Hankinta, hankintakanava painetuille ja digitaalisille oppimateriaaleille, oppimispeleille ja -sovelluksille, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankinnan kohteena on Hankintakanava painetuille ja digitaalisille oppimateriaaleille, oppimispeleille ja -sovelluksille ja näihin liittyville tarvikkeille. Hankintakanavan kautta varhaiskasvatusyksiköt, koulut ja oppilaitokset tilaavat oppimateriaaleja käyttöönsä oman budjettinsa puitteissa.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan aikaisemmin kilpailuttama oppimateriaalin välityspalvelun hankintasopimus päättyi 31.12.2023.

Tarjouskilpailu

Kuntien Tiera Oy ja Helsingin kaupunki kilpailuttivat ko. hankinnan yhdessä. Helsingin kaupunki ei ole Kuntien Tiera Oy:n osakas, joten hankinta kilpailutettiin ns. hankintarenkaana. Hankintarenkaassa tarjouspyyntö laaditaan yhdessä kummankin hankintayksikön nimissä ja tarjouspyynnössä ilmoitetaan, että kumpikin hankintayksikkö laatii käydyn kilpailutuksen perusteella omat erilliset hankintapäätöksensä ja sopimuksensa.

Hankinnassa noudatettiin Lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Kilpailutus käynnistettiin julkaisemalla hankintailmoitus HILMA-ilmoituskanavassa ja Tarjouspalvelu -portaalissa 5.12.2023. Kilpailutuksessa oli kyse EU-kynnysarvon ylittävästä tavara- ja palveluhankinnasta, joka kilpailutettiin hankintalain 32 §:n mukaisella avoimella menettelyllä. Hankinnan kohteen jakaminen osiin ei ole toiminnallistaloudellisesti tarkoituksenmukaista.

Hankinnan arvoksi ilman arvonlisäveroa ilmoitettiin hankintailmoituksessa 282 miljoonaan euroa. Tästä summasta Helsingin kaupungin osuus on 41 miljoonaan euroa laskettuna neljän vuoden sopimusajan. Perussopimuskauden pituus on 24 kuukautta ja sopimusta voidaan jatkaa kahdella yhden vuoden mittaisella optiokaudella.

Tarjousten jättämisen määräajaksi ilmoitettiin 21.12.2023 klo 9.00. Tarjoukset tuli jättää Tarjouspalvelu-portaalin kautta.

Tarjouskilpailun aikana tarjoajat saivat esittää tarjouspyyntöä koskevia kysymyksiä. Hankintayksikkö sai yhteensä 12 kysymystä määräaikaan mennessä. Hankintayksikkö antoi vastaukset kysymyksiin sekä korjasi tarjouspyyntöaineistoa saapuneiden kysymysten perusteella 12.12.2023.

Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:
- 20.12.2023 16:49:28 Kirjavälitys Oy (0110031-0)
- 21.12.2023 8:51:49 Suomen kirjastopalvelu Oy (0110020-6)

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin hankintailmoituksessa. Kaikki saapuneet tarjoukset täyttivät hankintailmoituksessa asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjousten kanssa edettiin tarjousten vertailuun.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tarjoajien edellytettiin täyttävän pyydetyt liitteet ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi. Hankintayksiköt pyysivät täsmennystä Kirjavälitys Oy:ltä tarjouspyynnön liitteen 6 osalta. Tarjoaja toimitti pyydetyn täsmennyksen. Täsmennyksen jälkeen kumpikin tarjous oli tarjouspyynnön mukainen ja tarjousten kanssa edettiin tarjousvertailuun.

Tarjousten vertailu

Kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena oli edullisin vertailuhinta. Hinnan painoarvo oli 100 %. Laadulliset vähimmäisvaatimukset tuottavat sopimuksen käyttäjille riittävän laatutason, joka on peruste halvimman hinnan käyttämiselle ainoana perusteena kokonaistaloudellista edullisuutta arvioitaessa.

Tarjousten vertailu suoritettiin saapuneiden tarjousten osalta. Kirjavälitys Oy:n tarjouksen vertailuhinta oli 2542,28 €. Suomen kirjastopalvelu Oy:n tarjouksen vertailuhinta oli 2574,94 €. Vertailuhinnaltaan edullisemman tarjouksen jätti Kirjavälitys Oy. Tarkempi hintavertailu on tämän päätöksen liitteessä 1.

Sopimuksen teko

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Uuden sopimuksen voimaan saaminen on olennaista tapahtua viiveettä. Näin perusopetus pääsee hyödyntämään painetun oppimateriaalin tilaamisessa perustilauskauden korkeampaa alennusprosenttia. Perustilauskausi on määritetty helmi-maaliskuulle. Jotta perustilauskauden korkeampaa alennusprosenttia päästään hyödyntämään, on hankintapäätös päätettävä kasvatus- ja koulutuslautakunnan tammikuun kokouksessa 16.1.2024.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta).

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euroa ylittävistä hankinnoista (HEL 2023-005321, 23.5.2023 § 101).

This decision was published on 23.01.2024

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.