Hankinta, palvelinylläpito palaute- ja yhteydenottojärjestelmälle, kaupunginkanslia
Palaute- ja yhteydenottojärjestelmän palvelinylläpitopalvelun hankinta
Päätös
Digitalisaatiojohtaja päätti hankkia Visma Consulting Oy:ltä Helsingin kaupungin palaute- ja yhteydenottojärjestelmän palvelinylläpitopalvelua private cloud –ratkaisuna. Hankinta tehdään lisätilauksena voimassa olevaan palaute- ja yhteydenottojärjestelmän sopimukseen. Hankittava palvelinylläpitopalvelu on voimassa vähintään alkuperäisen sopimuksen määräaikaisen sopimuskauden ajan, ja päättyy viimeistään alkuperäisen sopimuksen voimassaolon päättyessä. Helsingin kaupungilla on oikeus irtisanoa palvelinylläpitopalvelu alkuperäisen sopimuksen määräaikaisen sopimuskauden päätyttyä alkuperäisen sopimuksen jatkuessa toistaiseksi voimassa olevana.
Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo neljälle vuodelle laskettuna on 106 500 euroa (alv 0%) sisältäen käyttöönoton sekä kuukausittaiset kustannukset.
Kustannukset maksetaan kaupunginkanslian käyttötalouden talousarviokohdalta 1 40 01, keskitetty tietotekniikka, projektilta Palaute- ja yhteydenottojärjestelmä, ylläpito (181300701302).
Päätöksen perustelut
Kansliapäällikkö on tehnyt palaute- ja yhteydenottojärjestelmän hankinnasta 17.2.2021 päätöksen, § 35/21 HEL 2020-007743, jossa kansliapäällikkö päätti hyväksyä Visma Consulting Oy:n tarjouksen kahdeksi (2) vuodeksi kokonaistaloudellisesti edullisimpana. Hankinta perustui Helsingin kaupunginkanslian 8.12.2020 päivättyyn tarjouspyyntöön H033-29. Hankinta toteutettiin avoimella menettelyllä. Hankinnan ennakoitu arvo oli 1 066 000 euroa. Hankinnasta allekirjoitettiin sopimus 21.4.2021. Kahden vuoden määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Sopimuksen määräaika alkaa, kun toimitus on hyväksytty ja järjestelmä otettu käyttöön.
Palaute- ja yhteydenottojärjestelmän avulla Helsingin kaupunki täyttää lakisääteistä velvoitettaan (Hallintolaki, 2 luku 8 §) antaa kaupunkilaisille neuvontaa sekä tarjoaa kaupunkilaisille lakisääteisen (Kuntalaki, 5 luku 22 §) mahdollisuuden osallistua ja vaikuttaa kaupungin toimintaan. Palautejärjestelmä on Helsingin kaupungin keskeinen kaupunkilaisille tarjottava yhteydenotto- ja vaikuttamiskanava.
Helsingin kaupungin Azure Cloud -pilvipalveluun liittyvien tietosuojaselvitysten takia uuden palaute- ja yhteydenottojärjestelmän käyttöönotto on viivästynyt. Siirtoa kaupungin Azure Cloud -pilviympäristöön ja sitä myötä kehittämiselle ja testaamiselle välttämätöntä AD-integraatiota ei ole voitu toteuttaa. Nykyinen palautejärjestelmä poistuu käytöstä kaupungin luopuessa sen käyttämästä WebSphere-alustasta viimeistään kesäkuussa 2023. Uuden palaute- ja yhteydenottojärjestelmän käyttöönotto on monivaiheinen prosessi, joka sisältää useita integraatioita ja henkilöstön koulutusta. Siksi käyttöönoton tulee tapahtua viimeistään loppuvuonna 2022, jotta vanhasta järjestelmästä voidaan luopua suunnitellusti. Tämä edellyttää sitä, että uuden järjestelmän tarvitsemat testaus- ja tuotantoympäristöt voidaan pystyttää välittömästi.
Helsingin kaupungille on tärkeää varmistua palvelun teknisestä toimivuudesta ja sovellushallinnan sujuvuudesta kaikissa tilanteissa. Palaute- ja yhteydenottojärjestelmä perustuu Visma Consulting Oy:n valmistuotteeseen, jonka palvelinylläpitopalvelu toimittajan omassa private cloud -pilvipalveluympäristössä on toimintavarma ratkaisu. Se on myös tietosuojan näkökulmasta turvallinen ja tietosuojalain vaatimukset täyttävä ratkaisu, sillä palvelusta ei luovuteta missään tilanteessa tietoja EU/ETA -alueen ulkopuolelle.
Visma Consulting Oy:n tarjoama private cloud -palvelinympäristö on tietoturva-auditoitu. Toimittajan tarjoama palvelutaso mahdollistaa palaute- ja yhteydenottojärjestelmän tarjouspyynnössä edellytettävän palvelutason toteutumisen. Helsingin kaupunki päivittää palaute- ja yhteydenottopalvelun tietosuojan vaikutustenarviointidokumentaation tarvittavilta osin.
Palaute- ja yhteydenottojärjestelmän hankintasopimuksen liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus todetaan, että toteutus tulee olla mahdollista siirtää tarpeen vaatiessa muullekin alustalle kuin kaupungin Azure Cloud -ympäristöön. Järjestelmän siirto on mahdollista tehdä erikseen tilattavana projektina.
Hankintalain 136 §:n 2 momentin 5 kohdan mukaan sopimukseen voi tehdä vähäarvoisen sopimusmuutoksen, joka alittaa EU-kynnysarvon eikä vaikuta sopimuksen yleiseen luonteeseen. Hankintalain 136 §:n 4 momentin mukaan kyseisen muutoksen arvon tulee olla pienempi kuin 10 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti kaupunginkanslian viranhaltijoiden hankintaoikeuksista 1.1.2021 alkaen päätöksellään 4.1.2021, 3 §.
This decision was published on 09.06.2022
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupunginhallitus.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on 24.12.2021 saakka seuraava:
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Markkinaoikeuden asiointiosoite on 27.12.2021 alkaen seuraava:
Postiosoite: | Sörnäistenkatu 1 |
00580 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Sörnäistenkatu 1 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Ask for more info
Heli Rantanen, kehittämispäällikkö, puhelin: 09 310 25803