Tietopyyntö, diaariote ja asiakirjat ulkoisesta selvityksestä koskien Sarastia 365 -järjestelmän ongelmia, Iltalehti

HEL 2023-004977
More recent handlings
§ 73

Palkkajärjestelmä Sarastian käyttöönoton selvitystyön hankintaa koskeva tietopyyntö

Kansliapäällikkö

Päätös

Kansliapäällikkö päätti, että tietopyynnön esittäjän pyytämiä Helsingin kaupungin palkkajärjestelmä Sarastian käyttöönoton selvitystyön tekemistä varten ulkopuoliselle selvitystyön tekijälle luovutettua aineistoa, selvitystyön luonnosversioita sekä kaupungin vastauksia selvitystyön luonnosversioihin ei luovuteta tietopyynnön esittäjälle.

Päätöksen perustelut

Tietopyyntö

Tietopyynnön esittäjä ********** on tietopyynnössään 12.4.2023 pyytänyt saada diaariotteen ulkoisesta selvityksestä koskien Sarastia 365 -järjestelmän ongelmia. Lisäksi tietopyynnön esittäjä on pyytänyt saada sähköisenä kopiona hankinta-asiakirjat, Valor Partners Oy:lle selvityksen tekoa varten laaditun ja luovutetun aineiston ja tarkastusraporttiluonnokset sekä niihin annetut vastaukset.

Tietopyynnön kohteena olevat asiakirjat liittyvät Helsingin kaupungin palkanmaksujärjestelmä Sarastiaan ja sen käyttöönoton selvitystyön hankintaan.

Tietopyynnön esittäjälle luovutetut asiakirjat

Tietopyynnön esittäjälle on luovutettu pyydetyt hankinta-asiakirjat. Lisäksi Valor Partners Oy:n kaupungille esittämä lasku on luovutettu sen jälkeen, kun se on tullut kaupungin haltuun.

Sarastia palkanmaksujärjestelmän käyttöönoton selvitystyön tekemistä varten Valor Partners Oy:lle luovutettua aineistoa, selvitystyön luonnosversioita sekä kaupungin vastauksia selvitystyön luonnosversioihin ei luovutettu tietopyynnön esittäjälle.

Tietopyynnön esittäjä on tältä osin pyytänyt, että asia siirretään julkisuuslain 14.3 §:n mukaisesti ratkaistavaksi.

Viranomaisen asiakirja

Julkisuuslain 1.1 §:n mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei tässä tai muussa laissa erikseen toisin säädetä.

Julkisuuslain 5.2 §:n mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten.

Julkisuuslain 5.3 §:n 2 kohdan mukaan viranomaisen asiakirjana ei pidetä 5 momentissa säädetyin poikkeuksin viranomaisen palveluksessa olevan tai viranomaisen toimeksiannosta toimivan laatimia muistiinpanoja taikka sellaisia luonnoksia, joita laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten.

Julkisuuslain 5.4 §:n mukaan lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon.

Julkisuuslain 5 §:n 4 momentin esitöiden (HE 30/1998 vp, s. 57) mukaan viranomaisissa toimivien välistä yhteydenpitoa varten laadituilla asiakirjoilla tarkoitetaan viranomaisen sisäisiä kokouksia tai sisäistä hallintoa varten laadittuja viestejä, tiedotteita, muistioita, pöytäkirjoja ja muita sellaisia asiakirjoja. Viranomaisen lukuun toimeksiantotehtäviä suorittavien ja viranomaisissa toimivien neuvottelua ja muuta yhteydenpitoa varten laadittuja asiakirjoja pidettään ehdotuksen mukaan viranomaisen sisäisinä asiakirjoina.

Oikeuskirjallisuudessa katsotaan, että julkisuuslain 5 §:n 4 momentin mukaiset sisäisen työskentelyn asiakirjat sisältävät usein alustavia arvioita ja näkemyksiä erilaisista vaihtoehdoista ja ratkaisumahdollisuuksista. Edelleen oikeuskirjallisuudessa todetaan, että sisäinen työskentely ja asian valmistelu voi olla vaiheittaista ennen kuin asia siirtyy esittelyvaiheeseen tai sitä vastaavaan käsittelyvaiheeseen. Asian käsittelyssä ja valmistelussa laaditaan mahdollisesti ensin erilaisia luonnoksia, työsuunnitelmia ja vaihtoehtoisia arviointeja esimiesasemassa olevan henkilön valvonnassa ja ohjauksessa. Tällaisen ohjauksen alaisena tapahtuva luonnosten valmistelu ja aineiston vaiheittainen kokoaminen ei yleensä vielä sellaisenaan saa aikaan viranomaisen asiakirjaa, johon julkisuuslaki tulisi sovellettavaksi (Olli Mäenpää; Julkisuusperiaate, s. 97-98, 2020).

Valor Partners Oy:lle selvityksen tekemistä varten luovutettu aineisto on julkisuuslain 5.4 §:ssä tarkoitettuja sisäistä työskentelyä varten laadittuja asiakirjoja, joita ei ole arkistolainsäädännön mukaan liitettävä arkistoon. Loppuraporttia koskevat luonnosversiot sekä kaupungin vastaukset luonnosversioon ovat julkisuuslain 5.3 §:n 2 kohdassa tarkoitettuja sellaisia luonnoksia, joita laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten. Näiltä osin pyydetyt asiakirjat eivät ole julkisuuslaissa tarkoitettuja viranomaisen asiakirjoja, eikä niitä siten luovuteta tietopyynnön esittäjälle.

This decision was published on 17.05.2023

VALITUSOSOITUS

Tähän päätökseen haetaan muutosta hallintovalituksella.

Valitusoikeus

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuun päätökseen saa hakea muutosta se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa ja se, jonka valitusoikeudesta laissa erikseen säädetään. Viranomainen saa hakea muutosta valittamalla myös, jos valittaminen on tarpeen viranomaisen valvottavana olevan yleisen edun vuoksi.

Valitusaika

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään Helsingin hallinto-oikeudelle.

Hallinto-oikeuden asiointiosoite on 24.12.2021 saakka seuraava:

Sähköpostiosoite:    
helsinki.hao@oikeus.fi
Postiosoite:
Radanrakentajantie 5
 
00520 HELSINKI
Faksinumero:
029 56 42079
Käyntiosoite:
Radanrakentajantie 5
Puhelinnumero:
029 56 42000

Hallinto-oikeuden asiointiosoite on 27.12.2021 alkaen seuraava:

Sähköpostiosoite:    
helsinki.hao@oikeus.fi
Postiosoite:
Sörnäistenkatu 1
 
00580 HELSINKI
Faksinumero:
029 56 42079
Käyntiosoite:
Sörnäistenkatu 1
Puhelinnumero:
029 56 42000

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

  1. päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
  2. miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
  3. vaatimusten perustelut;
  4. mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

  1. valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
  2. selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
  3. asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Mikäli hallinto-oikeus muuttaa valituksenalaista päätöstä muutoksenhakijan eduksi, oikeudenkäyntimaksua ei peritä.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Sähköpostiosoite:
helsinki.kirjaamo@hel.fi
Postiosoite:
PL 10
 
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
Käyntiosoite:
Pohjoisesplanadi 11-13
Puhelinnumero:
09 310 13700

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Close

Ask for more info

Maria Nelskylä, kaupunginsihteeri, puhelin: 09 310 25251

maria.nelskyla@hel.fi

Decisionmaker

Sami Sarvilinna
kansliapäällikkö