Hankinta, sopimusmuutos, perusparannuksen sähkösuunnittelu, Pihlajiston ala-aste

Tilat-palvelun tiimipäällikkö päätti hyväksyä Tilat-palvelun hankeyksikön esityksen Pihlajiston ala-asteen sähkösuunnittelua koskevan hankintasopimuksen muuttamisesta hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella. Sopimusmuutos johtuu tilaajan tarpeesta tilata nykyiseltä sopimuskumppanilta sellaista lisätyötä, joka ei ole sisältynyt alkuperäiseen tilaukseen.

Hankinnan arvioiduksi arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on hankintaa koskevassa tilauksessa 21.3.2018, ilmoitettu 90 000 euroa (alv. 0 %). Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on enintään 32 600 euroa (alv. 0 %). Sopimusmuutoksen arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on siten alle 50 prosenttia alkuperäisen hankinnan ennakoidusta arvosta.

Helsingin kaupungin Kaupunkiympäristön toimiala on päättänyt sähkösuunnittelua koskevasta puitejärjestelystä sähkösuunnittelun puitesopimus 2014 - 2016, Klk 27.5.2014 § 295 tehdyllä hankintapäätöksellä HEL 2014-000986. Yhtyneet Insinöörit Oy on hyväksytty toimittajaksi kyseiseen puitejärjestelyyn 27.5.2014 tehdyllä päätöksellä.

Rakennuttaminen-yksikkö on osoittanut Yhtyneet Insinöörit Oy:lle kyseisen puitejärjestelyn sisällä tehtävän sähkösuunnittelua koskevan tilauksen koskien Pihlajiston ala-asteen perusparannuksen hankesuunnitteluvaihetta ja myöhemmin toteutussuunnittelu- ja rakentamisvaihetta. Toteutussuunnittelu- ja rakentamisvaiheen sähkösuunnittelun hankinnasta on tehty Yhtyneet Insinöörit Oy:ltä 21.3.2018 päivätty tilaus (jäljempänä myös sopimus). 1.3.2019 Sitowise Oy osti Yhtyneet Insinöörit Oy koko osakekannan, jolloin edellä mainittu puitejärjestely ja Pihlajiston ala-asteen perusparannuksen sopimus siirtyivät Sitowise Oy:lle, joka oli myös hyväksytty toimittajaksi (tällöin yrityksen nimi oli Wise Group Finland Oy) sähkösuunnittelun puitesopimukseen 2014 - 2016, Klk 27.5.2014 § 295.

Hankinnan kohteena olevan Pihlajiston ala-asteen perusparannushankkeen toteutussuunnitteluvaiheen ja rakentamisen aikaisten sähkösuunnittelun arvioitu arvonlisäveroton hinta on ollut hankintapäätöksen mukaan yhteensä enintään 90 000 euroa arvonlisäverottomana siten, että työn laajuudeksi on arvioitu noin 1320 henkilötyötuntia. Sopimus on voimassa siihen saakka, kunnes perusparannushanke on valmistunut ja sopimuksen mukaiset sähkösuunnittelun työt on suoritettu hyväksytysti. Sopimukseen perustuvat työt ovat toistaiseksi kesken. Tämän lisäksi toimittajalta on tilattu muutossuunnittelua 6 000 euroa arvonlisäverottomana (30.9.2020 päivätty tilaus) ja 3 100 euroa arvonlisäverottomana (10.3.2021 päivätty tilaus), jotka perustuvat silloiseen puitejärjestelyyn Sähkösuunnittelupalveluiden puitesopimus 
2018 - 2020, Ryja 15.5.2021 § 72 ja optio 2020 - 2021 Tekn. joht. 20.2.2020  § 42, Kylk 26.5.2020 § 332, johon Sitowise Oy on hyväksytty toimittajaksi.

Pihlajiston ala-asteen perusparannuksen hanke- ja toteutussuunnittelu on tehty 2017 - 2020. Hankkeen tavoitteena on toteuttaa rakennuksessa kattava talo- ja rakennustekninen perusparannus, jonka yhteydessä ajanmukaistetaan opetustiloja ja uudistetaan tilojen varustusta uuden oppimisympäristön tavoitteiden mukaisesti. Hankkeen rakentamisen aloittaminen on viivästynyt alkuperäisestä tavoiteaikataulusta, koska vuonna 2020 kaupunki ei saanut hankkeelle yhtään urakkatarjousta. Alkuperäisen aikataulun mukaisesti perusparannettava Pihlajiston ala-asteen rakennus on tällä hetkellä tyhjä, ja koulu toimii väistötiloissa osoitteessa Salpausseläntie 1C ja päiväkoti toimii väistötiloissa osoitteessa Salpausseläntie 1. Lisäksi Raide-Jokeriin liittyvän tulevan aluerakentamisen myötä lähialueiden väestöennusteet edellyttivät alueellista tarkastelua, jonka myötä rakennuksen toiminnasta vastaava Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala päivitti oppilaspaikkamäärät, esitti koulun yhteyteen päiväkotitoimintaa sekä arvioi varautumista mahdollisen

laajennuksen toteuttamiseen koulun tontilla 2030-luvulla. Päiväkotitoiminnan sijoittaminen koulurakennuksen yhteyteen ei sisältynyt vuoden 2017 hankesuunnitelmaan. Edellä mainituista syistä johtuen tilaajalla on tarve tilata päiväkotitoiminnan tilamuutossuunnitteluun liittyvää lisätyötä.

Julkisista hankinnoista annetun lain 136 §:n 1 momentin mukaan hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Kyseisen pykälän 2 momentin 2 kohdan mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja tämä aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Lisäksi 136 §:n 4 momentin mukaan edellytetään, että 2 momentin 2 kohdan perusteella tehtävän sopimusmuutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Hankintayksikkö katsoo, että edellytykset hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaiselle poikkeusperusteelle täyttyvät tässä tapauksessa. Hankintayksikön näkökulmasta on välttämätöntä turvata Pihlajiston ala-asteen perusparannushankkeen valmiiksi saattaminen edellä mainitussa aikataulussa ja kustannusraamissa. Sopimustoimittajan vaihtaminen aiheuttaisi hankintayksikölle merkittävää taloudellista ja toiminnallista haittaa, ottaen huomioon erityisesti, että nykyisen toimittajan suorittama sähkösuunnittelu on lähes valmis, minkä johdosta nykyisellä toimittajalla on parhaimmat edellytykset päivittää suunnitelmat päiväkotitoiminnan osalta. Sopimuskumppanin vaihtaminen keskeyttäisi myös meneillään olevan sähkösuunnittelutyön, mikä haittaisi myös siihen kytköksissä olevien arkkitehti-, rakenne-, LVIA- ja muiden suunnittelualojen koordinoinnin ja yhteensovittamisen toteutumista, Sopimuskumppanin vaihtumisesta koituisi hankkeelle huomattavia lisäsuunnittelukustannuksia, jolloin kilpailuttamisesta aiheutuvat kustannukset ylittäisivät siitä saatavan hyödyn. Myös hankkeen aikataululle koituisi toteutussuunnittelu- ja rakentamisvaiheen myöhästymistä, minkä takia hankkeen väistötilakustannukset kasvaisivat entisestään.

Hankintayksikkö on arvioinut, että sopimusmuutoksen kohteena olevien lisätöiden arvo olisi yhteensä enintään 32 600 euroa (alv. 0 %). Kyseessä oleva sopimusmuutos on siten arvoltaan alle 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita 
(10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan hankintalain 136 §:n mukaisissa sopimusmuutoksissa hankintavaltuus määräytyy sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella (alkuperäinen hankinta ja siihen liittyvät tilaukset yhteensä). Kyseisen kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen mukaan Rakennukset ja yleiset alueet-palvelukokonaisuuden Tilat-palvelun tiimipäälliköillä on hankintavaltuudet enintään 500 000 euron suuruisiin hankintoihin. Näin ollen Tilat-palvelun tiimipäällikkö on toimintavaltainen päättämään sopimusmuutoksesta.