimusta tai asiakas tai tilaisuuden järjestäjä harjoittaa tai suunnittelee rikollista tai väkivaltaa tuottavaa toimintaa. Kaupunginvaltuusto edellytti tämän lisäämistä periaatteisiin erään asiaa sivunneen aloitevastauksen yhteydessä (26.9.2018 § 244), mutta periaatteita ei ole sen jälkeen päivitetty.
Päivitetty versio tilojen asukaskäytön periaatteista on liitteenä 2. Asian oheismateriaaleissa on lisäksi luonnosversio, jossa nyt tehtävät muutokset ovat näkyvillä.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Kansliapäällikkö 22.03.2022 § 72
Päätös
Kansliapäällikkö asetti kaupunkiyhteisen tilavarauskokonaisuuden ohjausryhmän seuraavasti:
Ohjausryhmän tehtävänä on asettaa tavoitteet ja linjata kaupunkiyhteistä tilavarauksen kehittämistä kaupunkistrategian ja asukaskäytön periaatteiden suuntaisesti.
Ohjausryhmä seuraa tilojen asukaskäytön tavoitteiden toteutumista ja yhteisten uusien toimintatapojen käyttöönottoa sekä edistää yhdessä luotujen linjausten noudattamista. Ohjausryhmä antaa tukea viestinnälle ja muutosjohtamiselle toimialojen tilavarauksen toimintakulttuurien kehittämisessä ja edistää sitä, että kehittämiselle ja ylläpidolle varmistetaan resursseja osana kaupungin talouden ja toiminnan suunnittelua. Ohjausryhmä valmistee poliittiseen päätöksentekoon kaupunkiyhteistä tilavarauspalvelua mahdollistavia ratkaisuja ja seuraa tilavarauskokonaisuuden hallintamallin toimintaa.
Ohjausryhmä asetetaan toistaiseksi.
Asettamisvaiheessa ohjausryhmän työskentelyyn osallistuvat jäsenenä tai varajäsenenä kaupunginkansliasta ja toimialoilta seuraavat henkilöt:
- Katri Vänttinen, kirjastopalvelujen johtaja, Kuva, ohjausryhmän puheenjohtaja
- Carola Harju, yksikön päällikkö, Kasko
- Mauno Kemppi, tilapalvelupäällikkö, Kasko
- Riina Kopola, erityissuunnittelija, kaupunginkanslia
- Katri Kuusinen, yksikön päällikkö, Kymp
- Pasi Lönnberg, yksikön päällikkö, Kymp
- Irene Pudassalo-Thurman, johtava sosiaaliohjaaja, Sote
- Tuulikki Rask, tilahallintapäällikkö, Sote
- Titta Reunanen, vuorovaikutuspäällikkö, kaupunginkanslia
- Johanna Seppälä, osallisuus- ja neuvontayksikön päällikkö, kaupunginkanslia
- Ville Vastamäki, hankepäällikkö, kaupunginkanslia
- Sami Viitaniemi, kehityspäällikkö, kaupunginkanslia
- Marika Westman, ts. yksikön päällikkö, Kuva, ohjausryhmän sihteeri
Ohjausryhmä nimeää vaihtuvat jäsenet. Ohjausryhmän kokouksiin voidaan tarvittaessa kutsua kaupungin ulkopuolisia osallistujia. Ohjausryhmä voi määritellä tarvittavat alaryhmät hallintamallin tarpeiden mukaan sekä kutsua niihin tarvittavia valmistelutahoja.
Päätöksen perustelut
Kaupunkiyhteiselle tilavarauskokonaisuudelle on luotu hallintamalli, jonka tavoitteena on tuottaa kaupunkilaisille yhtenäinen ja sujuva palvelukokemus tilojen, maa-alueiden ja resurssien varaamisesta, vaikka vastuu ja tehtävät jakautuvat kaupungin sisällä eri toimialoille ja palveluille. Hallintamalliin on kuvattu tilavarauskokonaisuuden roolit ja vastuut. Hallintamallin avulla kaupungin tilavarauksiin liittyvät käytännöt ja toimintakulttuuri yhdenmukaistuvat ja syntyy synergiaetua.
Ohjausryhmän toimintaa ohjaavat tilavarauskokonaisuuden hallintamalli ja kaupunginhallituksen 20.8.2018 § 505 vahvistamat tilojen asukaskäytön periaatteet. Digitaalinen johtoryhmä käynnisti 26.9.2019 Kaupunkiyhteisen tilavarauskokonaisuuden hallintamallin valmistelun. Se käsiteltiin kaikkien toimialojen johtoryhmissä ja sen käyttöönotosta päätettiin kaupungin johtoryhmässä 28.5.2020.
Kaupungin tilavaraukseen liittyvät käytännöt ovat sirpaloituneet kaupunkiorganisaatiossa eikä yhteistä koordinaatiota ole. Koordinaation puute näkyy johtamisessa, resursoinnissa ja päällekkäisissä järjestelmissä. Uudella hallintamallilla ja ohjausryhmän perustamisella on tarkoitus etsiä ratkaisuja näihin haasteisiin.
Tilojen asukaskäytön periaatteissa on linjattu, että tilojen varaaminen sekä varausvahvistusten ja sopimusten tekeminen keskitetään Varaamo-palveluun. Digitalisaatio-ohjelmassa määritellyn Tilanvaraushankkeen omistajuus on jaettu kaupunginkanslian ja kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan kesken. Varaamo-järjestelmäkokonaisuuden kehityksestä vastaa kaupunginkanslian digitalisaatioyksikkö ja sille on nimetty oma ohjausryhmä. Ohjausryhmät jakavat tilannekuvaa ja tekevät yhteistyötä tilavarauskokonaisuuden edistämiseksi.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 1 momentin 4 kohdan mukaan kansliapäällikkö asettaa kahta tai useampaa toimialaa käsittelevät työryhmät.
Lisätiedot
Maria Nyfors, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 21731
This decision was published on 29.06.2022
OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.
Oikaisuvaatimusoikeus
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä
- se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen)
- kunnan jäsen.
Oikaisuvaatimusaika
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupunginhallitus.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava
- päätös, johon oikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä halutaan oikaistavaksi
- oikaisuvaatimuksen tekijä
- millä perusteella oikaisuvaatimuksen tekijä on oikeutettu tekemään vaatimuksen
- oikaisuvaatimuksen tekijän yhteystiedot
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Presenter information
Ask for more info
Maria Nyfors, kaupunginsihteeri, puhelin: 09 310 21731