Hankinta, huoneistojen raivaussiivouspalvelut, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti valita käydyn tarjouskilpailun perusteella raivaussiivouspalvelun puitejärjestelyn palveluntuottajaksi ensisijaisuusjärjestyksessä seuraavat palveluntuottajat:

1. Kiinteistösiivous Metsänen Oy
2. TAF-Clean Oy
3. Siskon Poika Oy
4. Finn-Diiling Oy

Lisäksi toimialajohtaja päätti, että Detair Oy, FEC Oy, Kavos Oy ja TUUS Siivous Tmi suljetaan pois tarjouskilpailusta ja että Services Netto Oy:n tarjous hylätään poikkeuksellisen alhaisena.

Valinnat on tehty ja palveluntuottajien ensisijaisuusjärjestys on määräytynyt tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Tarjousvertailu on tämän päätöksen liitteenä (liite 1).

Suunniteltu sopimuskausi on 01.05.2024–30.4.2026. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Perussopimuskauden jälkeen on mahdollista tilaajan niin päättäessä jatkaa sopimusta enintään kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sopimuskaudella mahdollinen optiokausi huomioiden on 1 100 000 euroa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen sillä ehdolla, että palveluntuottajat toimittavat asetettujen vaatimusten mukaisesti rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hyväksyä raivaussiivouksen hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään § 231, 8.11.2022. Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa toimialajohtajan tekemään hankinnasta päätöksen, päättämään optiokauden käyttöönotosta, allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on raivaussiivouspalvelu. Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala hankkii sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen, terveys- ja päihdepalvelujen sekä perhe- ja sosiaalipalvelujen erityistä tukea ja sosiaaliohjausta tarvitsevien asiakkaiden huoneistojen raivaussiivouspalveluita. Raivaussiivousta tarvitaan asiakkaan kotiin tilanteissa, joissa hygieniataso on vaaraksi asukkaalle tai ympäristölle. Huoneistoissa voi olla rikkoutuneita tai pilaantuneita irtokalusteita ja eritteitä sekä paljon jätteisiin meneviä roskia. Huoneistojen koot vaihtelevat pääsääntöisesti yksiöistä kaksioihin. Vuonna 2023 tyhjennettäviä tai siivottavia kohteita oli yhteensä noin 400 huoneistoa.

Hankintamenettely

Raivaussiivouspalvelu on lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki, luvun 12 tarkoittamaa sosiaali- ja terveyspalvelua. Hankinnan ennakoitu arvo ylittää hankintalain tarkoittaman, sosiaali- ja terveyspalveluja koskevan kansallisen kynnysarvon. Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa 1.12.2023 julkaistulla hankintailmoituksella.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettiin vähimmäisvaatimukset tarjoajien soveltuvuudelle sekä määriteltiin hankittava palvelu sekä hankittavan palvelun ja palvelun laadun vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee
toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjouskilpailussa ei sallittu osatarjouksia eikä rinnakkaisia tarjouksia. Kukin tarjoaja sai jättää tarjouskilpailussa yhden tarjouksen.

Tarjoajien oli mahdollista esittää tarjousaikana hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 12.12.2023 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä 1 kysymyksen, johon vastattiin 14.12.2023.

Tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 5.1.2024 klo 12:00 mennessä saapui yhteensä 11 tarjousta. Tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:

- Detair Oy
- FEC Oy
- Finn-Diiling Oy
- Kavos Oy
- Kiinteistösiivous Metsänen Oy
- Med Group Oy
- Services Netto Oy
- Siskon Poika Oy
- Sivina Kotipalvelut Oy
- TAF-Clean Oy
- Tmi Tuus-Siivous

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 5.1.2024 klo 12:07 sähköisestä järjestelmästä.
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset oli määritelty tarjouspyynnössä.

Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti tarjoajalla tuli olla palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta raivaussiivouspalvelun tuottamisesta. Riittävänä kokemuksena pidettiin vähintään kahden (2) vuoden ajan raivaussiivouspalvelun tuottamisesta viimeisen viiden (5) vuoden aikana. Raivaussiivous, sisältäen myös kalmasiivousta, vaatii erityistä osaamista ja tarkkuutta henkilöstön suojauksessa ja toiminnassa, koska raivaussiivouskohteissa voi olla terveydelle ja ympäristölle vaarallisia eritteitä, aineita sekä pistäviä ja teräviä esineitä.

Lisäksi tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti palvelusta vastaavalla henkilöllä tuli olla puhtauspalvelualan ammattitutkinto tai vähintään yhden vuoden kokemus vastaavien töiden johtamisesta sekä työtä suorittavalla henkilöstöllä tuli olla vähintään yhden vuoden kokemus kyseisen palvelun tuottamisesta.

Detair Oy:n tarjouksessa referenssilomakkeesta puuttuivat sopimusten voimassaolon päivämäärät, joista vaaditun kokemuksen olisi voinut laskea.

FEC Oy:n tarjouksesta puuttuivat kokonaan referenssilomake sekä henkilöstölomake, jonka vuoksi hankintayksikkö ei voinut tarkastaa FEC Oy:n referenssejä eikä henkilöstön työkokemusta tai koulutusta. Referenssilomakkeen ja henkilöstölomakkeen tilalle oli tarjoukseen liitetty molempiin kohtiin yrityksen kaupparekisteriote.

Kavos Oy:n tarjoukseen oli liitetty tyhjä referenssilomake.

Tmi Tuus Siivouksen tarjoukseen oli liitetty tyhjä referenssilomake sekä henkilöstölomake.

Edellä mainituin perustein soveltuvuusvaatimusten täyttymistä ei näiden tarjoajien kohdalla voitu todeta puuttuvien tietojen vuoksi. Näin ollen Detair Oy, FEC Oy, Kavos Oy ja Tmi Tuus Siivous suljettiin pois tarjouskilpailusta.

Tilaajavastuulakiin liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet tarkastetaan tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain niiltä tarjoajailta, jotka tulivat vertailun perusteella valituiksi palveluntuottajiksi.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

Hankintayksikkö on tarkistanut soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoukselle sekä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset.
Kaikkien soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Hankintayksikkö oli tarjouspyynnössä varannut oikeuden hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa.

Hankintayksikkö havaitsi tarjouksia tarkistaessaan, että Finn-Diiling Oy:n, Kiinteistösiivous Metsänen Oy:n, Siskon Poika Oy:n, Services Netto Oy:n, Sivina Kotipalvelut Oy:n sekä TAF-Clean Oy:n tarjoamat hinnat jätteen kuljetuksen osalta vaikuttivat poikkeuksellisen alhaisilta. Kyseisiltä tarjoajilta pyydettiin lisäselvityksiä. Hankintayksikkö pyysi tarjoajia esittämään hankintayksikölle lisäselvityksenä kirjallisen selvityksen tai kustannuslaskelman, kun tarjottu kertahinta irtaimiston viennistä jäteasemalle oli pakettiautolla tai peräkärryllä 65 euroa tai alhaisempi. Lavalla tapahtuvan jätteenkuljetuksen kertahinnasta pyydettiin lisäselvityksiä, jos tarjottu kertahinta oli 175 euroa tai alhaisempi. Lisäselvityksessä tuli selvitä tarjouksessa ilmoitetusta hinnasta seikat, jotka selittivät tarjotun hinnan tasoa. Lisäselvitys tuli lähettää hankintayksikölle viimeistään 12.2.2024 klo 16:00 mennessä. Kaikki tarjoajat vastasivat lisäselvityspyyntöön annetussa määräajassa.

Finn-Diiling Oy:lta, Kiinteistösiivous Metsänen Oy:lta, Siskon Poika Oy:lta, Sivina Kotipalvelut Oy:lta sekä TAF-Clean Oy:lta saatujen lisäselvitysten osalta hankintayksikkö katsoi esitetyistä selvityksistä ilmenevän yksilöllisten sopimusjärjestelyjen, kustannuksia säästävien toimintamallien ja liiketoiminnallisten ratkaisujen sekä tarjouksen kokonaishinnoittelun perusteella ilmenevän luotettavasti, että tarjoajat kykenevät tuottamaan palvelun tarjotulla hinnalla tarjouspyynnön ja sosiaali- ja työlainsäädännön vaatimukset huomioiden. Finn-Diiling Oy:n, Kiinteistösiivous Metsänen Oy:n, Siskon Poika Oy:n, Sivina Kotipalvelut Oy:n sekä TAF-Clean Oy:n tarjoukset hyväksyttiin mukaan tarjousvertailuun.

Services Netto Oy ilmoitti lisäselvityksessään, että irtaimiston vientiä lavalla jäteasemalle koskevan tarjoushinnan ilmoittamisessa oli tapahtunut näppäilyvirhe. Tarjotun hinnan olisi tullut olla 10 euron sijaan 100 euroa.

Hankintalain nojalla tarjoaja vastaa tarjouksensa sisällöstä, ja tarjousten olennainen muuttaminen tarjouksen jättämisen jälkeen ei ole sallittua. Hankintayksikkö ei voi pyytää täsmennyksiä, korjauksia ja täydennyksiä siten, että menettelyllä olisi olennainen vaikutus tarjoajan asemaan. Hankintayksikkö ei voinut hyväksyä Services Netto Oy:n ehdottamaa täsmennystä lavakuljetuksen tarjoushintaan, koska kyseessä oli tarjousvertailussa käytettävä merkityksellinen hintatieto, eikä tarjoajan ilmoittama hinnan suuruusluokkaa koskeva virhe myöskään ollut pääteltävissä muusta tarjouksesta. Tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun varmistamiseksi hankintayksikkö arvioi tarjoukset sellaisina, kun ne on toimitettu tarjousajan päättymiseen mennessä. Services Netto Oy:n tarjouksen kohdalla huomioitiin lavakuljetuksen hintana 10 euroa.

Services Netto Oy ilmoitti lisäksi, että pakettiautolla tapahtuvien kuljetusten osalta se veloittaa hankintayksiköltä vain polttoainekulut. Services Netto Oy:n selvityksessä ei ollut ilmoitettu työvoimakustannuksia pakettiautolla tapahtuvissa kuljetuksissa.

Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa.

Jätteenkuljetus on olennainen osa hankinnan kohteena olevaa palvelua sekä tarjouksen kokonaishinnoittelua. Hankintayksikkö katsoi, ettei Services Netto Oy:n toimittama selvitys selittänyt riittävästi pakettiautolla tai lavalla tapahtuvien kuljetusten alhaista hintatasoa. Poikkeama tuotantokustannuksista oli siten olennainen, että sillä on vaikutusta tarjoajan kykyyn täyttää sopimusvelvoitteensa sopimuskaudella. Saadun selvityksen, hankintayksikön kokemuksen ja Services Netto Oy:n tarjouksen kokonaisarvion perusteella tarjouksen hyväksyminen annetulla hinnalla merkitsisi riskiä toimituksen puutteellisuudesta. Edellä mainituin perustein hankintayksikkö katsoi, että sillä on perusteltu syy hylätä tarjous, joten Services Netto Oy:n tarjous hylättiin poikkeuksellisen alhaisena.

Muut tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjoajat, joiden tarjoukset hyväksyttiin tarjousvertailuun, olivat Finn-Diiling Oy, Kiinteistösiivous Metsänen Oy, Med Group Oy, Siskon Poika Oy, Sivina Kotipalvelut Oy ja TAF-Clean Oy.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus (kokonaisvertailupisteet), jossa hinnan painoarvo oli 100 prosenttia. Hinnan kokonaisvertailupisteitä käytetään vertailuperusteena, koska oleelliset laatuun vaikuttavat seikat on huomioitu kattavasti hankinnan kohteen määrittelyssä ja ehdottomilla laatuvaatimuksilla pystytään turvaamaan palvelun laatu.

Tarjousten vertailussa tarjouksen kohdekohtaiset pisteet jakautuvat seuraavasti: Hinta, max. 100 pistettä. Hintojen vertailussa huomioitiin kullekin tarjouspyynnön kohteelle annettu yksikköhinta. Kullekin kohteelle oli tarjouspyynnössä määritelty painoarvo, jonka perusteella kohteen hinnan maksimipisteet määräytyivät. (Asunnon raivaussiivouksen tuntihinta 70 % painoarvolla, asunnon perussiivouksen tuntihinta 10 % painoarvolla, irtaimiston vienti kaatopaikalle peräkärryllä tai pakettiautolla kertahinta 10 % painoarvolla ja irtaimiston vienti kaatopaikalle lavalla kertahinta 10 % painoarvolla). Esimerkiksi, kun kohteen painoarvo hinnan maksimipisteistä oli 10 %, kohde voi saada korkeintaan 0,1*100 = 10 pistettä hintavertailussa. Kunkin kohteen kohdalla halvin tarjottu hinta saa kyseisen kohteen hinnan maksimipisteet, muut suhteutetaan tähän kaavalla: pienin annettu arvo / tarjottu arvo * kohteen hinnan maksimipisteet. Kun kunkin kohteen hinnat oli vertailtu ja pisteytetty, tarjoajan tarjouksen kaikkien kohteiden saamat hintapisteet laskettiin yhteen. Tarjouksen saamat kokonaisvertailupisteet muodostuivat siten yhteenlasketuista kohdekohtaisista hintapisteistä.

Tarjouspyynnön mukaisesti hankinnan kohteeseen valittiin ensisijaisuusjärjestyksessä neljä (4) ensimmäistä tarjoajaa.

Sopimus

Valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään kahden (2) vuoden pituiset sopimukset. Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi 1.5.2024 ja se päättyy 30.4.2026.

Hankintaan sisältyy mahdollisuus enintään kahden (2) vuoden pituiseen optiokauteen perussopimuskauden päättymisen jälkeen.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä. Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen), päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä koskeva päätösvalta on toimialajohtajalla. Lisäksi on tarkoituksenmukaista, että toimialajohtaja voi päättää myös option käyttöönotosta.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta, kun hankinnasta on tehty sopimukset valittujen palveluntuottajien kanssa. Sopimukset voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.