Digitaalisen säilytysjärjestelmän käyttövaltuuksien ja oikeuksien toteutusmalli, ATJ-virtuaaliarkisto

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja hyväksyi liitteenä 1 olevan käyttövaltuushallinnan mallin digitaalisen säilytysjärjestelmän ATJ-virtuaaliarkiston käyttövaltuusmalliksi. Mallissa on lueteltu ATJ-virtuaaliarkiston tietosisältö tehtäväluokittain, kaupungin aktiivihakemistoon perustettavat käyttöoikeusryhmät ja -roolit sekä ryhmien käyttövaltuudet. Digitaaliseen säilytysjärjestelmään siirretään sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan alas ajettavien tietojärjestelmien tietoaineistoja.

Digitaalinen säilytysjärjestelmä on hankittu Helsingin kaupungin toimialoille ja liikelaitoksille. Hankinta perustuu Helsingin kaupungin digitaalisen säilytysjärjestelmän sopimukseen H119-20, HEL 2020-013157.

Arkistolaki koskee kunnallisia arkistonmuodostajia (Arkistolaki 23.9.1994/831, 1 §). Arkistolain mukaan arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet tai jotka ovat syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä (Arkistolaki 23.9.1994/831, 6 §). Säilytysjärjestelmään siirretään kaikki alas ajettavien asiakas- ja potilastietojärjestelmien Kanta-arkiston ulkopuolelle jäävät arkistointivelvoitteen alaisuuteen kuuluvat asiakirjat.

Sosiaali- ja terveydenhuollon käyttöoikeuksien on perustuttava asiakas- ja potilastietoja käsittelevän henkilön työtehtäviin ja vain työtehtävien hoitoon tarvittaviin tietoihin (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 27.8.2021/784, 15 §). ATJ-virtuaaliarkiston käyttöoikeudet ovat roolipohjaisia ja käyttövaltuudet rajataan vain käyttäjän työtehtävien hoidon kannalta välttämättömiin virtuaaliarkistoihin. Digitaalinen säilytysjärjestelmä kerää asiakastietojen käytöstä tarvittavat käytön seurantaa ja valvontaa edellyttävät tiedot.

Hallintosäännön 5 luvun 9 §:n 1 momentin mukaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja johtaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimintaa ja hallintoa.