Tietopyyntö, diaariote ja asiakirjat ulkoisesta selvityksestä koskien Sarastia 365 -järjestelmän ongelmia, Iltalehti

Kansliapäällikkö päätti, että tietopyynnön esittäjän pyytämiä Helsingin kaupungin palkkajärjestelmä Sarastian käyttöönoton selvitystyön tekemistä varten ulkopuoliselle selvitystyön tekijälle luovutettua aineistoa, selvitystyön luonnosversioita sekä kaupungin vastauksia selvitystyön luonnosversioihin ei luovuteta tietopyynnön esittäjälle.

Tietopyyntö

Tietopyynnön esittäjä ********** on tietopyynnössään 12.4.2023 pyytänyt saada diaariotteen ulkoisesta selvityksestä koskien Sarastia 365 -järjestelmän ongelmia. Lisäksi tietopyynnön esittäjä on pyytänyt saada sähköisenä kopiona hankinta-asiakirjat, Valor Partners Oy:lle selvityksen tekoa varten laaditun ja luovutetun aineiston ja tarkastusraporttiluonnokset sekä niihin annetut vastaukset.

Tietopyynnön kohteena olevat asiakirjat liittyvät Helsingin kaupungin palkanmaksujärjestelmä Sarastiaan ja sen käyttöönoton selvitystyön hankintaan.

Tietopyynnön esittäjälle luovutetut asiakirjat

Tietopyynnön esittäjälle on luovutettu pyydetyt hankinta-asiakirjat. Lisäksi Valor Partners Oy:n kaupungille esittämä lasku on luovutettu sen jälkeen, kun se on tullut kaupungin haltuun.

Sarastia palkanmaksujärjestelmän käyttöönoton selvitystyön tekemistä varten Valor Partners Oy:lle luovutettua aineistoa, selvitystyön luonnosversioita sekä kaupungin vastauksia selvitystyön luonnosversioihin ei luovutettu tietopyynnön esittäjälle.

Tietopyynnön esittäjä on tältä osin pyytänyt, että asia siirretään julkisuuslain 14.3 §:n mukaisesti ratkaistavaksi.

Viranomaisen asiakirja

Julkisuuslain 1.1 §:n mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei tässä tai muussa laissa erikseen toisin säädetä.

Julkisuuslain 5.2 §:n mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten.

Julkisuuslain 5.3 §:n 2 kohdan mukaan viranomaisen asiakirjana ei pidetä 5 momentissa säädetyin poikkeuksin viranomaisen palveluksessa olevan tai viranomaisen toimeksiannosta toimivan laatimia muistiinpanoja taikka sellaisia luonnoksia, joita laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten.

Julkisuuslain 5.4 §:n mukaan lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon.

Julkisuuslain 5 §:n 4 momentin esitöiden (HE 30/1998 vp, s. 57) mukaan viranomaisissa toimivien välistä yhteydenpitoa varten laadituilla asiakirjoilla tarkoitetaan viranomaisen sisäisiä kokouksia tai sisäistä hallintoa varten laadittuja viestejä, tiedotteita, muistioita, pöytäkirjoja ja muita sellaisia asiakirjoja. Viranomaisen lukuun toimeksiantotehtäviä suorittavien ja viranomaisissa toimivien neuvottelua ja muuta yhteydenpitoa varten laadittuja asiakirjoja pidettään ehdotuksen mukaan viranomaisen sisäisinä asiakirjoina.

Oikeuskirjallisuudessa katsotaan, että julkisuuslain 5 §:n 4 momentin mukaiset sisäisen työskentelyn asiakirjat sisältävät usein alustavia arvioita ja näkemyksiä erilaisista vaihtoehdoista ja ratkaisumahdollisuuksista. Edelleen oikeuskirjallisuudessa todetaan, että sisäinen työskentely ja asian valmistelu voi olla vaiheittaista ennen kuin asia siirtyy esittelyvaiheeseen tai sitä vastaavaan käsittelyvaiheeseen. Asian käsittelyssä ja valmistelussa laaditaan mahdollisesti ensin erilaisia luonnoksia, työsuunnitelmia ja vaihtoehtoisia arviointeja esimiesasemassa olevan henkilön valvonnassa ja ohjauksessa. Tällaisen ohjauksen alaisena tapahtuva luonnosten valmistelu ja aineiston vaiheittainen kokoaminen ei yleensä vielä sellaisenaan saa aikaan viranomaisen asiakirjaa, johon julkisuuslaki tulisi sovellettavaksi (Olli Mäenpää; Julkisuusperiaate, s. 97-98, 2020).

Valor Partners Oy:lle selvityksen tekemistä varten luovutettu aineisto on julkisuuslain 5.4 §:ssä tarkoitettuja sisäistä työskentelyä varten laadittuja asiakirjoja, joita ei ole arkistolainsäädännön mukaan liitettävä arkistoon. Loppuraporttia koskevat luonnosversiot sekä kaupungin vastaukset luonnosversioon ovat julkisuuslain 5.3 §:n 2 kohdassa tarkoitettuja sellaisia luonnoksia, joita laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten. Näiltä osin pyydetyt asiakirjat eivät ole julkisuuslaissa tarkoitettuja viranomaisen asiakirjoja, eikä niitä siten luovuteta tietopyynnön esittäjälle.