Osallistuminen Älyliikenteen maailmankongressin 2027 (ITS World Congress) hakuun

Kansliapäällikkö päätti hyväksyä Helsingin kaupungin osallistumisen älyliikenteen maailmankongressin 2027 (ITS World Congress, ITSWC 2027) järjestämistä ja isäntäkaupunkina toimimista koskevaan hakuun.

Samalla kansliapäällikkö päätti, että mikäli ERTICO – ITS Europe (ERTICO) valitsee Helsingin kaupungin vuoden 2027 ITSWC:n isännäksi, varataan kaupunginhallituksen käyttövaroista yhteensä 300 000 euroa kongressin valmistelua ja toteutusta varten vuosille 2024–2027. Helsingin kaupungin osalta tapahtuman pääkoordinaatio olisi kaupunginkanslian elinkeino-osastolla ja muut toimialat osallistuvat kongressin järjestelyihin siinä määrin kuin ne liittyvät toimialojen perustehtäviin.

Mikäli ERTICO valitsee Helsingin kongressin isännäksi, nimeää kansliapäällikkö valmistelutyöryhmän vastaamaan tapahtuman Helsingin kaupunkia koskevista järjestelyistä.

Helsingin kaupungin kaupunkistrategian 2021–2025 mukaisesti tapahtumilla on merkittävä rooli Helsingin viihtyisyyden, elinvoiman ja vetovoimaisuuden rakentamisessa. Helsinki on tapahtumallisuuden vastuullinen kehittäjä, luotettava ja innostava kumppani, toimiva tapahtumien alusta sekä kansainvälisesti vetovoimainen kulttuuri-, urheilu- ja tapahtumakaupunki, joka parantaa kilpailuasemaansa suurtapahtumien isäntäkaupunkina yhteistyössä alan toimijoiden kanssa. Tällä luodaan edellytyksiä kansainvälisten osaajien, investointien sekä yritysten houkuttelulle sekä vahvistetaan yritysten liiketoiminta- ja innovaatioympäristöjä.

Helsingin kaupunki hakee isäntäkaupungin roolia vuoden 2027 Älyliikenteen maailmankongressille. Isäntäkaupunkina Helsinki vastaa tapahtuman järjestämisestä yhteistyössä ERTICOn kanssa, joka on tapahtuman varsinainen omistaja. Lopullisen tarjouksen määräpäivä on 15.11.2022. ERTICO päättää tapahtumakaupungin vuoden 2023 aikana. Vaikka Helsinki toimiikin ainoa varsinaisena hakijana tapahtumalle, on valmistelua edistetty laajempana isäntäkonsortiona, johon ovat kuuluneet ITS Finland, Vaisala, Wärtsilä, PayIQ, JAMK, Traficom, Liikenne- ja viestintäministeriö, Ramboll, Finntraffic, Unikie, Väylävirasto ja Ilmatieteenlaitos. Tavoitteena on ollut, että tapahtuman takana on jo sen valmisteluvaiheessa laajempi yhteistyöryhmä, joka takaa tarjouksen houkuttelevuuden. Isäntäkonsortion on tarkoitus kattaa valtaosa kuluista, jotka aiheutuvat isäntäkaupungille asetetuista järjestelyvastuista.

Helsinki on toiminut yhtenä älyliikenteen edelläkävijäkaupungeista jo vuosia. Erityisesti dataan, automaatioon, ilmailuun sekä liikennepalveluihin liittyvät innovaatiot tekevät meistä kiinnostavan yhteistyökumppanin. ITSWC on erinomainen alusta tällaisten kumppanuuksien vahvistamiseksi, sillä kansainväliset tapahtumat kasvattavat Helsingin tunnettuutta kotimaassa ja maailmalla. Kansainväliset tapahtumien vaikuttavuustutkimukset osoittavat, että suurtapahtumat tuovat paikkakunnille näkyvyyttä, vetovoimaa ja matkailutuloja sekä vilkastuttavat elinkeinoelämää.

Helsingissä on vuonna 2014 järjestetty älyliikenteen Euroopan kongressi. Kokemukset tästä olivat positiivisia. Helsingin rooli tapahtumakaupunkina on tämän jälkeen edistynyt ja nyt on tarjolla mahdollisuus toimia järjestäjänä noin kolme kertaa suuremmalle Maailmankongressille.

ITSWC on kiertävä tapahtuma, joka tulee Eurooppaan joka kolmas vuosi. Viimeisin eurooppalainen kongressi järjestettiin Hampurissa (2021) ja vuonna 2022 kongressin sijaintikaupunkina oli Los Angeles. Kävijämäärät vaihtelevat, mutta kongressin historiaan perustuen paikalle odotetaan noin 12 000 kävijää yli 100 eri maasta. Kongressiin osallistujista noin 3000 on maksavia delegaatiokävijöitä. Näiden lukujen valossa Helsingin laskennallinen hyöty suoran matkailutulon osalta on noin 3,1 miljoonaa euroa.

Kongressin järjestämisvastuut jakautuvat järjestävälle isäntäorganisaatiolle (isäntäkonsortio) sekä ERTICO:lle konseptiomistajan roolissa. ERTICO toimii tapahtuman päävastuutahona ja vastaa myös kokonaisbudjetista ja sen toteutumisesta. Sen lisäksi ERTICO vastaa erityisesti tapahtuman sisällöstä, lippumyynneistä, kaupallisista kumppanuuksista sekä messualueen sisällä tapahtuvista järjestelyistä. Isäntäorganisaatiolle liittyvät velvoitteet käsittävät paljon paikallisia valmisteluja, joita ovat organisoituminen, ohjelman suunnitteluun osallistuminen, viestintä ja markkinointi, avajais- ja päätösseremonia, demonstraatiot, tervetuliaisvastaanotto, VIP-ohjelma, Gaala-illallinen sekä lisenssimaksu. Isäntäorganisaation velvoitteena on esittää malli, jolla kustannukset saadaan katetuksi.

Isäntäorganisaation velvoitteista aiheutuvat arvioidut kustannukset ovat 800 000 euroa vuosina 2024–2027. Näistä Helsingin kaupunki ottaisi vastattavakseen 300 000 euron osuuden, josta 200 000 euroa käytettäisiin tapahtuman lisenssimaksuihin ja 100 000 euroa muihin järjestelyihin. Jäljelle jäävät kustannukset (500 000 euroa) on tarkoitus kattaa muiden isäntäkumppaneiden panostuksilla sekä muilla sponsorituloilla. Tapahtuman kokonaisbudjettivastuu on kuitenkin ERTICO:lla, ja hakemuksessa edellytetäänkin, että toistaiseksi auki olevien isäntäorganisaation arvioitujen kustannusten (500 000 euroa) lopullinen vastuu on ERTICO:lla, mikäli isäntäorganisaatio ei onnistu löytämään rahoitusta esitetyn suunnitelman mukaisesti.

Kaupungin sisäisen organisoitumisen osalta tapahtuman pääkoordinaatio olisi kaupunginkanslian elinkeino-osastolla. Haku on esitelty elinkeino-osaston laajennetulle johtoryhmälle 30.8.2022 ja suurtapahtumien koordinaatioryhmälle 5.9.2022.

Hakemuksen jättäminen

Hakemus tulee toimittaa ERTICO:lle fyysisenä kappaleena ja sähköisenä kopiona 15.11.2022 mennessä. ERTICO:n toimisto sijaitsee Brysselissä. Ennakkotietojen mukaan kolme muuta Euroopan kaupunkia on ilmoittanut kiinnostuksensa saada tapahtuman isännyys vuonna 2027.

Toimivalta

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 19 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää talousarviossa kaupunginhallituksen käyttöön annetun määrärahan käytöstä 500 000 euroon asti.