Hankinta, kävijälaskennan pilotti, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Kävijäseurannan ratkaisujen hankinta
Päätös
Vs. hallintojohtaja päätti hankkia kävijäseurannan ratkaisut kokonaistaloudellisesti edullisimmilta tarjoajilta seuraavasti:
Tilatyyppi 1: Yhden sisäänkäynnin sisätila, Pirkkolan jäähalli; Fidera Oy
Tilatyyppi 2: Useamman sisäänkäynnin sisätila, Kallion kirjasto; Mikro-Väylä Oy
Tilatyyppi 3: Monikäyttöinen sisätila, Kulttuurikeskus Stoa; Digitouch Group Oy
Tilatyyppi 4: Rajattu ulkotila (kiinteällä infralla), Tullikirjurin skeittiparkki; Mikro-Väylä Oy
Tilatyyppi 5: Monikäyttöinen ulkotila (kiinteällä infralla), Lauttasaaren liikuntapuisto; Digitouch Group Oy
Tilatyyppi 6: Rajaamaton vaihtuva ulkotila (pop-up/mobiilipaikka), Malkasaari, Osa-alueeseen ei valita toimittajaa.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Sopimus on voimassa kaksitoista (12) kuukautta.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on yhden (1) vuoden sopimuskaudella enintään 23 770 euroa.
Päätöksen perustelut
Hankinnan kohde
Helsingin kaupungin Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala on kehittämässä toimipisteiden kävijäseurantaa ja siihen liittyviä ratkaisuja. Tämän hankinnan tavoitteena on tunnistaa eri tilatyyppeihin soveltuvia kävijälaskureita sekä erilaisia ratkaisumalleja kävijälaskennan toteuttamiseksi.
Kävijätiedot ovat yksi toiminnan tärkeimmistä tunnusluvuista ja osana tiedolla johtamisen kokonaisuutta. Kävijätietoja käytetään muun muassa resurssien oikein kohdentamisessa, toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen sekä toiminnan vaikuttavuuden arvioinnissa.
Kävijäseurannan kehittämishankkeen tavoitteena on toteuttaa ratkaisu, jolla kerätään yhteismitallista ja oikeaa kävijätietoa kaikista kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan toimipisteistä ja toiminnasta mahdollisimman automaattisesti analysoinnin ja raportoinnin tarpeisiin.
Kävijälaskennan kehittämisen ensimmäisessä vaiheessa on tarkoitus pilotoida erilaisia kävijälaskureita ja niiden kyvykkyyksiä eri tilatyyppien kävijätiedon laskennassa, pyritään saamaan kokemuksia eri kävijätietojen keräys- ja toteutustavoista. Pilotoinnissa tutkitaan myös kävijälaskennasta saatavan tiedon siirtämistä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan hyödynnettäväksi.
Pilotointikohteiksi on valittu Kallion kirjasto, Pirkkolan jäähalli, Kulttuurikeskus Stoa, Lauttasaaren liikuntapuisto, Tullikirjurin skeittipuisto ja Malkasaari.
Pilotoinnin yhteydessä kartoitetaan myös mahdollisia ratkaisumalleja, joilla kävijätiedot saadaan hallitusti ja luotettavasti kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan analysoinnin, seurannan ja raportoinnin tarpeisiin.
Pilotointi ja ratkaisumallin tarkennukset on tarkoitus tehdä vuoden 2023 - 2024 aikana ja sen pohjalta edetään varsinaiseen kävijälaskureiden hankintaan ja uuden ratkaisumallin käyttöönottoon vuosien 2024 - 2025 aikana.
Hankintamenettely
Tarjouspyyntö HEL 2023-008849 julkaistiin Tarjouspalvelu Hilmassa (hankintailmoitukset.fi) ja tarjouspalvelu.fi -palvelussa 22.9.2023. Hankinta on laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2015 25 §:n mukainen Kansallisen kynnysarvon alittava tavarahankinta. Kilpailutus suoritettiin avoimena menettelynä.
Tarjoukset
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2.10.2023 kello 12.00. Määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset seuraavilta tarjoajilta: Citynomadi Oy, Digitouch Group Oy, Fidera Oy, Frivente Solutions Oy, Indoor Informatics Oy, JAS Partners Oy, Mikro-Väylä Oy, Visit Intelligence Oy ja Wapice Oy.
Tarjousten avaamisen jälkeen tarkastettiin tarjoajien soveltuvuus tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten perusteella. Tarjoajien Citynomadi Oy, Digitouch Group Oy ja Indoor Informatics Oy osalta tietoja ei ollut saatavilla VastuuGroupin Luotettava Kumppanirekisteristä tarjouspyynnön mukaisten soveltuvuusvaatimusten täyttymisestä. Lisätietopyyntö tarjouspyynnön mukaisten soveltuvuusvaatimusten täyttymisestä lähetettiin tarjoajille Citynomadi Oy, Digitouch Group Oy ja Indoor Informatics Oy. Saadun täsmennyksen perusteella todettiin, että Digitouch Group Oy ja Indoor Informatics Oy täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset. Citynomadi Oy ei toimittanut vastausta lisätietopyyntöön asetettuun määräaikaan mennessä. Citynomadi Oy ei siten täyttänyt tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia, jonka perusteella Citynomadi Oy suljettiin pois kilpailutuksesta. Tarjousvertailuun hyväksyttiin kahdeksan tarjoajan tarjoukset.
Tarjoajien soveltuvuustarkastuksen jälkeen tarkastettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Tarjoajien Digitouch Group Oy, Fidera Oy, Indoor Informatics Oy tarjouksista ei tullut selkeästi esille, miten tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset toteutuvat. Täsmennyspyyntö tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten toteutumisesta lähetettiin tarjoajille Digitouch Group Oy, Fidera Oy, Indoor Informatics Oy. Saadun täsmennyksen perusteella todettiin, että Digitouch Group Oy ja ja Fidera Oy tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjouspyynnössä pakollisena tietona pyydettiin Kävijälaskuriratkaisun käyttöönottoon liittyvä projektisuunnitelma. Indoor Informatics Oy tarjosi ratkaisuaan osa-alue Tilatyyppi 5: Monikäyttöinen ulkotila (kiinteällä infralla), Lauttasaaren liikuntapuisto. Indoor Informatics Oy tarjouksen liitteenä toimittamassa projektissuunnitelmassa ei ollut viitattu Lauttasaaren liikuntapuistoon millään tavalla. Indoor Informatics Oy ei toimittanut vastausta täsmennyspyyntöön asetettuun määräaikaan mennessä. Indoor Informatics Oy tarjous ei ollut tarjouspyynnön mukainen, jonka perusteella Indoor Informatics Oy tarjous hylätään tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi.
Frivente Solutions Oy jätti tarjouksen hankinnan osa-alueeseen ”Tilatyyppi 2: Useamman sisäänkäynnin sisätila, Kallion kirjasto” tarjoushintaan 0 euroa. Frivente Solutions Oy:lle lähetettiin täsmennyspyyntö poikkeuksellisen alhaisesta tarjoushinnasta. Täsmennyspyyntöön antamassaan vastauksessa Frivente Solutions Oy vahvisti tarkoittaneensa tarjota osa-aluetta hintaan 0 euroa ja perusteli hinnoittelua. Poikkeuksellisen alhaista tarjoushintaa koskevan hankintalain säännöksen esitöissä todetaan, että hankintayksiköllä on harkintavalta poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen hylkäämisessä, jos se arvioi, että tarjouksen hyväksyminen tarkoittaisi riskiä toimituksen laiminlyömisestä taikka puutteellisuudesta (HE 2016/108 s. 205–206). Frivente Solutions Oy täsmennyspyyntöön antamasta selvityksestä huolimatta hankintayksikölle jäi epäilys siitä, että tarjouksen hyväksyminen tarkoittaisi tosiasiallista riskiä toimituksen laiminlyömisestä tai puutteellisuudesta. Näin ollen hankintalain esitöihin ja markkinaoikeuden oikeuskäytäntöön (MAO 225/20 ja MAO:H183/2021) perustuen päätettiin sulkea Frivente Solutions Oy:n tarjous tarjouskilpailun ulkopuolelle hankinnan osa-alueesta 2, jotta hankintayksikkö voi suojella omaa sopimusoikeudellista ja taloudellista asemaansa. Frivente Solutions Oy:lle toimitetaan asiasta erillinen selvitys hankintapäätöksen liitteenä.
Visit Intelligence Oy jätti tarjouksen hankinnan osa-alueisiin 1–5 kuhunkin osa-alueeseen hintaan -1 euroa. Visit Intelligence Oy:lle lähettiin täsmennyspyyntö poikkeuksellisen alhaisista tarjoushinnoista. Täsmennyspyyntöön antamassaan vastauksessa Visit Intelligence Oy vahvisti tarkoittaneensa tarjota osa-alueita hintaan -1 euroa ja perusteli hinnoittelua. Edellisessä kappaleessa kuvatuin perustein hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjous sillä perusteella, että se arvioi tarjouksen hyväksymisen tarkoittavan riskiä toimituksen laiminlyömisestä tai puutteellisuudesta. Visit Intelligence Oy:n tarjous päätettiin sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle hankinnan osa-alueissa 1–5, jotta hankintayksikkö voi suojella omaa sopimusoikeudellista ja taloudellista asemaansa. Visit Intelligence Oy:lle toimitetaan asiasta erillinen selvitys hankintapäätöksen liitteenä.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnön mukaan tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras hankinnan kohteeseen liittyvien vertailuperusteiden mukaan (hankintalain 106 §).
Tarjousvertailun perusteella alla listatut tarjoajat olivat kokonaistaloudellisesti edullisimmat ja tulevat siten valituksi palvelun toimittajaksi tarjouspyynnön menettelysääntöjen mukaisesti. Tarjousvertailu suoritettiin tarjoajien tarjoushinnan perusteella. Tarjoajien vertailuhinnat olivat:
Tilatyyppi 1: Yhden sisäänkäynnin sisätila, Pirkkolan jäähalli; Fidera Oy, 2 570 euroa
Tilatyyppi 2: Useamman sisäänkäynnin sisätila, Kallion kirjasto; Mikro-Väylä Oy, 1 400 euroa
Tilatyyppi 3: Monikäyttöinen sisätila, Kulttuurikeskus Stoa; Digitouch Group Oy, 8 500 euroa
Tilatyyppi 4: Rajattu ulkotila (kiinteällä infralla), Tullikirjurin skeittiparkki; Mikro-Väylä Oy, 1 800 euroa
Tilatyyppi 5: Monikäyttöinen ulkotila (kiinteällä infralla), Lauttasaaren liikuntapuisto; Digitouch Group Oy, 9 500 euroa
Tilatyyppi 6: Rajaamaton vaihtuva ulkotila (pop-up/mobiilipaikka), Malkasaari, Osa-alueeseen ei valita toimittajaa. Tarjoaja voi tulla valituksi toimittajaksi maksimissaan kahteen osa-alueeseen.
Toimivalta
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 12.4.2023, 50 § siirtää hankintojen toimivaltaansa viranhaltijoille Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2. momentin 3. kohdan perusteella siten, että hallintojohtaja voi päättää hankinnoista 150 000 euroon saakka.
This decision was published on 16.11.2023
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on:
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Ask for more info
Jari Niskanen, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 34163
Leevi Kuokkanen, ICT-palvelupäällikkö, puhelin: 09 310 34376