Toimivallan siirtäminen kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla, tulojen, maksettavien laskujen, maksujen ja muistiotositteiden hyväksyminen 1.1.2023

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja päätti (Hallintosääntö 14 Luku 1 §) toimialan tulojen ja maksettavaksi tulevien laskujen, maksujen ja muistiotositteiden hyväksymisestä 1.1.2023 lukien seuraavasti:

LASKUJEN, MAKSUJEN JA TULOJEN HYVÄKSYJÄT

Toimialajohtajan määrärahat

Hallintopäällikkö
Johtava controller

Varhaiskasvatus ja esiopetus - palvelukokonaisuuden määrärahat

Varhaiskasvatusjohtaja
Palvelukokonaisuuden controller (hallinto)

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen alueelliset määrärahat:
Varhaiskasvatuksen aluepäällikkö

Leikkipuistot – leikkipuiston määrärahat:
Johtava leikkipuisto-ohjaaja

Päiväkodit – päiväkotikohtaiset määrärahat:
Päiväkodinjohtaja
Varajohtaja

Perhepäivähoidon määrärahat:
Perhepäivähoidon ohjaaja

Perusopetus – palvelukokonaisuuden määrärahat

Perusopetusjohtaja
Oppilaiden hyvinvointipäällikkö
Palvelukokonaisuuden controller (hallinto)
Perusopetuksen aluepäällikkö
Palvelupäällikkö, koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnan yksikön määrärahojen osalta

Koulut:
Peruskoulun rehtori
Virka-apulaisrehtori
Apulaisrehtori

Lukio- ja ammatillinen koulutus ja vapaa sivistystyö – palvelukokonaisuuden määrärahat

Lukio- ja ammatillisen koulutuksen- ja vapaan sivistystyön johtaja
Opiskelijoiden hyvinvointipäällikkö
Palvelukokonaisuuden controller (hallinto)
Lukiokoulutuksen päällikkö

Lukiot ja aikuislukio:
Lukion rehtori
Aikuislukion rehtori
Virka-apulaisrehtori

Vapaan sivistystyön määrärahat:
Vapaan sivistystyön päällikkö
Apulaisrehtori
Koulutuspäällikkö, kielet ja tietoaineet sekä taide- ja taitoaineet

Stadin ammatti- ja aikuisopiston määrärahat:
Ammatillisen koulutuksen päällikkö, johtava rehtori
Apulaisrehtori
Johtava taloussuunnittelija (hallinto)
Taloussuunnittelija, vakanssi 046746 (hallinto)
Taloussuunnittelija, vakanssit 044003,044005,044334,046747, 049536 (hallinto)
Rehtori, kampuksen määrärahojen osalta
Koulutuspäällikkö, vastuualueensa määrärahojen osalta
Työpajaesimies, työpajatoiminnan määrärahojen osalta
Koulutustarkastaja

Ruotsinkielisten palvelujen määrärahat

Ruotsinkielisen palvelukokonaisuuden johtaja
Palvelukokonaisuuden controller (hallinto)
Asiantuntija- ja toimistopalvelupäällikkö

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen määrärahat:
Päivähoitoalueen päällikkö

Päiväkodit:
Päiväkodinjohtaja
Varajohtaja

Perusopetus:
Perusopetuksen päällikkö

Koulut:
Peruskoulun rehtori
Virka-apulaisrehtori
Apulaisrehtori

Vapaan sivistystyön ja lukiokoulutuksen määrärahat:
Vapaan sivistystyön ja lukiokoulutuksen päällikkö

Arbis:
Apulaisrehtori

Lukiot:
Lukion rehtori
Virka-apulaisrehtori
Apulaisrehtori

Hallinnon määrärahat

Hallintojohtaja
Johtava controller
Hallintopäällikkö

Hallintopalvelujen määrärahat:
Hallintopäällikkö
Yksikön päällikkö
Toimistopalvelupäällikkö

Henkilöstöpalveluiden määrärahat:
Henkilöstöpäällikkö
Johtamisen kehittämispäällikkö
Henkilöstösuunnittelupäällikkö

Kehittämispalveluiden määrärahat:
Kehittämispalvelupäällikkö
Yksikönpäällikkö

Talous- ja suunnittelupalveluiden määrärahat:
Talous- ja suunnittelupäällikkö
Asiakasmaksupäällikkö
Suunnittelupäällikkö
Talouspäällikkö
Hankintapäällikkö

Tilapalvelujen määrärahat:
Tilapalvelupäällikkö

Tietohallintopalvelujen määrärahat:
Tietohallintopäällikkö
Yksikön päällikkö

Viestintäpalvelujen määrärahat:
Viestintäpäällikkö
Yksikön päällikkö

Irtaimen omaisuuden määrärahat

Kalusteet ja muut laitteet toimialan osalta, ei ICT:
Hallintojohtaja
Hankintapäällikkö
Johtava controller

Lisäksi vain ammatillisen koulutuksen määrärahojen osalta:
Lukio- ja ammatillisen koulutuksen- ja vapaan sivistystyön johtaja
Ammatillisen koulutuksen päällikkö, johtava rehtori
Apulaisrehtori
Johtava taloussuunnittelija (hallinto)
Taloussuunnittelija, vakanssi 046746
Taloussuunnittelija, vakanssit 044003,044005,044334,046747,049536 (hallinto)
Ammatillisen koulutuksen rehtori

ICT- koko toimialan osalta:
Hallintojohtaja
Tietohallintopäällikkö
Yksikön päällikkö
Johtava controller

Koko toimialan osalta tulojen, laskujen ja maksujen hyväksyminen

Koko toimialan osalta tulojen, laskujen ja maksujen hyväksyminen palvelukokonaisuuksien ja palvelujen hyväksyjien estyneenä ollessa tai tilanteessa, jonka seurauksena toimittaja on oikeutettu lähettämään korkolaskun

Talous- ja suunnittelupäällikkö
Talouspäällikkö

Muistiotositteiden sekä sähköpostin liitteenä toimitettujen muistiotositteiden hyväksyjät

Talous- ja suunnittelupäällikkö
Talouspäällikkö
Suunnittelupäällikkö
Asiakasmaksupäällikkö, luottotappiokirjaukset
Johtava controller
Controller
Johtava taloussuunnittelija
Taloussuunnittelija, vakanssi 046746
Taloussuunnittelija, vakanssit 044003,044005,044334,046747, 049536 (hallinto)

Ostolaskujärjestelmän käyttöoikeudet

Ostolaskujärjestelmän käyttöoikeudet haetaan käyttäjätietolomakkeella, joka lähetetään esihenkilön sähköpostista toimialan yhteissähköpostiin kasko.p2p@hel.fi.

Laskujen hyväksymisoikeus siirtyy sijaiselle, joten sijaisketjussa oleville haetaan aina myös hyväksyjäoikeudet. Laskujen hyväksymisessä ei ole euromääräistä rajaa.

Hyväksyjän vastuu ja rooli

Laskun hyväksyjä vastaa laskun sisällön ja tiliöinnin oikeellisuudesta. Laskua tarkastettaessa ja hyväksyttäessä on käytävä läpi laskun sisältö ja historiatiedot sekä varmistettava tiliöinnin oikeellisuus. Laskujen kirjautuminen oikein kirjanpitoon tulee tarkistaa kuukausittain SAP/BO-järjestelmän vientiluettelosta ja tarvittaessa korjata virheelliset tapahtumat muistiotositteella.

Kun tilaus tehdään sähköisellä tilausjärjestelmällä (Bosti) ja lasku tiliöidään, tarkastetaan ja hyväksytään sähköisessä ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä (P2P), tilauksen ja siitä saapuneen laskun hyväksyjä voi olla sama henkilö. P2P- sähköinen laskujen käsittelyjärjestelmä estää automaattisesti laskun hyväksymisen, mikäli laskua ei ole tarkastettu ohjelman tarkastajaroolilla tai laskun tarkastaja ja laskun hyväksyjä on sama henkilö. Maksuosoitusten ja muistiotositteiden laatija ja hyväksyjä ei saa olla sama henkilö.

Ostolaskujen käsittelyyn liittyvää ohjeistusta ylläpidetään intrassa: Strategia, talous ja päätöksenteko, Talouden ohjeet, Ostolaskut P2P

Samalla toimialajohtaja päätti, että ostolaskuja täsmäytettäessä sähköisessä tilausjärjestelmässä olevaan hyväksyttyyn Bosti-tilaukseen, voidaan loppusummassa käyttää automaattista pyöristystoleranssia, joka on viisikymmentä (50) euroa. Automaattinen täsmäytys voidaan tehdä vain, mikäli Bosti-järjestelmässä on merkintä, että tavara tai palvelu on vastaanotettu.