Hankinta, puunsuojavarusteet, kaupunkiympäristön toimiala, kulttuuri- ja vapaa-ajan toimiala, rakentamispalveluliikelaitos

Toimitusjohtaja hyväksyi Tektar Oy:n tarjouksen ja päätti, että Tektar Oy:n kanssa tehdään puunsuojavarusteita koskeva puitesopimus ajalle 1.4.2023 - 31.3.2027.

Samalla toimitusjohtaja päätti sulkea Oy Haveno Ab:n tarjouskilpailusta, koska yritys ei täyttänyt tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia jäljempänä esitetyin perustein.

Puitejärjestely on kilpailutettu hankintarenkaana, jonka muodostavat Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala, rakentamispalveluliikelaitos Stara sekä Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala. Tämä päätös koskee rakentamispalveluliikelaitoksen osuutta hankinnasta. Muut hankintarenkaan osapuolet tekevät hankinnasta oman hankintapäätöksen.

Arvio hankinnan kokonaisarvosta sopimuskaudella on arvonlisäverottomana 500 000 euroa. Hankinnan ennakoituun arvoon oli laskettu mukaan hankintarenkaan kaikkien osapuolien hankintojen ennakoidut arvot. Puitesopimuskausi on neljä vuotta. Puitesopimus ei sisällä määräostovelvoitetta.

Puitesopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Kaikki hankintarenkaassa mukana olevat tilaajat tekevät oman sopimuksen toimittajan kanssa.

Hankinnan perustiedot

Staran osastot toteuttavat antamiensa tarjousten ja tilaajahallintokuntien tekemien tilausten perusteella vuosittain useita katu-, vesihuolto- ja viherrakentamishankkeita. Hankkeet toteutetaan omajohtoisesti ja niissä käytetään oman tuotannon lisäksi runsaasti monen tyyppisiä kilpailutettuja aliurakoita ja -hankintoja. Hankintarenkaana Kymp-Kuva-Stara toteutettu puunsuojavarusteiden hankinta on tyypillinen alihankinta.

Hankinnan kohteena on katualueella olevien puiden suojaamisessa käytettävät varusteet. Puunsuojavarusteisiin kuuluu kaksi eri runkosuojamallia ja yksi yhteinen juurisuojamalli, johon voidaan kiinnittää kumpikin runkosuojamalli, sekä erillinen nurmimalli, ilman juurisuojaa.

Tarjouskilpailussa valitaan yksi sopimuskumppani. Hankinnan jakaminen osiin tekisi sopimuksen toteuttamisesta teknisesti vaikeaa ja kallista.

Hankintamenettely

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan 23.11.2022 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2022-012872. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä tavarahankinta.

Hankinnasta on 23.11.2022 julkaistu EU-hankintailmoitus sähköisessä ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityneiden noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 25.1.2023 klo 12:00 mennessä tarjouksen jätti 4 tarjoajaa:

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot sekä kaikki tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ja velvoitteet.

Tarjoajan teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset ja niiden täyttymiseksi vaaditut selvitykset edellytettiin ilmoitettavaksi tarjouspyynnön ESPD-lomakkeella.

Tarjouspyynnön ESPD-lomakkeella on ilmaistu mm. seuraavaa: ”Tarjoajalla on oltava riittävä kokemus tarjouspyynnön tyyppisten runkosuojien teollisesta valmistuksesta, jotka on valmistettu vastaavista materiaaleista kuin tarjouspyynnön runkosuojat. Tarjoajan teollisen valmistustoiminnan on pitänyt jatkua vähintään viimeisen kolmen vuoden ajan (1.11.2019 lähtien).”

Edelleen tarjouspyynnön mukaan, mikäli ehdokas käyttää alihankkijoiden voimavaroja hankintayksikön asettaminen vaatimuksien täyttymiseksi, tulee ESPD-lomake toimittaa jokaisesta voimavara-alihankkijasta.

Oy Haveno Ab ei ole tarjouksessaan esittänyt, että sillä itsellään olisi riittävä kokemus tarjouspyynnön tyyppisten runkosuojien teollisesta valmistustoiminnasta vähintään viimeiseltä kolmelta vuodelta. Oy Haveno Ab:n tarjouksen mukaan teollisen valmistustoiminnan suorittaa alihankkijaksi ilmoitettu yritys, ei Oy Haveno Ab.

Oy Haveno Ab ei ollut ESPD-lomakkeella tai tarjouksessaan ilmoittanut, että se jättäisi tarjouksen ryhmittymänä tai käyttäisi voimavara-alihankkijoita tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimukset täyttääkseen. Yritys ei ollut myöskään toimittanut tarjouksensa liitteenä voimavara-alihankkijan eikä ryhmittymän ESPD-lomaketta.

Hankintalain 83.1 §:n mukaan ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oy Haveno Ab tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Kaikki muut tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen mukaan asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Kaikki vertailuun otetut tarjoukset täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan halvimman hinnan perusteella.

Hankintayksikön asettamien soveltuvuusvaatimusten täyttävistä ja tarjouspyynnön mukaisista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jonka perusteena on halvin hinta. Valintaperusteena käytetään halvinta hintaa, koska hankintaa koskevat laatutekijät on otettu huomioon tuotteille asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa.

Liitteenä 1 olevan tarjousvertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Tektar Oy.

Voittamassa olevalta Tektar Oy:ltä tarkastettiin tarjouksessa annettujen tietojen paikkansapitävyys sekä tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:n tilaajan selvitysvelvollisuuteen kuuluvat urakoitsijan velvoitteet ja todistukset ennen päätösesityksen tekemistä. Koska kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä tavarahankinta, tarkastettiin myös yrityksen yhteisösakko-ote ja vastuullisen henkilöstön rikosrekisteriotteet.

Sopimuskaudella noudatettava menettely hankinnoissa

Tilaukset tehdään hankekohtaisesti. Tilaaja voivat olla rakentamispalveluliikelaitos Staran osastot tai näiden käyttämä sopimusurakoitsija. Tilausten seurantaa varten Staran taloushallintajärjestelmään luodaan SAP-puitesopimus.

Toimivalta

Rakentamispalveluliikelaitoksen toimitusjohtajalla on hankintavaltuuksiensa rajoissa oikeus päättää tästä hankinnasta.

Kaupunkitekniikan rakentamisen yksikönjohtajalla on oikeus päättää lisä- ja muutostöiden hankkimisesta johtokunnan päätöksen 20.6.2017 § 7 mukaisesti.

Hankinta-asiakirjojen julkisuus

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaa koskevat tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevan päätöksen tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Vertailusummat ovat kuitenkin aina julkisia.