Hankinta, sopimusmuutos, infrahankkeiden kustannuslaskentajärjestelmä, kaupunkiympäristön toimiala

Vs. tietohallintopäällikkö päätti hyväksyä esityksen, joka koskee infrahankkeiden kustannuslaskentajärjestelmää koskevan allianssisopimuksen muuttamista hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 ja 3 kohdan perusteella. Sopimusmuutos koskee alkuperäisen hankintasopimuksen arvon muuttamista johtuen tarpeesta suorittaa sellaisia lisätöitä, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen. Toisaalta muutoksen tarve johtuu myös olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida.

Alkuperäisen hankintapäätöksen ja allianssisopimuksen kokonaisarvo on ollut Helsingin kaupungin osalta arviolta enintään 1 500 000 euroa. Tämä sopimusmuutos koskee allianssisopimuksen mukaista vuosien 2023-2024 toista palveluvaihetta, jota koskevan tilauksen arvo on enintään 343 750 euroa. Sopimusmuutoksen arvo on tilauksen arvosta laskettuna enintään 187 847 euroa (alv 0 %).

Sopimusmuutos ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun kaikki sopijapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen tilausasiakirjan. Ennen sopimuksen allekirjoittamista sopimusmuutoksesta julkaistaan sopimusmuutosilmoitus.

Asian tausta

Muutettavaksi esitetty allianssisopimus on perustunut toimialajohtajan hankintapäätökseen 20.6.2018 § 17, jolla päätettiin valita infrahankkeiden kustannuslaskentajärjestelmän ja palveluallianssin palveluntuottajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneen yritysryhmittymä IHKu:n, jonka muodostavat Solita Oy, Ramboll Finland Oy ja Civilpoint Oy (nyk. Arkance Systems Finland Oy). Palvelun tilaajana toimivat Liikennevirasto (nyk. Väylävirasto), Helsingin, Espoon, Vantaan, Tampereen, Turun ja Jyväskylän kaupungit hankintarenkaana.

Hankinnan hankintailmoitus ja alustava tarjouspyyntö julkaistiin sähköisessä hankintailmoituskanava Hilmassa 2.3.2018. Kustannuslaskentajärjestelmä ja palvelu hankittiin projektiallianssina, jossa palveluntuottajalle maksetaan kustannuslaskentajärjestelmän ja palvelun tuottamisesta korvattavien kustannusten lisäksi palkkio, joka on 104 %. Helsingin kaupungille hankinnasta 10 vuoden sopimuskauden aikana aiheutuvat kustannukset oli arvioitu alkuperäisessä hankintapäätöksessä enintään 1 500 000 euroksi (alv. 0 %).

Nyt tehtävä hankintapäätös koskee projektiallianssin 2. palvelujakson tilausta vuosiksi 2023-2024 kaikkine tehtävineen, 2. palveluvaiheen arvioidut yhteenlasketut kustannukset ovat enintään 343 750 euroa (alv 0 %). Alkuperäisen hankkeen kustannuslaskeman mukaan 2. palveluvaiheen kokonaiskustannuksiksi oli arvioitu 1 133 840 euroa, josta kaupunkiympäristön toimialan osuus 13,75 % on ollut 155 903 euroa. Näin ollen 2. palveluvaihetta koskevan sopimusmuutoksen arvoksi voidaan alkuperäiseen kustannuslaskelmaan verrattuna laskennallisesti määritellä 187 847 euroa.

Sopimusmuutoksen perustelut

Sovellettavat säännökset

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 136 §:n 1 momentin mukaan hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä.

136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja tämä aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

136 §:n 2 momentin 3 kohdan mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos muutoksen tarve johtuu olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen.

Lisäksi 136 §:n 4 momentissa säädetään, että edellä käsiteltyihin 2 ja 3 kohdan mukaisiin sopimusmuutosperusteisiin liittyvän muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Tällaisten muutosten tavoitteena ei saa kuitenkaan olla hankintalain säännösten kiertäminen.

Sopimusmuutoksen perustelut

Allianssisopimukseen liittyvän toisen palveluvaiheen budjettia on ilmennyt tarve korottaa enintään 187 847 eurolla alkuperäiseen palveluvaiheen kustannuslaskelmaan verrattuna. Hankintayksikkö katsoo, että edellytykset edellä mainittujen hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 ja 3 kohtien mukaisille poikkeusperusteiden soveltamiseen täyttyvät tältä osin seuraavin perusteluin:

Lisätöiden tarpeen ja olosuhdemuutoksen osalta on todettava, että alkuperäisen hankintapäätöksen perusteena ollut kustannuslaskelma on perustunut hyvin karkeisiin arvioihin tietojärjestelmähankkeen toteuttamisen kustannustasosta. Hankkeen tarkoituksena on ollut rakentaa pitkäkestoisella allianssimallilla kokonaan uudenlainen järjestelmä infrahankkeiden kustannusten laskentaan, ja vasta järjestelmän kehittämisvaiheen jälkeen on ollut mahdollista arvioida realistisemmin palveluvaiheiden kokonaiskustannuksia. Täsmällistä kustannustasoa on ollut mahdotonta ennakoida päätöksentekohetkellä.

Alkuperäisessä kustannuslaskelmassa on muun muassa arvioitu, että 2. palveluvaiheesta lähtien ei tarvittaisi enää tilaajien rahoittamaa järjestelmän kehittämistyötä. Tämä on osoittautunut hankkeen edetessä liian optimistiseksi arvioksi muun muassa seuraavista syistä:

Hankeosalaskennan laskentalogiikan toteuttaminen eri allianssikumppanien sisältö- ja tarkkuusvaatimusten mukaiseksi on osoittautunut ennakoitua monimutkaisemmaksi ja työläämmäksi tehtäväksi, mikä on kuluttanut järjestelmän kehittämiseen varattua budjettia ennakoitua enemmän. Tästä syystä myös palveluvaiheeseen on tarpeen budjetoida ennakoitua enemmän kehittämistyön kustannuksia.

Alun perin oletuksena on ollut myös muun muassa se, että järjestelmän lisenssimyynnistä saatavilla tuloilla voitaisiin suoraan rahoittaa järjestelmän jatkokehitystä. Lisenssimyynti on kuitenkin toistaiseksi jäänyt odotettua vähäisemmäksi, ja lisäksi nyttemmin on ilmennyt, että lisenssimyynnin tulot on kirjanpito- ja verotusjuridisista syistä tuloutettava tilaajaorganisaatioille sen sijaan, että varoja voitaisiin käyttää suoraan järjestelmän jatkokehitykseen. Tästä syystä tilaajaorganisaatioiden on budjetoitava myös jatkokehitykseen käytettävät lisenssimyyntitulot hankinnan laskennallisiksi kustannuksiksi.

Allianssisopimus on määräaikainen ja seuraavaan palveluvaiheeseen siirtyvän järjestelmän kehittämiseen on jo investoitu merkittävästi varoja, joten esimerkiksi koko allianssista irtautuminen alkuperäisen kustannusarvion ylittymisen johdosta ei ole hankintayksikölle taloudellisesti mahdollinen vaihtoehto.

Hankintayksikkö on arvioinut, että 2. palveluvaihetta koskevan sopimusmuutoksen arvo olisi yhteensä enintään 187 847 euroa. Alkuperäisen sopimuksen arvoksi on kaupunkiympäristön toimialan osalta arvioitu 1 500 000 euroa, joten kyseessä oleva sopimusmuutos on siten arvoltaan alle 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Hankintayksikkö tekee sopimusmuutoksesta hankintapäätöksen liitteenä olevan 2. palveluvaihetta koskevan tilausliitteen alkuperäiseen sopimukseen. Sopimusmuutos allekirjoitetaan kaikkien allianssin osapuolten toimesta.

Toimivalta

Viranhaltijan toimivalta Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 20.9.2022 § 507) mukaan tietohallintopäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 1 000 000 euron suuruisiin ICT-hankintoihin. Näin ollen vs. tietohallintopäällikkö on toimintavaltainen päättämään hankinnasta.