Hankinta, Effica YPH-sovelluksen arkistoinnin asiantuntijapalvelut, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala
Effica YPH -sovelluksen arkistoinnin asiantuntijapalvelut
Päätös
Tietohallintojohtaja päätti hankintalain 40 § perusteella hankkia ja tilata Tietoevry Finland Oy:ltä suorahankintana Effica yksilö- ja perhehuolto (YPH) sovelluksen arkistoitavien tietojen poimintoihin liittyviä asiantuntijapalveluja.
Hankinnan arvonlisäveroton kokonaishinta on enintään 37 352 euroa.
Tietohallintojohtaja päätti edelleen, että kustannukset maksetaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan vuoden 2023 keskitetyistä ATK käyttötalouden määrärahoista.
Päätöksen perustelut
Hankintalain (1397/2016) 40 §:n 2 momentin kohdan 2 mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan eikä järkevää korvaavaa ratkaisua ole.
Suorahankinnan perusteena on, että Tietoevry Finland Oy on Effica Yksilö- ja perhehuolto sovelluksen toimittaja. Suorahankinta perustuu Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimen asiakaspalvelujärjestelmän toimitussopimukseen nro SOSV062000-1 (23.8.2000) ja sen liitteeseen teknisestä tukipalvelunsopimuksesta ja tukipalvelun hankinnasta (liite 9.2). Tukipalvelujen päivitetty liite tullut voimaan 1.7.2016 alkaen.
Effica YPH sovellusta on katselukäytössä perhe- ja sosiaalipalveluissa lastensuojelussa sekä lapsiperheiden palveluissa.
Effica YPH sovelluksen asiakasasiakirjojen arkistointipoiminnat alkoivat, kun tietoja konvertoitiin Apotti asiakas- ja potilasjärjestelmään loppuvuoden 2021 aikana. Asiakasasiakirjojen ja muiden arkistoitavien tietojen poimintoja on jatkettu vuoden 2023 aikana. Poimitut asiakirjat ja muut arkistoitavat tiedot siirretään Helsinki Digi-arkistoon, jossa asiakasasiakirjat ovat edelleen katselukäytössä. Arkistossa käyttäjäkohtaisesti rajataan katseluoikeuksia salassa pidettäviin asiakastietoihin. Asiakasasiakirjat siirretään kansalliseen sosiaalihuollon rekisteriin lähivuosien aikana. Poiminta-aineistojen siirrot toteutetaan salattuina tiedostoina Helsingin tietoturvallisen välityspalvelimen kautta Helsingin Digi-arkiston toimittajalle ja edelleen edellä mainittuun arkistoon.
Apotti asiakas- ja potilasjärjestelmän käyttöönoton jälkeen Effica YPH sovellus on ollut katselukäytössä. Katselukäytön kustannukset ovat vuosittain noin 550 000 euroa. Sovelluksen tietojen arkistointi ja edellä mainitun arkistoinnin kautta tapahtuvan katselukäyttö mahdollistavat Effica YPH sovelluksen käytöstä luopumisen ja teknisen alasajon.
Tietoevry Finland Oy:n tarjous 29.6.2023 nro 2172187 sisältää poimintapalvelimen sovelluksen päivittämisen ja päivitetyn sovelluksen avulla arkistointipoimintojen toteuttamisen. Uudessa sovellusversiossa on ratkaisuja, joilla viimeiset asiakasasiakirjat saadaan poimittua ja lisäksi poimittua palveluihin liittyvien resurssien asiakirjoja. Sovellustoimittaja laskuttaa vain sovitut, toteutuneet työtunnit.
Tietohallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu
sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 15.2.2023 § 28.
This decision was published on 19.07.2023
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta tekemällä hankintaoikaisuvaatimuksen tai kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun
asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaa-timus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvit- tavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaa- timuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoi- tettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
OHJEET KUNTALAIN MUKAISEN OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen.
Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.
Oikaisuvaatimusoikeus
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä
- se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen)
- kunnan jäsen.
Oikaisuvaatimusaika
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksi-
saannista.
Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloa- jan päättymistä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaati- musajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto, tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyt- tää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava
- päätös, johon oikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä halutaan oikaistavaksi
- oikaisuvaatimuksen tekijä
- millä perusteella oikaisuvaatimuksen tekijä on oikeutettu tekemään vaatimuksen
- oikaisuvaatimuksen tekijän yhteystiedot.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Ask for more info
Markopekka Vauramo, vastaava ict-asiantuntija, puhelin: 09 310 43060