Hankinta, DPS, sisäinen kilpailutus, Harrastamisen Suomen malli, liikunnallinen harrastustoiminta, lukuvuosi 2024–25, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Toimialajohtaja päätti valita Harrastamisen Suomen mallin liikunnallisen harrastustoiminnan puitesopimustoimittajiksi ajalle 1.8.2024–31.5.2025 seuraavat toimijat:

3feR Oy, Alppila Basket Ry, Asad Friigym Oy, Break the Fight Oy, EräViikingit ry, Freetax Company Oy, Funky Team ry, Helsingin M-Team Ry, Helsingin Ponnistus ry, Helsingin Uimarit r.y., Herakles ry, Htu Stadi Ry, IF Gnistan rf, Jälkipoltto Oy, Kielikoulu Masto Oy, Kiipeilyvisio Oy, Kulkijat ry, Linnanmäen sirkuskoulun kannatusyhdistys ry, Leos HopLop Oy, Mejlans bollförening rf, Norr om Stan rf, Padel Viikki Oy, Parkour Akatemia Oy, PopUp ry, PuMa-Volley ry, School of Gaming Galactic Oy, Sipoon Syke Oy Ab, Stadin Nuorisoseurat ry, Stadin Pallo ry, Suomen Capoeiraliitto ry, Suomen Unifightliitto ry, Taekwondourheilijat 2011 ry, Tapanilan Erä Karate Ry, Tapanilan Erä ry, Tapanilan Urheilutalosäätiö sr, WB-Pantterit ry, Viikin Urheiluseura ry, Viikingit Jääkiekko ry, Yhteisö tanssii ry, Yksityinen elinkeinonharjoittaja QJ:DIASPORASSA

Osa-alueiden kohdalta, joissa valituiksi tulevilta tarjoajilta ei saada riittävästi harrastustoimintaa, toimialajohtaja oikeuttaa Nuorisopalveluiden Läntisen alueen aluepäällikön valitsemaan sopivimmat tarjoajat näihin osa-alueen kohteisiin suoraa hankintaa käyttäen.

Toimialajohtaja päätti hylätä SATS Finland Oy tarjoukset kaikilta osa–alueilta, Alppila Basket ry:n tarjoukset osa-alueilta parkour, kamppailu- ja voimailulajit ja muu laji, Fysioline Fressi Oy osa-alueelta kamppailu- ja voimailulajit, Sipoon Syke Oy Ab:n osa-alueelta muu laji hinnaltaan liian korkeana tarjouksena tarjouspyynnön ehtojen vastaisena.

Samalla toimialajohtaja päätti oikeuttaa Nuorisopalveluiden Läntisen alueen aluepäällikön allekirjoittamaan hankintasopimukset ja lisäksi oikeuttaa Nuorisopalveluiden Läntisen alueen projektipäällikön tilaamaan liikunnallista harrastustoimintaa enintään 400 000 eurolla ilman arvonlisäveroa.

Hankintasopimukset sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin allekirjoitettavalla sopimuksella. Sopimuskausi alkaa 1.8.2024.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala toteuttaa ajalla 1.8.2024–31.5.2025 koko toimialan kattavan Harrastamisen Suomen malli Helsingissä toimintamallin, jonka kokonaisbudjetti on 1 400 000 euroa. Hankkeen koordinoinnista, hallinnosta ja taloudesta vastaa nuorisopalvelukokonaisuus (Haj 29.1.2024, 3§, tiliöinnin tunniste HEL-2024-001424).

Helsingin kaupunki on 6.9.2021 perustanut harrastustoimintapalvelujen hankintaa varten dynaamisen hankintajärjestelmän Tarjouspalvelu-hankintapalvelussa. Hankintajärjestelmä on jaettu kolmeen (3) luokkaan: 1) liikunnallinen harrastustoiminta ja 2) kulttuurinen ja 3) digitaalinen ja muu harrastustoiminta. Hankintajärjestelmän perustamisvaiheen dynaaminen hankintajärjestelmä on voimassa 30.6.2024 asti.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, ”hankintalaki”) 49.2 §:n mukaan hankintajärjestelmän sisäisissä kilpailutuksissa tulee noudattaa rajoitettua menettelyä. Hankintayksikkö on 21.3.2024 julkaissut puitesopimusjärjestelyä koskevan tarjouspyynnön liikunnallisen harrastustoiminnan järjestämisestä. Sisäiseen kilpailutukseen ovat voineet jättää tarjouksensa kaikki liikunnalliseen harrastuskoriin hyväksytyt tarjoajat. Tarjousten jättämisen määräaika on ollut 8.4.2024 klo 12:00.

Hankinnan kohteena on liikunnallisen harrastustoiminnan järjestäminen kohderyhmälle 3–9 luokka kaikissa Helsingissä olevissa kouluissa. Tarjouspyyntö on jaettu 4 osa–alueeseen: pallopelit ja mailapelit, parkour, kamppailulajit ja voimailulajit, muu laji (esimerkiksi kiipeily, skeittaus, keilaaminen, uinti, frisbeegolf, jäälajit, voimistelu, cheerleading)

Puitesopimus tehdään lukuvuodelle 2024–2025. Hankinnan ennakoiduksi arvoksi on arvioitu enintään 400 000 euroa (alv 0 %). Hankintamäärät ovat arvioita, eivätkä ne muodosta ostovelvoitetta. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin, vaan palveluita hankitaan hankintayksikön tarpeen mukaan.

Määräaikaan 8.4.2024 klo 12.00 mennessä hankintayksikkö vastaanotti tarjoukset seuraavilta toimijoilta:

3feR Oy, Alppila Basket Ry, Asad Friigym Oy, Break the Fight Oy, EräViikingit ry, Freetax Company Oy, Funky Team ry, Fysioline Fressi Oy, Helsingin M-Team Ry, Helsingin Ponnistus ry, Helsingin Uimarit r.y., Herakles ry, Htu Stadi Ry, IF Gnistan rf, Jälkipoltto Oy, Kielikoulu Masto Oy, Kiipeilyvisio Oy, Kulkijat ry, Linnanmäen sirkuskoulun kannatusyhdistys ry, Leos HopLop Oy, Mejlans bollförening rf, Norr om Stan rf, Padel Viikki Oy, Parkour Akatemia Oy, PopUp ry, PuMa-Volley ry, SATS Finland Oy, School of Gaming Galactic Oy, Sipoon Syke Oy Ab, Stadin Nuorisoseurat ry, Stadin Pallo ry, Suomen Capoeiraliitto ry, Suomen Unifightliitto ry, Taekwondourheilijat 2011 ry, Tapanilan Erä Karate Ry, Tapanilan Erä ry, Tapanilan Urheilutalosäätiö sr, WB-Pantterit ry, Viikin Urheiluseura ry, Viikingit Jääkiekko ry, Yhteisö tanssii ry, Yksityinen elinkeinonharjoittaja QJ:DIASPORASSA

Tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä soveltuvuudelle esitetyt vaatimukset ja olivat tarjouspyynnön mukaiset. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset on esitetty osallistumispyynnössä ja vaatimukset on tarkistettu hyväksyttäessä ehdokas DPS-järjestelmään.

Tarjousten vertailuperusteena on käytetty kokonaistaloudellista edullisuutta. Tarjouspyynnön mukaan kokonaistaloudellisesti edullisimpana tarjouksena pidetään tarjousta, joka on hinnaltaan halvin. Laatu on huomioitu vähimmäisvaatimuksissa. Vertailun perusteella 40 tarjoajaa on valittu puitejärjestelyyn ja tilaukset tehdään tarjousvertailusta muodostuvassa etusijaisuusjärjestyksessä. Yksittäiset hankinnat sopimuskautena tehdään pääsääntöisesti etusijajärjestyksessä ensimmäisenä olevalta tarjoajalta. Mikäli tarjoaja ei pysty tarjoamaan pyydettyjä ryhmiä taikka pystyy tarjoamaan vain osan pyydetyistä harrastusryhmistä, tehdään hankinta niiden ryhmien osalta, joita tarjoaja ei pysty tarjoamaan, seuraavaksi sijoittuneelta jne. Pistevertailun perusteella etusijajärjestyksessä on seuraava:

Pallo-ja mailapelit

Parkour

Kamppailu- ja voimailulajit

Muu laji

Hankintalain 40.2 §:n 1 kohdan mukaan suorahankintaa voidaan käyttää, mikäli rajoitetussa menettelyssä ole saatu lainkaan soveltuvia tarjouksia.

Hankintayksikkö viittaa edellä mainittuun ja valitsee tarjoajiksi puitesopimusjärjestelyyn edellä mainitut tarjoajat siten, että hankintojen kokonaisarvo ilman arvonlisäveroa on enintään 400 000 euroa.

Hankintayksikkö hylkää SATS Finland Oy:n tarjoushinnaltaan liian korkeana kaikilta osa-alueilta, Alppila Basket ry:n osa-alueilta parkour, kamppailu- ja voimailulajit ja muu laji, Fysioline Fressi Oy:n osa-alueelta kamppailu- ja voimailulajit sekä Sipoon Syke Oy Ab:n osa-alueelta muu laji. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että tilaaja varaa oikeuden hylätä tarjous, mikäli tarjoajan jättämä tarjous on yli 100 euroa ilman arvonlisäveroa harrastustunnilta, tarjoajaa ei hyväksytä toimittajaksi näillä osa-alueilla.

Hankintayksikkö toteaa, ettei se noudata sopimusmenettelyssä odotusaikaa hankintalain 130 § 3 kohdan nojalla.

Toimivalta

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 11.4.2023, § 50 siirtää hankintojen toimivaltaansa viranhaltijoille Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2. momentin 3. kohdan perusteella siten, että toimialajohtaja voi päättää hankinnoista 500 000 euroon saakka.