Täsmäystoleranssin käyttäminen Taloushallintopalvelu -liikelaitoksen ostolaskujen hyväksynnässä

Toimitusjohtaja päätti, että taloushallintopalveluliikelaitoksen laskujen käsittelyssä käytetään 50 euron täsmäystoleranssia, käsittelemään laskujen toimituskulut ilman laskun erillistä tarkastusta ja hyväksyntää sekä soveltamaan toistuvaislaskujen täsmäyksessä erikseen sovittavia toleranssisääntöjä.

Rahoitusjohtaja on 29.11.2023, 84 § antanut ohjeen kaupungin hankintamenojen käsittelyyn. Ohjeen 6 kohdan mukaan: Automaattisessa kohdistuksessa voidaan käyttää summatoleranssia, joka sallii laskun kohdistamisen niissä tapauksissa, jolloin vastaanotetun tilauksen ja ostolaskun summat eivät täsmää.

Taloushallintopalvelun oletusarvoisesti käyttämä toleranssi on 1 euro pyöristyserojen vuoksi. Toimiala, liikelaitos tai virasto voi päätöksellään nostaa tilauksellisen laskun automaattisen summatoleranssin enintään 50 euroon sovittuaan muutoksesta Taloushallintopalveluliikelaitoksen kanssa.

Sopimukseen perustuvien laskujen käsittelyssä voidaan maksusuunnitelmalle 50 euron summatoleranssista poiketen määritellä laskun päiväykselle ja summalle toleranssit eli sallitut poikkeamat, joiden sisällä lasku voidaan käsitellä automaattisesti ilman erillistä asiatarkastusta ja hyväksymistä.

Toleranssin käytöstä on aina sovittava Taloushallintopalveluliikelaitoksen kanssa. Toimiala, liikelaitos tai virasto hyväksyy toleranssin maksusuunnitelman hyväksynnällä. Toleranssi voi olla euromääräinen poikkeama oletussummasta tai suurin sallittu laskun summa.

Toleranssin tulee olla sellainen, ettei se aiheuta taloudellista riskiä kaupungille. Mikäli toleransseja käytetään, on näin käsitellyille laskuille varmistettava jälkikäteisvalvonta, jolla varmistetaan menojen asianmukaisuus ja oikeellisuus.