Matkapalvelun kuljetusten uuden välitysjärjestelmän henkilötietojen käsittely pilvipalvelussa, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti hyväksyä matkapalvelujen kuljetusten välittämiseen liittyvän ATOS-järjestelmän käyttöönottoprojektissa etenemisen, vaikka kaupunkiyhteinen Googlen Cloud-palvelun hallintamalli ei ole vielä valmistunut.

Samalla toimialajohtaja päätti, että mikäli Google Cloud-pilvipalveluiden hallintamallin kaupunkiyhteinen toteutus viivästyy, laatii sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala itse väliaikaisen hallintamallin käytettäväksi siihen saakka, kun kaupunkitasoinen hallintamalli saadaan käyttöön.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla ollaan ottamassa käyttöön ATOS-järjestelmää matkapalvelujen kuljetusten välittämiseen. Järjestelmässä käsitellään asiakkaiden henkilötietoja. ATOS-järjestelmä käyttää Google Cloud-pilvipalvelua, jolle ei ole vielä olemassa hallintamallia. Euroopan tietosuojaneuvoston (EDPB) tammikuussa 2023 julkistaman raportin mukaan pilvipalveluiden käyttöä varten tulee tehdä hallintamalli, jonka tarkoituksena on täyttää rekisterinpitäjän velvollisuus osoittaa, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti.

Helsingin kaupungin kaupunkiyhteinen pilvipalveluiden hallintamalli Google Cloudin osalta ei ole vielä valmistunut, mutta sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla on tarve ottaa välitysjärjestelmä käyttöön, jotta voidaan turvata järjestämisvastuulla olevan palvelun häiriötön tuottaminen. Tästä syystä toimialajohtaja rekisterinpitäjänä päätti hyväksyä ATOS-järjestelmän käyttöönottoprojektissa etenemisen. Mikäli kaupunkitasoisen hallintamallin toteutus viivästyy, laaditaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla oma väliaikainen hallintamalli.

Kansliapäällikön päätöksen 12.10.2022 § 195 perusteella toimialajohtaja on päätöksellään 22.11.2022 171 § päättänyt, millä periaatteilla ja käytännöillä henkilötietoja saa käsitellä ja siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Päätöksen mukaan hankinnan tai ratkaisun käyttöönotosta ja siihen liittyvistä tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisista suojatoimista ja kansliapäällikön päätöksen 12.10.2022 § 195 tarkoittamista lisäsuojatoimenpiteistä päättää toimialajohtaja.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan toimivalta rekisterinpitäjänä perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan delegointipäätökseen 17.1.2023 § 12.