Hankinta, tiedonsiirtoratkaisun toteutus Apotin tietokannoista, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Tietohallintojohtaja päätti hankkia hankintalain 15 §:n perusteella Oy Apotti Ab:ltä asiantuntijapalvelua, jolla mahdollistetaan vähimmäistietosisällön mukaisten tietojen tiedonsiirtoa Apotista. Päätös korvaa edellisen tähän kokonaisuuteen liittyvän hankintapäätöksen, jonka mukainen työ päättyi 30.4.2023. Tämän päätöksen mukainen työ toteutetaan 1.5.2023 alkaen ja arviolta 28.1.2024 mennessä. Hankinnan kokonaiskustannukset ovat enintään 53 093 euroa (alv 0 %).

Kansallisella vähimmäistietosisällöllä tarkoitetaan sitä minimitason tietoa, jota hyvinvointialueet ja Helsinki tarvitsevat järjestämistehtävän hoitamiseksi. Vähimmäistietosisältö luo edellytyksiä tietojohtamiselle ja on sama kaikille hyvinvointialueille. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä edellyttää, että hyvinvointialueet hyödyntävät vähimmäistietosisältöä järjestämisvastuullaan olevan sosiaali- ja terveydenhuollon tietojohtamisessa toiminnan, tuotannon ja talouden ohjauksen, johtamisen ja päätöksenteon tukena. Hyvinvointialueen seurantatiedon tulee olla yhdenmukaista Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) määrittelemien tietosisältöjen ja -rakenteiden kanssa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala on tehnyt tiedolla johtamisen palveluiden arkkitehtuurisuunnittelua, jonka avulla on tuotettu suunnitelma tunnistettujen lähdetietojen hyödyntämisen toimintaympäristöstä, infrastruktuurista ja palveluiden tuottamisesta. Tiedolla johtamisen palvelut yhdistävät tietoja eri lähteistä ja mahdollistavat tietojen hyödyntämisen moniin käyttötarpeisiin. Yksinä keskeisinä tunnistettuina lähdetietoina ovat asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotissa olevat tiedot, joihin kohdistuu erilaisia raportointitarpeita. Apotti-järjestelmässä olevien tietojen osalta on tunnistettu, että Oy Apotti Ab:n tarjoama raportointi ei riitä toimialatasoisiin tarpeisiin. Tavoitteena on mahdollistaa Apottitietojen saaminen toimialan käyttöön, jotta tiedoista voidaan koostaa ja rikastaa toimialaa koskevaa kokonaiskuvaa sekä yhdistää tietoja tietosisältöön, jota ei ole asiakas- ja potilastietojärjestelmässä.

Sosiaali- ja terveystoimiala on hankkinut tähän kokonaisuuteen liittyen Oy Apotti Ab:lta tiedolla johtamisen ratkaisun (tietohallintopäällikkö 39 § 18.10.2022). Toimiala on myös hankkinut tiedolla johtamisen ratkaisuun organisaatiosuodatuksen toteutuksen, joka mahdollistaa pääsyn Apotin tietovarastoissa olevaan tietoon Helsingin rekisterinpitoon kuuluvalta osin (tietohallintopäällikkö 30 § 20.6.2022). Asiakas- ja potilastietojärjestelmässä oleva tieto on yhteensovitettu vähimmäistietosisältöasetuksen vaatimuksiin, mitä varten on hankittu ratkaisu (tietohallintopäällikkö 31 § 20.6.2022). Tämän lisäksi sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala on hankkinut Oy Apotti Ab:ltä ratkaisun, jolla suunnitellaan vähimmäistietosisältöasetuksen mukainen raportointi huomioiden Apotin tietorakenne (tietohallintojohtaja 2 § 9.3.2023). Ratkaisuilla on mahdollistettu kansallisiin vähimmäistietosisältöä koskevan lainsäädännön vaatimuksiin vastaamista.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala hankkii Oy Apotti Ab:ltä tiedonsiirron kokonaisuuden toteutusta. Apotin asiakasorganisaatioiden tiedolla johtamisen tarpeisiin on rakennettu tiedonsiirtoratkaisu: asiakaskohtaiset raportointitietokannat. Asiakaskohtaisiin raportointitietokantoihin viedään sovittuja, organisaatiosuodatettuja asiakas- ja potilastietoja. Asiakasorganisaatiot pääsevät noutamaan asiakas- ja potilastietoja vain omalta palvelimeltaan ja tietokannastaan sekä viemään tiedot omiin tietoaltaisiinsa tiedolla johtamista varten.

Nyt hankittavalla ratkaisulla asiakaskohtaisiin raportointitietokantoihin viedään organisaatiosuodatettuna tietoja Apotin tietokannoista. Tietosisällöksi on rajattu kansallisen vähimmäistietosisällön tuottamiseksi tarvittavat tiedot. Apotti-järjestelmästä asiakaskohtaisiin raportointitietokantoihin siirrettävää tietoa kasvatetaan vaiheittain.

Ratkaisu otetaan käyttöön Helsingissä sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella (VAKE) toukokuussa 2023.

Hankinnan kokonaisarvo on tämän hankinnan jälkeen 499 658 euroa (alv 0 %).

Hankinnan kustannukset maksetaan ATK-käyttötalouden määrärahoista.

Oy Apotti Ab on kaupungin sidosyksikkö. Hankintalakia (1397/2016) ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään (hankintalaki 15 §).

Tietohallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 14.2.2023 § 28.