Palkanlaskennan vakauttamishankkeen käyttösuunnitelma

Kansliapäällikkö päätti muuttaa päätöksellään 23.1.2023 (§ 14) hyväksyttyä palkanmaksu-uudistuksesta johtuvien korjaustoimenpiteiden suorittamista koskevaa määrärahojen käyttösuunnitelmaa liitteestä 1 ilmenevästi ja päätti, että käyttöoikeus käyttösuunnitelman mukaisiin varoihin on 31.7.2023 saakka palkanlaskennan vakauttamisesta vastaavalla johtajalla ja 1.8.2023 lukien henkilöstöjohtajalla. Lisäksi kansliapäällikkö valtuutti henkilöstöjohtajan 1.8.2023 lukien tekemään vähäisiä muutoksia käyttösuunnitelmaan.

Kansliapäällikkö päätti myös muuttaa päätöstä 23.1.2023 (§ 14) kertaluonteisen viivästysmaksun osalta siten, että viivästysmaksun suuruus 1.4.2022-28.2.2023 tapahtuneiden palkkavirheiden osalta on:

Lisäksi kansliapäällikkö päätti, että Helsingin kaupunki maksaa viivästyskoron kaavamaiseen laskentatapaan perustuen niille työntekijöille, joilla on ollut palkkaviiveitä ajalla 1.4.2022-28.2.2023. Maksettavan viivästyskoron suuruus 1.4.2022-28.2.2023 tapahtuneiden palkkavirheiden osalta on:

Kaavamaisesti laskettu viivästyskorko ja viivästysmaksu maksetaan ajanjaksolta 1.4.2022-28.2.2023 kerran kullekin palkansaajalle, jonka palkanmaksussa on ollut viivettä.

1.3.2023 lukien tapahtuneista palkkavirheistä maksetaan viivästyskorko ilman erillistä pyyntöä korkopäiviin perustuvan laskentatavan perusteella. 1.6.2023 lukien siirrytään viivästyskoroissa normaaliin menettelyyn siten, että viivästyskorko maksetaan vaadittaessa.

Aiemmat päätökset

Hyväksyessään vuoden 2023 talousarvion 23.11.2022 (§ 284) kaupunginvaltuusto varasi kaupunginhallituksen määrärahoihin kuusi miljoona euroa käytettäväksi palkanmaksuongelmien hoitamiseen. Kaupunginhallituksen määräraha on talousarviokohdassa 13001, organisaatiossa 1000 (yleishallinto). Kaupunginhallitus päätti 9.1.2023 § 11 myöntää kaupunginkanslian käytettäväksi vuoden 2023 talousarvion kohdasta 13001 Kaupunginhallituksen käyttövarat, 6 000 000 euroa palkanmaksu-uudistuksesta johtuvien korjaustoimenpiteiden suorittamiseen (projektinumero 104020108702). Samalla kaupunginhallitus päätti kehottaa kansliapäällikköä hyväksymään määrärahaa koskevan käyttösuunnitelman.

Palkkavirheiden suuren määrän vuoksi jäljellä oleva työmäärä 1.4.2022-28.2.2023 laskettavien viivästyskorko- ja viivästysmaksutapahtumien osalta on suuri. Nykyisen arvion mukaan työmäärä on lähes 20 henkilötyökuukautta. Laskennan tekeminen on hidasta, koska se vaatii paljon manuaalista työtä. Ulkopuolisen palveluntuottajan käyttäminen laskentaan ei ole tarkoituksenmukaista ottaen huomioon sen arvioitu hinta, noin miljoona euroa. Myöskään kaupungin omaa vakinaista palkanlaskentahenkilöstöä ei tässä vaiheessa palkanlaskentatilannetta voida kiinnittää tähän, sillä se hidastaisi palkanlaskentatilanteen vakautumista ja normaalitilanteen saavuttamista merkittävästi. Näin ollen on kaupungille kokonaisuutena arvioiden edullisempaa maksaa kaavamaiseen laskentatapaan perustuva, korkopäiviin perustuvaa laskentatapaa pääsääntöisesti suurempi viivästyskorko niille työntekijöille, joiden palkanmaksussa on ollut viiveitä. Lisäksi laskentatavan muutos mahdollistaa sen, että viivästyskorot ja viivästysmaksut saadaan maksettua työntekijöille nopeammalla aikataululla.

Viivästyskorko:

Viivästyskorkoa on 28.2.2023 mennessä maksettu yli 7 000 työntekijälle. 28.2.2023 mennessä maksettuihin viivästyskorkoihin perustuen on arvioitu, että 15 euroa olisi kattanut 96 % maksetuista viivästyskoroista ja 23 euroa noin 98 % maksetuista viivästyskoroista. Näin ollen valtaosa työntekijöistä tulisi saamaan kaavamaiseen laskentatapaan perustuvana viivästyskorkona suuremman summan kuin mihin olisivat korkopäiviin perustuvan laskentakaavan mukaisesti oikeutettuja. Oikeus saada pyynnöstä viivästyskorko korkopäiviin perustuvan laskennan mukaisesti turvaa niiden muutaman prosentin oikeuksia, joille korkopäiviin perustuvan laskennan mukaan kuuluisi suurempi viivästyskorko.

Kaavamaisesti lasketun viivästyskoron suuruus on

Kaavamaisesti laskettu viivästyskorko maksetaan kaikille, joilla on ollut palkkaviiveitä ajalla 1.4.2022-28.2.2023. Niille työntekijöille, jotka ovat jo saaneet viivästyskoron korkopäiviin perustuvan laskennan mukaisesti, maksetaan erotus, joka korottaa maksetun viivästyskoron yhtä suureksi kaavamaisesti lasketun viivästyskoron kanssa. Erotus suoritetaan laskemisen vaatiman työmäärän takia syksyllä 2023.

Työntekijällä on myös oikeus pyytää laskenta korkopäiviin perustuvan viivästyskoron suuruudesta. Jos hänelle maksettu kaavamaiseen laskentaan perustuva viivästyskorko olisi korkopäiviin perustuvaa viivästyskorkoa pienempi, hänelle maksetaan korkopäiviin perustuva viivästyskorko. Tällä tavoin turvataan, että myös sillä osalla työntekijöistä, jotka olisivat oikeutettuja suurempaan viivästyskorkoon, on tosiasiallinen mahdollisuus saada viivästyskorko korkopäiviin perustuen.

Viivästysmaksu:

Kun viivästyskorko päätetään laskea kaavamaisesti, on tarkoituksenmukaista muuttaa myös viivästysmaksu kiinteäksi. Tämän lisäksi viivästysmaksua korotetaan, koska maksettavien viivästyskorkojen määrää korotetaan.

Kiinteän viivästysmaksun suuruus on

Kansliapäällikkö päätti 23.1.2023 (14 §) myöntää palkanlaskennan vakauttamisesta vastaavan johtajan käytettäväksi yhteensä 6 000 000 euroa talousarvion kohdalta 1 30 01 Kaupunginhallituksen käyttövarat (projektinumero 104020108702) liitteenä olevan käyttösuunnitelman mukaisesti. Lisäksi kansliapäällikkö päätti myöntää Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalle käyttösuunnitelmassa osoitetun määrärahan verran käytettäväksi toimialan henkilöstökustannuksiin (projektinumero 10402010870202). Lisäksi kansliapäällikkö valtuutti palkanlaskennan vakauttamisesta vastaavan johtajan tekemään vähäisiä muutoksia käyttösuunnitelmaan.

Kansliapäällikkö päätti lisäksi, että Helsingin kaupunki maksaa viivästyskorkojen lisäksi kertaluonteisen viivästysmaksun 28.2.2023 mennessä tapahtuneiden palkanmaksuviiveiden johdosta. Viivästysmaksu päätettiin maksaa työntekijöille, joiden palkka on ollut myöhässä Sarastia365HR-järjestelmän käyttöönottamisesta lukien. Viivästysmaksun suuruuden osalta määriteltiin, että se on vähintään viisinkertainen työntekijän saamaan lakisääteiseen viivästyskorkojen yhteismäärään nähden, ollen kuitenkin vähintään 50 euroa.

Muutokset määrärahojen käyttösuunnitelmiin ja toimivaltuuksiin

Palkanlaskennan vakauttamisesta vastaavan johtajan määräaikainen virkasuhde kestää 31.7.2023 saakka, jonka jälkeen palkanlaskentatilanteen jatkokehittämisestä vastaa henkilöstöjohtaja. Näin ollen on tarpeen osoittaa nämä kaupunginhallituksen käyttövarat henkilöstöjohtajan käytettäväksi 1.8.2023 lukien.

Taloushallintopalveluliikelaitos Talpan palkanlaskennan toiminta- ja suorituskyky ovat parantuneet vuoden 2023 aikana. Lisähenkilöstötarve palkanlaskennan, palkkakirjanpidon, tulorekisterin ja asiakaspalvelun tehtävissä jatkuu kuitenkin vuoden 2023 loppuun saakka. Tämän lisäksi myös kesä- ja lomakauden palkanmaksun sujumisen turvaaminen sekä toimintatapojen edelleen kehittäminen edellyttävät, että Talpalle kohdennettua lisähenkilöstön palkkaamiseksi tarkoitettua määrärahaa kasvatetaan. Käyttösuunnitelmassa Talpalle kohdennettavaa määrärahaa korotetaan 2,55 miljoonasta eurosta 3,45 miljoonaan euroon, eli 900 000 eurolla

Muita muutoksia ovat vakauttamishankkeessa työskentelevien henkilöiden määräaikaisten työ- ja virkasuhteiden jatkaminen kaupunginkanslialle osoitettavissa henkilöstökustannuksissa sekä muissa kuluissa esimerkiksi tulorekisteriin tehtävien ilmoitusten myöhästymisestä mahdollisesti kertyvät viivästysmaksut sekä tuomioistuinten seuraamusmaksut. Viivästysmaksuja koskevan päätöksen osalta käyttösuunnitelmaan ei ole tarvetta tehdä muutosta.

Palkkavirheiden määrä ja viivästyskorkolaskennan aiheuttama työmäärä

Kiinteä viivästysmaksu korvataan kaikille, joilla on ollut palkkaviiveitä ajalla 1.4.2022-28.2.2023. Niille työntekijöille (333 kpl), jotka ovat saaneet viivästysmaksun aikaisemmalla laskentakaavalla laskettuna, maksetaan puuttuva osuus. Erotus suoritetaan sen laskemisen vaatiman työmäärän johdosta syksyllä 2023.

Viivästyskorko ja viivästysmaksut 1.3.2023 lukien

1.3.2023 lukien tapahtuneista palkkavirheistä maksetaan viivästyskorko ilman erillistä pyyntöä korkopäiviin perustuen. 1.6.2023 lukien siirrytään viivästyskorkojen maksamisessa normaaliin käytäntöön siten, että viivästyskorko maksetaan erikseen vaadittaessa.

Kustannukset vuoden 2022 ja 2023 palkkavirheistä

Viivästyskorosta ja viivästysmaksusta aiheutuvat kustannukset ovat (sis. työnantajakulut) yhteensä arviolta 1,8 miljoonaa euroa, josta viivästyskoron osuus on noin 350 000 euroa ja viivästysmaksujen osuus noin 1,5 miljoonaa euroa.