Hankinta, yhteishankinta, dokumentinhallintajärjestelmä, kaupunginkanslia
Dokumenttienhallintajärjestelmähankintaan kohdistuva hankintaoikaisuvaatimus (Twoday Oy)
Päätös
Kaupunginhallitus hylkäsi Twoday Oy:n dokumenttienhallintajärjestelmästä 8.11.2023 § 70 tehtyyn hankintapäätökseen kohdistuvan hankintaoikaisuvaatimuksen.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Dokumenttienhallintajärjestelmän hankinnassa (H022-23) tarjouksen antanut Twoday Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu hankintajohtajan dokumenttienhallintajärjestelmästä 8.11.2023 § 70 tekemään hankintapäätökseen. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä.
Hankintaoikaisuvaatimuksessa vaaditaan, että hankintapäätös kumotaan ja hankintaprosessi aloitetaan uudelleen siten, että se mahdollistaa useamman tarjoajan osallistumisen ja varmistaa riittävän kilpailun ja vertailun eri tarjousten välillä.
Oikaisuvaatimusta perustellaan sillä, että hankintaprosessi, jossa on hyväksytty vain yksi tarjous, ei ole kilpailullinen eikä tarjoa riittävää vertailua hintojen tai muiden ominaisuuksien osalta. Tämä rajoittaa oikaisuvaatimuksen mukaan hankintayksikön mahdollisuuksia tehdä kokonaistaloudellisesti järkevin päätös.
Kolme tarjoajaa antoi määräajassa tähän kilpailutukseen tarjouksensa. Hankintayksikkö tarkasti, kohdistuuko tarjoajiin hankintalaissa säädettyjä poissulkemisperusteita ja täyttävätkö tarjoajat tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset. Kaikki tarjoajat olivat soveltuvia.
Sen jälkeen hankintayksikkö tarkasti, täyttävätkö tarjoukset niille tarjouspyyntöasiakirjoissa asetetut pakolliset vaatimukset. Hankintalain 79 §:n mukaan hankintasopimusta ei voida tehdä sellaisen tarjoajan kanssa, joka ei täytä hankintayksikön tarjoukselle asettamia vaatimuksia.
Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arvioinnin yhtenä osana oli PoC-menettely (Proof of Concept). Menettelyn tarkoituksena oli testata, että tarjouspyynnössä järjestelmälle asetetut pakolliset vaatimukset toteutuvat. Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja PoC-menettelyssä todennettaviksi merkityt vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön 2. liitteessä ("Vaatimusluettelo"). Vaatimusluettelo on tämän esityksen oheismateriaalina.
PoC-menettelyn toteutus jakaantui kahteen erikseen toteutettavaan kokonaisuuteen: ensimmäisessä todennettiin vaatimusluettelossa asetettujen pakollisten ominaisuuksien toteutuminen ja toisessa arvioitiin järjestelmän käytettävyyttä. Epäonnistuminen pakollisten ominaisuuksien toteuttamisessa johti tarjouksen hylkäämiseen.
Twoday Oy ei kyennyt PoC-menettelyn ensimmäisessä vaiheessa osoittamaan, että sen tarjous täyttää kaikki pakolliset vaatimukset. Näin ollen sen tarjous on hylätty tarjouspyynnön vastaisena tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi. Myös toisen tarjoajan tarjous jouduttiin hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena.
PoC-menettelyn jälkeen tarjouksen valintavaiheeseen eteni yksi tarjous. Hankintayksiköllä on hankintalain ja oikeuskäytännön mukaan oikeus, muttei kuitenkaan tällöinkään velvollisuutta, keskeyttää hankinta ja kilpailuttaa hankinta uudelleen, jos kilpailutukseen saadaan vain yksi tarjous. Tällaisessa tilanteessa tarjouspyyntö ei oletettavasti ole edistänyt kilpailua eikä kokonaistaloudellista edullisuutta.
Tässä kilpailutuksessa tarjouksia saatiin kuitenkin määräaikaan mennessä kolme kappaletta. Tarjousten vertailua ei tehty, sillä vertailuvaiheeseen eteni edellä kuvatusti vain yksi tarjous. Harkinnan jälkeen hankintayksikkö päätti tehdä päätöksen ainoan tarjouspyynnön ehdot täyttävän tarjoajan kanssa. Koska kilpailutukseen saatiin alun alkaen useita tarjouksia, on menettely aidosti edistänyt kilpailua. Hankintayksikön menettely ei näin ollen ole ollut kilpailua rajoittavaa.
Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ei ole kuultu muita tarjoajia kuulemisen ilmeisen tarpeettomuuden vuoksi (hallintolaki 34 §).
Hankintayksikkö on noudattanut hankintamenettelyssään hankintalakia ja menetellyt tarjouspyynnössään etukäteen avoimesti ja tasapuolisesti ilmoittamiensa vaatimusten mukaisesti. Hankintamenettelyssä ei ole tapahtunut virhettä eikä asiassa ole esitetty sellaista uutta tietoa, jolla olisi vaikutusta päätösedellytyksiin.
Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Talous- ja suunnitteluosasto Hankinnat ja kilpailuttaminen Hankintajohtaja 08.11.2023 § 70
Päätös
Hankintajohtaja päätti hyväksyä M-Files Oy:n (y-tunnus 0686200-7) tarjouksen Dokumenttienhallintajärjestelmän toimittamisesta kokonaistaloudellisesti edullisimpana.
Hankintajohtaja päätti hylätä Innofactor Software Oy:n (y-tunnus 1639021-8) ja twoday Oy:n (1988069-3) tarjoukset tarjouspyynnön vastaisina, koska Innofactor Software Oy:n ja twoday Oy:n tarjoukset eivät täyttäneet tarjouskilpailussa hankinnan kohteelle asetettuja pakollisia vaatimuksia.
Hankintasopimus on voimassa määräaikaisena käyttöönottohetkestä alkaen kaksi (2) vuotta. Tämän jälkeen hankintasopimus on voimassa toistaiseksi irtisanomisehdoin.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on neljälle (4) vuodelle 4 500 000 euroa.
Päätöksen perustelut
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 15.6.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön H022-23, Dnro HEL 2023-002863. Dokumenttienhallintajärjestelmän hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 17.6.2023 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 31.8.2023 klo 12:00. Määräaikaan mennessä saapui kolme (3) tarjousta: Innofactor Software Oy (1639021-8), M-Files Oy (0686200-7) ja twoday Oy (1988069-3).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittavalle palveluille laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavan palvelun on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylätty tarjouspyynnön vastaisena.
Proof of Concept-menettelyä koskeva kuvaus on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1. Hankinnan kohteen kuvaus, sivulla 24 POC tavoitteet, prosessi ja sisältö. Proof of Concept -menettelyssä kaikille tarjoajille on järjestetty pakollisten ominaisuuksien todennustilaisuus. Tilaisuudessa tarjoajien on tullut käydä vaatimusluettelossa todennettaviksi merkityt pakolliset vaatimukset läpi siten, että hankintayksikkö on voinut todeta niiden toimivuuden. Menettelyn tuloksena on todettu, että ennalta määritellyt pakolliset vaatimukset joko toteutuvat tai eivät toteudu. Tarjoukset, joiden kohdalla tarjoaja ei ole kyennyt todentamaan pakollisten vaatimusten täyttymistä, hylätään tarjouspyynnön vastaisina.
Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja Proof of Concept -menettelyssä todennettaviksi merkityt vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 2. Vaatimusluettelo.
Innofactor Software Oy ja twoday Oy eivät kyenneet Proof of Concept -menettelyssä osoittamaan pakollisten vaatimusten täyttymistä. Näin ollen kyseiset tarjoukset on hylättävä tarjouspyynnön vastaisina tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun varmistamiseksi.
Tarkemmat hylkäysperusteet lähetään erikseen omina liitteinä suojatulla sähköpostilla Innofactor Software Oy:lle ja twoday Oy:lle, koska päätöksen liitteet sisältävät tarjoajan liikesalaisuuden piiriin kuuluvia tietoja julkisuuslain 24 §:n 1 mom. 20 kohdan mukaisesti.
M-Files Oy:n jättämä tarjous on tarjouspyynnön mukainen.
Tarjousten vertailu
Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on ollut hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous, jossa hinnan painotus on 30 pistettä ja laadun 70 pistettä.
Vertailua ei suoritettu, koska vain yksi tarjous eteni vertailuvaiheeseen.
M-Files Oy:n tarjous täytti ainoana kilpailutuksen laadulliset vaatimukset.
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.
Lisätiedot
Heidi Lihr, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 - 310 70872
Tarja Pitkänen, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 - 310 38134
This decision was published on 07.02.2024
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.
Presenter information
Ask for more info
Marja Sarmela, hankintalakimies, puhelin: 09 310 31651