Hankinta, työsuhde-etujen maksu- ja hallinnointipalvelu, kaupunginkanslia

Kansliapäällikkö päätti hyväksyä Epassi Oy:n (Y-tunnus: 3220764-7) tarjouksen liikunta- ja kulttuuriedun sekä työmatkaedun maksu- ja hallinnointipalvelusta.

Kansliapäällikkö päätti oikeuttaa henkilöstöjohtajan allekirjoittamaan toimittajan kanssa tehtävän palveluhankintasopimuksen, joka laaditaan myöhemmin osapuolten kesken.

Palveluhankinnan arvonlisäveroton ennakoitu arvo on yhteensä 39 980 euroa. Maksu- ja hallinnointipalvelun kustannukset maksetaan talousarviokohdalta 1 30 01 Kaupunginhallituksen käyttövarat, projektinumerolta 1040201077.

Epassi maksu- ja hallinnointipalvelun kautta maksetaan enintään 7 500 000 euroa henkilöstölle myönnettävän liikunta- ja kulttuuriedun käyttöä varten.

Lisäksi maksu- ja hallinnointipalvelun kautta maksetaan henkilöstölle työmatkaetua erikseen päätettävän summan suuruisena.

Liikunta- ja kulttuuriedulla halutaan parantaa henkilöstön hyvinvointia ja kaupungin veto- ja pitovoimaa työnantajana. Edulla halutaan hyvittää myös henkilöstölle palkanmaksun ongelmista aiheutunutta mielipahaa. Liikunta- ja kulttuurietu on verovapaa ja arvoltaan enintään 200 euroa per työntekijä. Edun piiriin kuuluminen ja edun suuruus ohjeistetaan tarkemmin syksyn 2022 aikana.

Liikunta- ja kulttuuriedun käyttämistä varten kaupungin on tarpeen hankkia maksu- ja hallinnointipalvelu, jonka kautta etu saatetaan henkilöstön käyttöön.

Työmatkaedun osalta palveluntuottajat ovat siirtyneet sähköisesti jaettaviin etuihin, joten edun jakaminen henkilöstön käyttöön vaatii sähköisen maksu- ja hallinnointipalvelun. Epassilla voi maksaa niin HLS:n, Matkahuollon kuin VR:n lippuja. Etu toteutetaan kokeiluna osana henkilöstöetujen digitalisointia.

Kyseessä on pienhankintana toteutettava palveluhankinta liikunta- ja kulttuuriedun sekä työmatkaedun toteuttamisesta kokeiluna. Palvelun hankinta-arvo jää alle hankintalain kansallisen kynnysarvon. Kaupungin pienhankintaohjeiden mukaisesti pienhankinta voidaan toteuttaa ilman tarjouskilpailua, kun järjestettävän tarjouskilpailun kustannukset ylittäisivät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn.

Palveluhankintasopimus tehdään määräaikaisesti voimassa olevaksi. Sopimuksen mukaisesti liikunta- ja kulttuurietu on käytettävissä ajalla 1.12.2022–31.12.2023 ja työmatkaetu on käytettävissä ajalla 1.1.2023– 31.12.2023.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Vaikka palveluhankinta toteutetaan pienhankintana, palveluhankinnalla on laajat taloudelliset vaikutukset.

Hankittavan maksu- ja hallinnointipalvelun tietosuojan vaikutusten arvioinnin perusteella palveluun sisältyy jäännösriskejä, joiden hyväksymistä koskeva toimivalta on kansliapäälliköllä.

Edellä mainituista syistä johtuen on perusteltua, että päätöksen palveluhankinnasta tekee kansliapäällikkö ja toimeenpanosta vastaa kaupunginkanslian henkilöstöosasto.