Hankinta, yhteishankinta, videotuotantopalvelut 2023, kaupunginkanslia
Videotuotantopalveluhankintaan kohdistuva hankintaoikaisuvaatimus (Rockway Media Group)
Päätös
Kaupunginhallitus päätti hylätä Rockway Media Group -ryhmittymän videotuotantopalveluista 8.11.2023 § 69 tehtyyn hankintapäätökseen kohdistuvan hankintaoikaisuvaatimuksen.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Videotuotantopalveluiden yhteishankinnassa (H018-23) tarjouksen antanut ryhmittymä Rockway Media Group (Cinea Aesthetics Oy ja Rockway Oy) on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu hankintajohtajan videotuotantopalveluista 8.11.2023 § 69 tekemään hankintapäätökseen. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä.
Rockway Media Group on valittanut asiasta myös markkinaoikeuteen.
Hankintaoikaisuvaatimuksessa vaaditaan hankintapäätöksen laatuvertailuosion 3.1-kohdan oikaisemista taikka hankintapäätöksen kumoamista.
Tarjouspyynnön mukaisesti videotuotantopalveluiden hankinnan kohteena ovat videotuotantopalvelut, mukaan lukien suorien verkkovideolähetysten tuotantopalvelut. Hankinta on jaettu kahteen osa-alueeseen: 1. "Videotaltiointi tai käsikirjoitettu tuotanto" ja 2. "Suorat lähetykset".
Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on paras hinta-laatusuhde, jossa hinnan painotus on 40 % ja laadun 60 %. Molemmat osa-alueet vertailtiin erikseen. Molemmille osa-alueille valittiin kolme eniten vertailupisteitä saanutta tarjoajaa.
Hankintaoikaisuvaatimus koskee hankinnan 2. osa-alueen laatuvertailua. Laatuvertailu on tehty tarjouspyynnön 10. liitteen ("Tehtävänanto ja laadun arviointi") laatukriteerein. Liitteen 3.1-kohdassa on määritelty 2. osa-alueen laadun arvioinnissa ja pisteytyksessä käytetyt kriteerit. Oikaisuvaatimuksen perusteluissa mainitaan erityisesti lähetysgrafiikan arviointiin liittyvät vaatimukset. Nämä vaatimukset ja niiden pisteytys on määritelty seuraavasti:
Lähetysgrafiikka
Tuotannossa tulee täyttyä seuraavat vaatimukset:
• Tekstigrafiikat ja muut graafiset elementit on tuotettu sisällöllisesti oikea-aikaisesti ja virheettömästi
• Tekstigrafiikat ja muut graafiset elementit on tuotettu teknisesti virheettömästi
• Tekstigrafiikat - ja muut graafiset elementit on toteutettu johdonmukaisesti esimerkiksi fonttien, värin ja graafisten elementtien sijoittelun suhteen
• Tekstigrafiikat ja muut graafiset elementit on visualisesti selkeitä ja helposti luettavia
Pisteytys (kohdan maksimipistemäärä on 5):
• 0 pistettä: Tallenteessa ei ole käytetty lähetysgrafiikkaa
• 2 pistettä: Vaatimuksien täyttymisessä on vähäiseksi katsottavia puutteita
• 5 pistettä: Vaatimukset täyttävä tuotanto
Tarjouksiin liitettyjä töitä on arvioitu ja pisteytetty yllä kuvatun kriteeristön ja pisteytyksen mukaisesti. Hankinnan osa-alueen substanssiasiantuntijoista koostunut asiantuntijaraati on arvioinut, ettei hankintaoikaisuvaatimuksen kohteena oleva työ sisällä lähetysgrafiikkaa tehtävänannon vaatimuksissa vaaditulla tavalla. Videotyön alussa on animaatio-osa, jossa on graafisia elementtejä ja tekstejä, mutta muutoin tekstigrafiikkaa tai muutakaan grafiikkaa ei tallenteessa lähetyksen aikana esiinny.
Videolla ei ole tuotettu tekstigrafiikkaa sisällöllisesti oikea-aikaisesti, kuten arviointikriteereissä on vaadittu. Oikea-aikaisuudella tarkoitetaan sitä, että lähetysgrafiikkaa nimensä mukaisesti esiintyy videolla läpi koko esityksen. Puutetta ei ole katsottu vähäiseksi, vaan on katsottu, ettei tallenteessa ole käytetty lähetysgrafiikkaa. Näin ollen oikaisuvaatimuksen tekijän työ on jäänyt pisteittä. Videota on arvoitu kokonaisuutena ja yhdenmukaisella tavalla muiden tarjoustöiden kanssa.
Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ei ole kuultu muita tarjoajia kuulemisen ilmeisen tarpeettomuuden vuoksi (hallintolaki 34 §).
Hankintayksikkö on noudattanut tarjousten vertailussa tarjouspyynnössä etukäteen avoimesti ja tasapuolisesti ilmoittamaansa menettelyä. Hankintamenettelyssä ei ole tapahtunut virhettä eikä asiassa ole esitetty sellaista uutta tietoa, jolla olisi vaikutusta päätösedellytyksiin.
Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Talous- ja suunnitteluosasto Hankinnat ja kilpailuttaminen Hankintajohtaja 08.11.2023 § 69
Päätös
Hankintajohtaja päätti hyväksyä videotuotantopalveluiden hankinnassa seuraavat tarjoukset kokonaistaloudellisesti edullisimpana:
Osa-alue 1. Videotaltiointi tai käsikirjoitettu tuotanto
- Kapina Oy:n (2857443-6)
- Mättö Media Oy:n (2754257-1)
- Videolle Productions, Sanoma Media Finland Oy:n (1515901-4)
Osa-alue 2. Suorat lähetykset
- Stremia Oy:n (2377558-9)
- Cine Aesthetics Oy:n (2184149-0) :Ryhmittymä Rockway Media Group ((2076422-7) / Cine-A
- Mättö Media Oy:n (2754257-1)
Hankinnasta muodostetaan puitejärjestely, jonka varsinainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Lisäksi hankintaan kuuluu kahden (2) vuoden optiokausi, jonka käyttöönotosta hankintayksikkö päättää erikseen suoraa hankintaa käyttäen neljä kuukautta ennen perussopimuskauden päättymistä.
Hankintajohtaja päätti sulkea Apogee Oy:n (2080240-6) osa-alueesta 1, Funny Films Oy:n (2258098-2) osa-alueesta 2, Filmbutik Oy:n (2638690-9), Flux Productions Oy:n (3106915-8), Luomustudio Productions Oy:n (2516677-9), pioneeri production oy:n (2578618-5), RajuLive Oy:n (2875406-6) osa-alueesta 2, Refedo Oy:n (2998269-3), Sakea Osakeyhtiön (2924572-2), Snacksize Oy:n (2765422-3) sekä Tussitaikurit Oy:n (2489277-9) tarjouskilpailusta, koska tarjoajat eivät täyttäneet tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 2 000 000 euroa (alv 0 %) sisältäen perussopimuskauden ja optiokauden.
Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.
Päätöksen perustelut
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 15.5.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön H018-23, Dnro HEL 2023-002205. Videotuotantopalveluiden hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 17.5.2023 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 16.6.2023. Määräaikaan mennessä saapui 22 tarjousta: Apogee Oy, Cine Aesthetics Oy (Ryhmittymä Rockway Media Group / Cine- A), Filmbutik Oy, Finnishguy Productions OY, Flux Productions Oy, Funny Films Oy, Kapina Oy, Kopla Entertainment Oy, Luomustudio Productions Oy, Mättö Media Oy, Otavamedia Oy, pioneeri production oy, RajuLive Oy, Rec Finland Oy, Refedo Oy, Sakea Osakeyhtiö, Skyproduction Oy, Snacksize Oy, Source Creative Oy, Stremia Oy, Tussitaikurit Oy, Videolle Productions, Sanoma Media Finland Oy.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnön liitteessä 3 Referenssilomake on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet liittyen tarjoajan kokemukseen.
Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoajalla on kuluneen kolmen (3) vuoden ajalta esittää vaaditut referenssit tarjouksen jättämiselle asetetusta määräpäivästä lukien. Osa-alueen 1 referenssien kokonaismäärä on 4 referenssiä ja osa-alueen 2 referenssien kokonaismäärä on 8 referenssiä. Referenssien tuli olla rinnastettavissa palvelukuvauksessa kuvattuihin palvelupaketteihin. Referenssit tuli ilmoittaa liitteellä 3 Referenssilomake.
Apogee Oy:n osa-alueelle 1 ilmoittama referenssi 4 ei ollut rinnastettavissa vaadittuun palvelukuvauksessa kuvattuun palvelupakettiin 4.2.2. RajuLive Oy ei ilmoittanut osa-alueelle 2 vaadittua määrää referenssejä. Näin ollen Apogee Oy ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia osa-alueella 1 eikä RajuLive Oy osa-alueella 2. Apogee Oy tulee sulkea pois tarjouskilpailusta osa-alueen 1 osalta ja RajuLive Oy tulee sulkea pois osa-alueen 2 osalta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.
Tarjouspyynnön liitteessä 4 Henkilöstö on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet liittyen tarjoajan tuotannoista vastaavan henkilön tutkinto- ja kokemusvaatimuksiin. Vaatimuksena on viiden vuoden työkokemusta viimeisen seitsemän vuoden ajalta tarjouksen jättämiselle varatusta määräajasta laskettuna sekä AV-alan tai media-alan korkeakoulututkinto.
Filmbutik Oy:n, Flux Productions Oy:n, pioneeri production oy:n, Sakea Osakeyhtiön, Tussitaikurit Oy:n tuotannoista vastaavan henkilön tutkintovaatimus ei täyttynyt.
Snacksize Oy:n tuotannoista vastaavan henkilön työkokemusvaatimus ei täyttynyt.
Luomustudio Productions Oy:n, Refedo Oy:n tuotannoista vastaavan henkilön tutkintovaatimus eikä työkokemusvaatimus täyttyneet.
Funny Films Oy eikä Refedo Oy olleet ilmoittaneet osa-alueen 2 referenssejä, tuotannoista vastaavaa henkilöä eikä täydentänyt hintaliitettä.
Näin ollen Fanny Films Oy ei täytä tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia osa-alueella 2 ja tarjoaja tulee sulkea pois osa-alueen 2 osalta tarjoajien tasapuolisien ja syrjimättömän kohtelun takia. Filmbutik Oy, Flux Productions Oy, pioneeri production oy, Sakea Osakeyhtiö, Tussitaikurit Oy, Snacksize Oy, Luomustudio Productions Oy sekä Refedo Oy eivät täytä tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, ja tarjoajat tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.
Kaikki muut tarjoajat täyttävät tarjousten perusteella soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu
Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.
Tarjouspyynnön kohdan Päätöksenteon perusteet mukaan hinnan painoarvo on 60 % ja laadun 40 %. Laadun vertailu tehtiin molempien osa-alueiden osalta erikseen tarjouspyynnössä kerrottujen kriteerien mukaisesti. Laadun osalta arvioitiin osa-alueessa 1 tarjoajan palauttama tuotantosuunnitelma ja osa-alueessa 2 tarjoajan laadun arviointiin ilmoittama referenssi.
Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen sekä laadun vertailun pisteytys ja pisteytykseen perustuva muistio ovat tämän päätöksen liitteinä. Vertailun perusteella puitejärjestelyyn valitaan etusijajärjestyksessä seuraavat tarjoajat.
Osa-alue 1. Videotaltiointi tai käsikirjoitettu tuotanto
- Kapina Oy:n (2857443-6)
- Mättö Media Oy:n (2754257-1)
- Videolle Productions, Sanoma Media Finland Oy:n (1515901-4)
Osa-alue 2. Suorat lähetykset
- Stremia Oy:n (2377558-9)
- Cine Aesthetics Oy:n (2184149-0) :Ryhmittymä Rockway Media Group ((2076422-7) / Cine-A
- Mättö Media Oy:n (2754257-1)
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.
Lisätiedot
Jaana Kalliomaa, Hankinta-asiantuntija, puhelin: (09) 310 28091
This decision was published on 29.01.2024
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.
Presenter information
Ask for more info
Marja Sarmela, hankintalakimies, puhelin: 09 310 31651